关于开放远程教育中学籍有效管理的思考

路 璟

关于开放远程教育中学籍有效管理的思考

路 璟

开放远程教育学籍管理是一项具体细致而又繁琐的业务管理工作。只有创建以学员为中心、与学员工作生活相关联、符合远程教育特点的学籍管理模式才能适应远程教育新的发展形势。

开放教育；远程教育；学籍管理；对策

开放远程教育是传统教育的延续与变革，是以开放、灵活、终身的教育发展为根本目标的教育模式。而远程教育中的学籍是学员在教育阶段相关信息的综合，主要涉及：个人经历、学分记录、学科成绩、思想品德、社会实践以及奖惩情况等，是学员今后继续教育的凭证，是学校与单位考察学员的依据，其重要性显而易见。因此，如何采用创新的教育理念和管理观念指导开放远程教育中的学籍管理，是适应远程教育发展需要的焦点问题。

一、开放远程教育中学籍管理的特点

常规学籍管理是一项科学性、政策性极强，涉及面广工作量大的工作。而开放远程教育中的学籍管理在具备上述共性的基础上，还有其更为复杂的特殊性，如：远程教育的学员性质不完全等同于全日制高校学生；远程教育模式实行的是远距离教学，全日制教育更多实行的是面对面的课堂教学。[1]具体描述如下：

一方面，与全日制高校不同，远程教育的师生之间基本上不见面或者很少见面，是通过网络实现远距离教学，且远程教育学籍管理是分层次、分级别进行的。如现行的奥鹏远程教育就是在各地安排学习中心，由省级、地市级、县级、电大教学点等不同层次所组成，其管理难度势必会大大增加。

另一方面，全日制高校学生多数是在校住宿学习，可以按部就班完成教学计划，毕业率也能得到很好的保证。而远程教育的学员是成年人，来源多样化，入学时基础参差不齐，入学后工作与生活会对学习产生一定的冲突矛盾。[2]所以，多数开放远程教育机构未实现每位学员均能按期毕业，时常会出现延期毕业的现象，这会大大增加毕业审核的工作量。

二、开放远程教育中学籍管理的现状剖析

1.教育规模扩大，学籍管理业务量增多

随着远程教育规模的逐年扩大，学员数量越来越多，学籍档案信息的储备量也在成倍增加，传统学籍管理方法已经不能很好地适应新形势下远程教育的发展与学籍信息的扩充。同时，目前有一些远程教育高校仍停留在单纯纸质化学籍管理状态，如采用卡片收集、记录学生所有信息。再加上远程教育高校的学员多数是在职进修学员，课程学习与毕业设计均可通过网络在线进行，所以远程教育高校机构的人员编制相对较少，这也使得学籍管理的工作量与难度有所增加。

2.基础数据准确性与及时性差

目前，我国远程教育高校虽已实行了学籍学历电子注册，但新生入学注册时的电子信息经常会出现错误的现象，这主要是招生入学时间紧、学生自己填写不认真、学籍信息录入人员疏忽等原因造成。[3]同时，远程教育学生来自于不同地域，由于种种原因而变更联系方式或助学单位的情况时有发生，但与之关联的信息却不能得到及时进行更新。这些都直接影响了学籍管理的有效率。

3.传统学籍管理制度刚性较强

传统教育管理理念是基于社会发展需要，注重教育的工具价值，忽视个人价值与个性发展。目前，多数远程教育高校实行的是学分制，但学分制所具备的主体认定功能与自主选择功能却未能完全体现。[4]究其原因主要是受到社会本位教育观的影响。

此外，现行远程教育学籍管理制度是一套刚性制度体系，更多强调的是对学员的集中管理与控制，对于学员学习阶段的一些其他需求并不重视，如：调整专业、真正自主式选课、提前或延期提交毕业论文等，更不谈对学员个性化发展的尊重与支持了。

三、开放远程教育学籍有效管理的对策

开放远程教育的发展，使学籍管理方式发生了重大改变。只有创建以学员为中心、与学员工作生活相关联、符合远程教育特点的学籍管理模式才能真正适应远程教育新的发展形势。笔者根据多年的工作经历，提出改善学籍管理的对策。

1.加强开放远程教育学籍信息的数字化建设

学籍信息的数字化建设就是将学籍档案原文以图像文件的形式保存在计算机中，这样可以方便对学员信息的统计，提高学员学籍档案的管理效率、检索速率与查准率。

首先，建立学籍信息的数字化，必须建立学籍档案原文数据库与学员信息库，并建立两者之间的关联。传统学籍档案内容主要以纸质与照片为主，其中纸质学籍档案可以通过OCR字符识别软件识别后生成文本文件，也可以通过扫描生成图形文件；而照片档案的精度要求较高，可选择精确度较高的扫描设备进行专业扫描处理后保存。[5]

其次，在明确数字化建设可行性、合法性、规范性、效益性与安全性等基本原则基础上，依托远程教育高校现有网络构建学籍管理系统平台。学籍管理系统应包括多个模块，如：新生入学资格与注册管理、学生成绩考核与记载、学籍异动管理、学生纪律与考核管理、学生奖励与处分管理、学生毕业与结业的审核管理、证件发放管理、学籍信息统计、报表打印、系统维护等，同时设定三大类系统用户角色，分别是：管理员、指导老师、学员。每位用户须输入用户名与密码进行身份验证后才可登录系统。同时，发挥各远程教育教学点的办学优势，为学员自主学习提供便利，可以在分校间建立互补式的资源共享平台，解决部分学员因转学而导致的学籍管理不连贯、不衔接等问题。

2.实现学籍管理制度刚性与柔性的有效结合

远程教育学籍管理制度的“刚性”体现在教育培养规模质与量的硬性规定，包括学科、学分、论文质量、纪律约束等。而“柔性”则是在确保人才培养质量的基础上，给予学员相对的自由，包括学习年限、学习方法、导师选择、论文方向等。实现学籍管理制度刚性与柔性的有效结合可以为学员提供个性化的学习模式，有利于拓宽学习空间、激发学习策略，从而全面提高教学质量。

我国多数开放教育学员是在职学习，承担着工作与生活的多重压力，自由时间相对较少。所以，远程教育高校应尽可能为学员提供弹性学习制度，让每位学员能够根据自身情况更自主、更灵活地去选择专业方向、学科科目、学业进度，真正实现体现“以生为本”的人性化学籍管理方法。在具体的教学管理中，也可以尝试改变教学计划“年年改、季季调”的状况，在设置稳定的课程与学分的前提下实现网上随时注册、随时报考、随时选课；建立灵活的选课制度，聘任业务素质高的教师担任指导老师，帮助学生明确专业定位与完成自我设计。

3.不断完善并简化学籍管理的工作流程

从2002年教育部统一实行学历证书电子注册以来，不仅明显降低了远程教育毕业证书的废证率，而且大大简化了分校领证办证的工作流程。而作为远程教育的高校仍需不断完善并简化学籍管理流程，可对学籍管理的操作文件进行有效的修订、补充与完善；可根据各高校的实际情况编制学籍管理流程，并在工作结束后进行打分考核，实现“以评促管理”；可对毕业审核模式进行一定的改变，如：可将毕业审核机制由原来的补考后集中办理变为分批处理，从而确保学生尽早拿到毕业证书。

4.加强远程教育学籍管理人员的培训

学籍管理必须体现科学化与规范化，应能确保学籍档案的科学分类与规范化分类管理，如：建立档案目录，注重标准、式样的统一等。这就对学籍管理人员提出了更高的要求。所以，远程教育高校应加强对学籍管理人员职业道德与业务方面的培训。其中，职业道德培训包括严谨的工作态度、遵纪守法，增强服务与质量意识，杜绝一切不正之风；而业务培训包括学籍档案的建立、档案审核、计算机操作技能、网络安全技能、学籍管理政策等。只有提高了学籍管理人员的综合素质，才能为做好远程教育学籍管理工作奠定良好的基础。

综上所述，开放远程教育学籍管理工作者一定要明确本校学籍管理的现状，秉承实事求是、注重个体差异的理念，发现并解决本校远程教育中学籍管理所存在的问题，从而为学员提供更加优质的服务，逐步形成切实可行的远程教育学籍管理模式。

[1] 张海波,张军儒,刘菊玲.现代远程教育学籍档案有效管理的SWOT分析[J].兰台世界，2011(1):45-46.

[2] 史淑琴.对远程教育学籍档案网络化管理的探索[J].山西广播电视大学学报，2009(2):94-95.

[3] 刘力.关于现代远程教育学籍管理制度改革的思考[J].西南民族大学学报:人文社科版，2009(1):470-472.

[4] 王同军.知识管理视角下开放教育学籍管理基本问题探讨[J].天津职业院校联合学报，2012(9):113-116.

[5] 王倩.开放教育学籍管理工作的探索[J].天津市财贸管理干部学院学报，2012(3):44-45.

责任编辑 冯丽樱

Thinking on Effective Student-records Management of Distance Open Education

LUJing/JiangsuOpenUniversity

Student-records management of Distance Open Education is a concrete and detailed management. Only a learners-centered, learners' work and life-related and distance education features-accordant management mode can meet the developing situation of distance education.

open education; distance education; student-records management; countermeasures

2013-12-19

路璟，江苏开放大学学籍与学分管理中心，主要从事教育管理研究。(jsycboy1@163.com)

G724.82

A

2095-6576(2014)02-0094-03