浅谈高校档案网站建设存在的问题与对策

邵景辉

近年来，不少高校尤其是重点院校陆续建立起档案网站。然而，由于高校档案网站建设尚处于发展初期，带有种种缺陷与问题。

1 高校档案网站建设存在的问题

1.1 档案馆、室建站率偏低。据统计，目前，高校网上可访的档案站点不到全国院校的40%，而调查数据显示，高校90%的部门在校园网上建立了站点。相比之下，档案馆、室建站率明显偏低，这与高校档案馆、室作为学校信息基础事业的地位极不相符。

1.2 档案网站建设目标不明确。目前许多高校档案馆、室只是“跟风上网”，为建站而建站，建站后便万事大吉。没有充分认识到网站建设只是档案信息网络建设工程的第一阶段，也没有充分认识到网站将成为档案管理服务的重要工具，对档案网站拟达到的目标不明确，网站拟实现的功能无规定，设计定位不准，质量要求太低，使档案网站建设流于形式，成为摆设。

1.3 网站提供内容欠丰富。在内容上，高校部分档案网站缺乏档案业界的新闻、学术动态等方面的信息，大多数网站只反映一些本单位范围内的信息，而对于全国档案工作动态、兄弟院校档案工作情况报道较少。至于作为网站信息主体的馆藏档案信息，目前所有高校档案网站仅限于提供二次档案信息和作为特色介绍的部分珍贵档案照片，尚无档案网站能够提供档案全文信息。并且，大部分网站仅停留在给出介绍性的馆藏指南和全宗目录而已，提供案卷级以下档案目录的极少。大多数网站没有网上查询功能，能够提供在线档案目录检索的寥寥无几。总体来看，目前高校档案网站还停留在“网上黄页”阶段，即仅发挥着对馆室的宣传介绍功能而已，内容雷同，犹如一个个网上档案管理部门的职能或成就展览。

1.4 网站设计和网页制作质量欠佳。档案网站在策划、设计方面水准不一，总体水平不高，多数显得较为粗糙，网站主页面质量低，结构呆板。其主要原因是：档案网站的主页一般是由档案部门的工作人员自行设计，没有专业美术人员和专业技术人员参与。许多主页设计毫无美术观念，色彩、结构、字体等都不够美观。

1.5 未能很好地融入网络世界，排外现象严重。高校档案网站未能很好利用网络环境为档案馆、室提供全方位、多角度、多元化的信息服务空间，未能充分融入社会化、开放性的网络世界。表现在：其一，档案网站与非档案网站的链接太少，现有档案网站很少从档案用户利用信息的一体化需求出发，建立与数字图书馆、专业情报网站、专业数据库、信息咨询机构、政府服务部门网站的链接，也较少从扩大网站知名度、提高访问率角度考虑在相关网站和知名网站上建立链接。其二，高校档案网站加入网上搜索引擎的不多。其三，一些网站的专业术语过多，似乎是局限于档案专业人员或研究人员等少数人使用的专业站点，给人以高不可攀的感觉，无形中牺牲了档案网站的社会性和亲和力。

1.6 网站维护不力。在维护方面，高校档案网站普遍存在着对网站内容更新较慢的问题。大多数档案网站很久不更新，或制作完成后不再更新，由此造成网站访问者的流失。

1.7 技术落后，进入较为困难。高校档案网站普遍设备支持水平一般，甚至较为落后，导致访问效率较低，个别进入较为困难。在硬件上，由于资金问题，高校档案网站的配置往往偏低，升级不及时，运算处理速度较慢。软件方面，不同档案网站由于使用不同的软件开发，在查询、检索上有差异，造成利用者不便。

1.8 网站访问率低。由于定位、内容、设计、宣传、技术环境等多方面的原因，高校档案网站的浏览人数很少，据统计，年访问尚未有超过万人的档案网站，这和日访问量上万人的热门网站形成鲜明的对比。目前，进入档案网站浏览的多数是档案界人士，少数是对档案和档案工作有一定关切度的人士。访问率是档案网站建设成败的衡量指标，高校档案工作者必须尽早改变这种“有站无车”的现象。

2 高校档案网站建设策略与举措

高校档案工作者必须认真分析问题的症结所在，采取有效举措，尽快改变这一局面。针对上述问题，本文建议采取如下措施：

2.1 加强上网宣传，改变传统观念，提高思想认识。提高对档案网站建设工作的思想认识，通过宣传使档案工作者了解网络技术环境及其巨大潜能，破除对网络技术的神秘感，充分意识到未来档案馆对网络环境的依赖性，摒弃对档案网站建设的种种顾虑乃至“恐惧”感，在增加档案网站建设压力的同时增强信心。只有正确了解网络技术，充分认识档案网站建设的必要性、可行性及其最终所要达到的目标，网站建设才能有一个正确的定位和科学的起步。

2.2 成立相应的管理机构，制定必要的规划和规范。成立档案信息网络建设的组织管理机构，由管理机构制定出网站建设的近远期发展规划和建设规范，将目前的档案网站建设由自发发展阶段转变为自觉发展阶段，使全国高校档案网站建设有序推进，有章可循，呈现整体上的“一盘棋”局面。

2.3 以内容为本，逐步拓展档案网站提供信息的广度和深度。解决高校档案网站内容方面存在的问题是一项长期艰巨的任务。相对而言，创建档案网站难度并不大，因为网站的功能定位可高可低，创建技术可繁可简，但内容建设却不可能一蹴而就，需要投入巨大的人力物力，馆藏档案的数字化、网上档案目录数据库和档案全文数据库的建立，需要付出艰巨的劳动和大量的时间，没有捷径可言。高校档案工作者唯有发扬“愚公移山”精神，才能建成内容丰富、检索便捷的“数字化网上档案馆”。

2.4 注重网站的策划设计，配备专门人才。网站策划和网页制作是一项细致的工作，既有技术含量，又有知识含量，同时也要有信息储备和一定的审美观点。要改变目前档案网站设计质量方面存在的问题，高校档案馆、室一方面要充分重视这项工作，对网页设计进行大量细致的筹划，做好方案的设计和论证工作，另一方面，尽快吸纳和培养网站策划和网页制作方面的人才，改变这方面人才缺乏的状况。

2.5 拓宽视野，加强联合，共同发展。网络环境是面向全社会的开放性、综合性的公共信息平台，高校档案网站建设必须充分利用网络环境所带来的开放性优势，拓宽视野，加强合作。在内容设计上，注意面向广大的社会公众，避免专业性过强的词汇、内容，在技术服务、信息利用、站点互联、网络宣传等方面，加强与图书、情报等信息咨询服务机构的联合，加强与兄弟院校、科研机构、社会组织等潜在用户单位的联合。通过广泛的联合与合作，提高高校档案网站的知名度，拓宽网站服务领域和内容，扩大网站服务对象，提高网站服务质量，充分发挥网上服务的综合性、一体化优势，使高校档案网站真正融入网络世界。

2.6 不断改善档案网站的技术环境。通过多渠道吸纳和有效利用建设资金，积极改善网站软硬件设备环境，提高网站设备运行性能。硬件方面，加快相关设备的升级，提高信息处理速度。软件方面，尽可能购买信誉度高的成熟软件，用软件弥补硬件上的不足，达到软硬互补的目的。

（作者单位：河南大学数学与信息科学学院 来稿日期：2013-10-16）