利用信息系统实现药品实库存管理

2014-01-29江晓云谢颖夫

中国卫生质量管理 2014年4期

◆江晓云谢颖夫

责任编辑:张盼盼

1 药品管理现状分析

在实际工作中，由于某些原因，如抢救、借药等，医院药品很难实现账务数据与药品库存量的完全吻合。但是，医院信息系统的建立为实现医院药品实库存管理提供了可能性。

医院药品管理中的账实相符管理有两个非常重要的角色:药品库管和药品会计。药品库管的职责是根据药品库存制订合理的采购计划，管理好药品的入库、出库、盘点，尽量减少药品库存积压。药品会计的职责是审核原始单据凭证，按会计制度的要求登记账薄，及时、准确地编制会计报表，定期核算，并提出改进意见。他们的共同目标是药品管理的4 个要素:(1)实:药品实物;(2)证:药品会计凭证;(3)账:药品总账、分类账、明细账;(4)表:药品会计报表。真正做到账实相符、账证相符、账账相符、账表相符［1］。

2 存在的问题及解决方案

2.1 大输液集中配送管理

为了更好地服务临床，很多医院会根据临床科室的分布建立专科药房、分药房，同时尽量减少药品冗余配置及库存积压。大输液药品是常用药品且日用量大，因此，各药房不能冗余配置，需集中配送。这就造成了账从药房走，而药品并不从药房发出，而是从大输液库集中配送。相当于药房管了入、出账，却没有管实物。

解决方案:通过大输液过帐管理实现大输液库的账、实同步，实现药房大输液账的平进平出。即大输液统一归大输液库管理，各药房根据服务临床的特点分别设置大输液药品过账管理标志［2］。同时，对门诊药房仍配置大输液，而对中心药房、干部楼药房等实现过账管理。具体实现过程:各药房大输液实物为0，设置基础库存以满足临床医生站能开具医嘱，护士站能提交领药单，扣药房可用库存。在摆药时，生成病人领药出库记录，并确保与患者记账同步，同时由系统自动从大输液库出库药品到药房，这样就形成了药房会计账的平进平出。

2.2 借药管理

由于医院的特殊性，不可避免地存在病患借药的情况，特别是干部保健诊疗、民政救助、医疗援助等。这类药品出库后由借出对象通过收费发票还药。因借药、还药周期较长，对药房的帐实相符管理造成了影响。同时还需做到借药单据必须与后期借药人的收费单据相对应。若借药人不来交费还药，则借药药房的挂账就成为医院的损失。

解决方案:建立借药药房单元。当借药发生时，由药房出库到借药药房，打印借药出库单，并要求借药人签字。借药人还药时，需持借药出库单及医生开具处方到收费处交费。收费处根据借药出库单收费，并做好还药记录。药房根据还药记录判断是进入本身药房发药还是进入借药药房发药，以保证财务发票与药房的出库单相对应［3］。借药药房每月也要做总结，以避免生成呆账、坏账。借助信息技术，不管药房本身还是借药药房，都做到了药品的出库与财务收费发票对应，从而做到了药品账与财务账的一致。

2.3 医技科室专用药品管理

由于医技科室专用药品用量较大，药品经药库采购后直接发到医技科室，而医技科室记账到患者时，账是走药房的，这就造成账、实增减不同步，造成账实不相符。

解决方案:医技科室专用药品是由药库直接到药房。在药品字典上设置医技专用药品标志，医技科室直接到药库领取，患者记账时不考虑库存。收费的执行科室为本科室，即此类药品的消耗计在科室成本上，药品收入计在医技科室上。这样药库账实同步，但药房不参与管理。

2.4 普通药品管理

由于医技科室、手术室用药特殊性，无法像临床科室一样每日拿领药单及时领药，采用的是备用药管理。病人记账后，药品并未从药房及时领走，因此也造成了药房的账、实不相符。

解决方案:在药品字典上设置医技手术普通用药标识，凡此类药品在医技科室、手术室记账时，采用备用药管理，要求各科室在药品会计月结周期内领取。此时药房库存记录仍保持真实的数据，科室记账不判断药房库存，也不扣可用库存，称之为药房挂单。在科室领取药品以补足备用药时，如果药房库存充足，直接按挂单发药;如果库存不充足，则从药库领药或从其它药房调药［4］。

2.5 药房药品节余管理

在临床实际用药中，因集中配置的原因不可避免地存在一些药品的节余。临床通常的做法是在下一次领药时少领，这也就造成了药房账、实不同步。

解决方案:在摆药单上设置应发与实发数量，要求临床科室在领药时决定节余药品是现时领走还是归还给药房。如果科室决定现时领走，则实发等于应发;如果科室决定归还给药房，则系统自动将节余药品通过“节余入库类型”入库到药房。这样就做到了患者记账数与药房发出数一致，节余药品通过再次入库的方式形成入库记录。这样不但做到了药品的账、实同步，同时也真实反映了各科室药品节余情况。

2.6 药品盘点管理

由于药品盘点工作量大，难免出现误差，而误差累积起来会对药品账实相符管理造成不便，需跟踪这些误差的细节，方能做到账实相符。

解决方案:为了保证药品盘点的真实性，采用盲盘模式。即盘点员在盘点药品数量时并不清楚此药品在计算机系统中的数量，在如实录入实物数量时系统自动计算盘点盈亏［5］。其优点在于需盘点员仔细清点数量，盘点真实性提高了;缺点在于没有信息系统库存引导，需要一一清点，工作量特别大。不管采用什么方式盘点，差错在所难免。为了体现真实的药品盘点情况，在系统中设置盘点调整入库与盘点调整出库两种类型，在盘点员后期发现有清点差错时，通过对这两种类型进行调整，最终会计报表中以盘盈盘亏及盘点调整入、出库来体现最终的盘盈盘亏。