高校档案数字化管理之我见

张灵

高校档案数字化指的就是利用计算机等相关措施把通过鉴选、以前存储在常规载体上的档案内容实施数字化改变且进行再存储、保障、检索利用的系统工作。本文针对高校档案数字化利弊进行深入的剖析：

1 高校档案数字化概念的背景

数字化档案构建指的是把常规的以录音带、纸张、录像带为储存媒介的一系列原始档案资料，经过压缩、扫描转化等措施改变为图片文件、声音文件以及影音文件。比如，黑龙江大学毕业生把档案信息由一些物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录的形式录入光盘、磁盘等计算机的相关存储中，让所有媒介承载的主要文献资料被数字化；让所有人都能够通过信息网络中任何一点查阅到自己所要的档案文件，使档案信息的利用不再被空间与实践所束缚。

不过，长期以来，档案的保密性以及档案的利用之间的问题，使档案在信息化层次的进程远落后于信息全面化的进程速度。

2 高校档案数字化管理的优势

2.1 更可以利于节约经济。伴随经济进程的速度逐渐加快和信息量的增加，政府部门与行政系统办事效率低下显得不协调。以往办公为“粗放型”，不经意间提高了办公人员与相关的费用。常规的档案信息通常是纸质，也不便于存储与管理，而利用档案数字化管理，不但节约了相当一部分保管费用，节省了使用空间，且在查找、管理过程中十分便捷，也防止纸张浪费等一系列问题。

2.2 更利于提升工作效率。高校档案数字化管理能为学校办公人员提供便利，能时时更新资料且归档存储，方便用户查找资料、修改等操作，让用户随时随地都可以了解网络信息。

2.3 可以利于高校相关部门立卷体系的落实。之前高校档案管理员对学校各系统的工作并不能很好地掌握，档案管理和各系统实际工作之间出现误差不能做到同步，致使材料缺失、档案品质存在问题等情况发生。当我校进行数字化管理后，各系统能够通过网络数据传输到档案管理室，档案管理员利用网上操作实施档案数据的更替与归档，为档案管理的一系列工作提供便捷，也从深层次确保了档案的完整性以及立卷体系的完善。

2.4 能够深化提升高校档案信息。经过调查，我们发现之前管理体系主要是针对档案实施分类、整合并存档的。虽然会为数据的及时更新及相关文件查找提供便利，但只能利于单一文件的保管及查找，在完善档案数字化管理后，利用网上管理资源，对一些档案实施分类、储存在相关硬盘里且标注。办公人员可利用检索等方式去搜索所需文档或资料，也可从多个方面了解情况且适时添加或修正所需资料，及时更新数据避免数据的缺失。

3 高校档案数字化管理的劣势

国内的档案数字化管理应用时间较短，我校在此领域的应用也只是属于起步期，遇到很多问题，具体内容如下所述：

3.1 因为病毒等原因造成电子文件存在一定的安全问题。虽然电子文件有使用空间小、便于用户进行操作及网络传输迅速等特点，在安全层次上却有着很多的不确定因子，不能进行很好的控制，比如，信息的保密性、利用工作等。因为电子文档能够按照用户需求实施修改存储，经过修改之前的数据信息就不再有记录了，用户没办法查询以前的数据。若用户错误地操作保存的话，会让重要的数据与相关内容丢失，对工作产生负面的影响。

3.2 数字化档案的保存受媒介的限制。数字化档案使用，其数据传输以及性能等方面与所使用的计算机软硬件有很密切的关系。虽然计算机可以进行储存的量很大，不过也总有饱和的时候。计算机的软件及硬件更新也很频繁，容易出现文档在旧系统下能够正常保存、更新，在新开发的系统下却不可以全面兼容或不能够进行读取。如果还是使用之前的系统，会对未来的管理操作带来了很大的负面效果。

常规文件档案需通过纸质、电子资料的存储，有时为了更加安全存储会实施电子文档备份，虽然安全性提升，但占用空间大，资源也出现了不必要的浪费。在文件存储环节，文件一般都是人手一份，利用电子文档的数据更新与存储，纸质档案存储也需要更新，办公人员第一时间进行更新数据给出便捷条件，也加重了工作量。

3.3 影响现代化管理进程。相关高校各系统与人员对档案数字化管理模式认识和掌握还不是很全面，网络功能在工作环节的使用也只限于信息传输、文字编辑还有打印等方面。办公人员忽视网络传输的便利与网络资源的应用，从而导致数字档案利用率的减少，

4 高校档案数字化管理要注意的内容

4.1 完善高校数字化档案的安全。电子档案有修改、保存等相关隐患，要给出相应的管理措施去完善管理体系，比如，文件保密、归档、鉴定等，让数字化档案构建能够在实际应用时更为安全更为放心。所有管理模式中最为主要的就是安全管理制度。档案有关个人信息及隐私，很多如获奖证书、工作经历、知识技能等相关内容能够公开，但有很多重要的信息要实施保密处理，就对数字化管理模式的安全性提出更高的要求。

我们所说的安全管理主要涵盖了硬件及软件等层次。针对硬件方面，主要是对于所运用设备的实践与品质上的要求。要安排专门人员实施档案管理以及设备检修、保养，避免文档丢失等情况。针对软件方面，主要是利用文档密码加密以及设置系统应用限制，针对主要的信息实施多层模式的监控、通讯，让文档更为安全、更为可靠，使数据防止非法篡改以及损坏，真正完善校园数字化信息安全性以及可靠性。

4.2 提高管理水平的主要措施。目前网络进程较为迅速、信息现代化逐渐完善，各大高校的档案管理体系也出现了相应的调整，从过去的劳动密集型向目前的技术密集型改变，在很大程度上提升了工作效率。对管理者的要求有所提升，需要他们有一定的分析能力，能够对相关较专业的知识给出意见及操作规程，要按照用户需要给出大量的资料信息。此种岗位需要素质高、能力全面的管理人员才可以更好地开展工作。学校要深化档案管理人员的全面素质培养，让其更多地学习管理知识，构成文件安全概念，使思维能站在一定的高度，致力于目前数字化管理。

对高校档案数字化管理领域的理解、应用还有较大的提升空间，要更为深入地分析及解决，达到高校档案数字化管理全面应用的目的。

（作者单位：河南牧业经济学院 来稿日期：2013-10-16）