提升人事档案在人力资源管理中作用与策略

郭芳

随着我国市场经济体制的不断深入发展，用工形式发生了很大的变化，组织的人事管理由传统的人事管理转向了现代化的人力资源管理。现代化的人力资源管理是一种较新的人员管理方式，它与人事档案发生着密切的联系，因此，如何更好地发挥人事档案在组织中的重要作用，提升组织的人力资源管理策略，是本文论述的重点。

1 人事档案与人力资源管理的关系

人事档案是组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、工作表现、德能勤绩，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、图表及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

人力资源管理，是指运用现代化的科学方法，对与一定物力相结合的人力进行合理的培训、组织和调配，使人力、物力经常保持最佳比例，同时对人的思想、心理和行为进行恰当的诱导、控制和协调，充分发挥人的主观能动性，使人尽其才，事得其人，人事相宜，以实现组织目标。

人力资源管理的核心是以人为中心，强调对人的管理，尊重人，重视人，采用的是个性化的管理模式。在这样的模式下，反映个人经历、德才能绩、工作表现，真实记录一个人客观面貌的人事档案，变得更加重要。由此可见，人力资源管理与人事档案互为作用，互相促进，人力资源管理广泛使用人事档案，能促进人事档案工作的发展，而人事档案的科学化管理，又会推动人力资源的开发和管理水平的提高。

2 人事档案对人力资源管理的重要作用

人力资源管理与人事档案管理虽然都有各自的管理对象和管理内容，但两者有许多契合点和结合点。在人事管理意义上，两者都属于人事管理范围。两者之间的密切关系，是由人事档案在人力资源管理中所起到的各种积极作用决定的。这些作用主要表现在以下几个方面：

2.1 人事档案可以为编制人力资源规划提供重要依据。目前，影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案管理不仅对于科学合理的人力资源工作规划的制定发挥着重要作用，而且还是分析组织内人力资源状况是否适应单位的改革与发展要求的重要参考依据。因此，一方面，要通过分析人事档案信息，进而总结组织整体的人才储备状况；另一方面，要结合人事流动的档案信息，预测组织人力资源的需求状况，从而有效科学地制定人力资源规划，为组织领导的决策提供可靠的依据。

2.2 人事档案可以为制定人才招聘政策提供参考依据。人事档案所提供的组织成员数据和组织成员流动方面的信息，可以为制定合理的人才招聘政策、合理的选聘标准和编制职位说明书提供参考依据。

2.3 人事档案可以促进人力资源的合理配置。人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。依据人事档案所提供的组织成员的信息，组织能够进一步了解人力资源的数量、专业素质、文化程度等方面的数据，从而对其进行科学管理，根据不同人力资源的能力和各类人才的不同特点，在组织内部进行合理的配置，因事择人，因人治事，充分发挥人才的特长，促进部门之间、行业之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，从而更好地进行人力资源管理。

2.4 人事档案可以为绩效考核提供重要信息。人事档案中的组织成员绩效考评信息记录，是了解和比较组织成员工作效果的重要信息源。绩效考核，又称人事考核、绩效评估、员工考核等，是收集、分析、评价和传递有关某一个在某工作岗位上的工作行为表现和工作结果方面信息情况的过程。绩效考核是人力资源管理的重要环节，关系着员工的晋升和奖惩。而绩效考核需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的素质、能力、绩效、表现等进行综合分析，作出相应的决策，从而保证组织决策的科学化、合理化。

3 人力资源管理中利用人事档案的现状和困境

通过上面几个方面的论述，可以看出人事档案在人力资源管理中发挥着举足轻重的作用，然而在现代人力资源管理中的应用情况却并不尽如人意。主要表现为人事档案在逐渐被淡化，企业在选才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事档案，究其原因，可归纳为以下几点：

3.1 档案收集渠道过窄，造成人事档案的内容不够全面。资料的收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，内容必须完整。现在国内组织的人事档案，普遍存在档案材料内容不够全面的现象。

3.2 人事档案内容缺少真实性。近年来，就业压力不断增大，越来越多的人找不到满意的工作，为了更好地就业，个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈，甚至出现同一个人却有几套不同的户口、不同的学历和专业。这些信息给人力资源管理部门制定岗位配置计划、各种培训进修计划及退休解聘计划等造成误导，使人力资源管理在组织中的作用发挥受到了阻碍。

3.3 缺乏高素质复合型管理人才。企业人力资源管理信息化对人事档案人员提出了更高的要求。目前，许多组织的人事档案队伍整体素质普遍较低，档案管理专业人才少，既熟悉计算机技术，又掌握人力资源管理和人事档案工作的复合型人才更是严重缺乏，不能适应人力资源管理信息化建设和发展的需要。

4 提升人事档案在人力资源管理中发挥作用的策略

随着现代企业制度的建立，市场竞争的日益激烈，企业人事档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。

4.1 人事档案收集多元化，使内容不断丰富和凸显专业特点。人事档案应为人力资源管理提供更有价值的信息和数据，比如，我们对于人事档案的功能定位不能仅停留在收集基本信息材料，如，姓名、民族、出生日期、家庭成员、政治面貌、学习经历和工作经历，而是要将人事档案放在为组织开发和管理人力资源上提供更多的信息支持，其收集内容要体现出人才个性、个人专长、个人信用记录等，为组织按需设岗、公开招聘、竞争上岗、择优录用等提供依据。以高校人事档案管理为例，除收集人事档案规定的十大类外，还应收集教职工的知识构成、思想和心理素质等方面的相关信息，这样有助于高校制定适宜的培训、招聘和人才安置计划。我们应根据高校发展的需求，针对高校内专职教学人员、教学管理人员、学生管理人员及行政管理人员的不同特征进行归纳总结，就不同岗位职责及特点确定档案材料收集范围及重点， 如，专职教学人员，应在收集档案材料时着重收集教学成果方面的材料；教学管理和学生管理人员，应着重收集反映其管理水平、师生满意度的材料；行政管理人员，应着重收集反映其行政管理水平和应急能力的材料。

4.2 坚持客观公正原则，确保人事档案的真实性。真实性是人事档案最基本的特性，失去了真实性，人事档案也就失去了其存在的价值。人事档案要做到客观公正，必须保证归档材料的真实可靠，做到实事求是，完全符合当事人的实际。人事档案归档材料做到客观公正，是目前杜绝假文凭、假年龄、假工龄的有效措施。

4.3 加快人事档案的现代化管理步伐，为人力资源管理提供便捷高效的服务。人事档案管理工作应大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化管理，充分利用网络平台，将个人的档案材料输入计算机形成数字化的档案，在企业内部局域网上建立平台形成资源共享，不断提高人力资源管理工作效率和水平。

（作者单位：河南经贸职业学院工商管理系 来稿日期：2013-10-15）