探讨如何提升档案馆微博的吸引力

许翠花

摘 要：本文针对现阶段我国档案馆微博应用过程中存在的实际问题，从六方面探讨了如何提升档案馆微博的吸引力：1.提高档案馆微博的信任度；2.确保档案馆微博的天然“用户粉丝群”；3.挖掘档案馆微博的潜在“用户粉丝群”；4.以“档案微博”提高档案馆微博质量；5.加快档案馆微博的更新速度；6.提高档案馆微博的服务质量。

关键词：档案馆微博；吸引力；探讨

如今，微博的“力量”，给诸多行业和领域带来了前所未有的收获和巨大的影响力，档案馆也抓住了这一“契机”与“能量”，利用微博，开展档案利用服务工作，以获取自身的价值与影响力。然而，对我国档案馆应用微博的现状进行调研后却发现：档案馆微博的“人气”并不是档案人所期待和想象的，因此，想就此实际问题提出一些建议，以期能帮助我国档案馆微博获取更大的吸引力，同时，也希望档案馆微博能有更好的发展空间。

1 提高档案馆微博的信任度

《中华人民共和国档案法》、《关于加强国家档案工作的决定》中都指出，档案工作的最终目的是：“开发利用档案信息资源，为社会各方面工作提供利用与服务。”可以看出：档案“被利用”是档案馆最大的魅力所在。2000年和2002年，国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十五”计划》、《全国档案信息化建设实施纲要》都明确指出要把档案信息化建设作为档案馆根本任务，全面为各项工作提供便利服务。

微博是信息化时代的标志，如今，微博已被推崇为信息时代档案服务利用的新平台，是展示档案馆“魅力”的新途径，并且我国多家档案馆都以不同形式在多家网站上注册了微博。但就目前应用效果来看，有些不尽如人意。

原因之一是信任度问题。因为，档案馆微博是实体的档案馆在虚拟世界中的体现，因此，用户对档案馆微博的信任度就成为他们上档案馆微博的第一门槛。

信任即相信和可以托付。信任度即相信和可以托付的程度。在档案馆微博的实际调研中发现，档案馆微博注册不规范，微博网站中，同样都是以档案馆的名称出现，有的是以机构名义通过官方注册的，有的却是以个人名义注册的。其中，个人注册的档案馆微博，简介、标签、个人资料、地址等信息不完整，甚至还存在虚假成分，这些都势必会影响用户的信任度。还有，微博内容不规范，信息种类混杂、凌乱，有的甚至会被误认为是一个聊天平台。因此，笔者认为，首先，作为微博网站，应规范机构和个人利用微博的名称，对非经注册的机构不能以机构的名称命名，从事档案工作的个人想以微博的形式给用户提供方便服务的，应以档案管理员的身份注册，并且，微博主页的“标签”、“简介”和“个人资料”填写清楚，在微博主页上，还应以适当方式显示本人的真实身份和工作单位，以消除用户利用档案的顾虑，增加用户的信任度。其次，档案部门也应建立本单位微博管理机制，设置专门的管理人员，规定相应的管理职责和义务，并以适当形式把内容显示在微博主页上，增加用户对微博的托付感；管理员应按职责要求，确保微博信息真实有效；部门应定期对档案馆微博管理进行检查，对出现的问题及时予以纠正，涉及用户的问题，管理员应及时反馈给用户，让用户安心上微博，切实提高档案馆微博的信任度。

2 确保档案馆微博的天然“用户粉丝群”

我国各家档案馆都拥有浩如烟海的档案资源，每个档案馆都囊括了人类物质和精神文化的财富，承载着各自丰厚的历史文化信息，自然拥有和具备了天然“用户粉丝群”和条件。而在实际调研中发现，档案馆微博自身拥有的天然“用户粉丝群”数量并不理想，原因是馆藏资源的微博信息量较少，这种现象也许与档案的保密性有关，但保证人们正常利用的开放性馆藏资源提及得也很少，以致许多正常用户不知道档案馆有哪些可利用的档案。甚至有些用户急需用的档案却不知该到哪里获取，怎样获取，这样就无意间失去本该拥有的“用户群”，因此，大力宣传档案馆馆藏资源、工作模式和利用流程是第一要义，极大地发挥微博形式多样性等优势。首先，利用图片宣传馆藏资源、档案知识，介绍档案馆的性质、基本职能等，增强公民的档案社会意识；利用直观和形象的视频展示和介绍本馆的馆藏结构、设施、开放档案的种类、档案人员的工作状态、利用档案的程序等，使用户犹如身临其境，充分掌握档案馆的馆藏资源，并熟知可以利用哪些资源，该如何办理等。其次，向公众推介和公布馆藏精品和特色资源：风土人情、当地历史沿革、特色美景、名人档案、文物档案和家谱档案等；同时建立与用户沟通的桥梁，增加与用户之间的亲和力，使天然“用户群”变为档案馆微博的“粉丝群”，确保档案馆微博天然“用户粉丝群”的牢固。利用微博特有的“私信”与用户沟通，建立由自身用户粉丝组成的“私信沟通群”，及时解答和回复提出的疑惑和问题，及时倾听他们的“心声”，尽最大努力为他们提供各类所需的档案服务，增加与用户的亲密感，让他们拥有进入档案馆微博就如进入家的感觉，让他们自觉情愿成为档案馆微博的贴心“用户粉丝群”。[1]

3 挖掘档案馆微博的潜在“用户粉丝群”

主页显示的粉丝数，是公众（包括单位或个人）关注档案馆微博的数量，即：粉丝数越大其吸引力也就越强。由于档案馆自身性质的原因，一般来讲，其粉丝群就是其用户群，由此，档案馆微博的粉丝数量是十分有限的，要想提高档案馆微博的吸引力，就要把更多的用户群变为档案馆微博的粉丝群，因此，档案馆应不断挖掘和开发“新的”档案资源，满足日益增长的、变化的、更深层次用户的用档要求：在馆藏资源的基础上，编研各类档案文件、民生档案资料、目录、参考资料、地方特色资源等；利用微博的优势，把档案与媒体信息相融合，随时体现档案对于突发事件的重要性、及时应用性和灵活应用性的特征，如，在“汶川地震”阶段，档案馆微博也应站在救灾前沿，为国家救灾、赈灾和档案的保护献出一份力量；举办各种档案学研究讲座，发布档案与其他学科联系的博文，使档案馆微博成为档案学研究的资料信息提供基地；建立在线服务平台，满足在线利用档案的微博用户的需求，并以不同的微博方式，图片、链接、视频等，将信息内容传递给用户；疏通各界用户对各种档案需求的途径，建立各类用档窗口：各类民生档案办理窗口、学生用档窗口、家谱用档窗口等，吸引更多的潜在用户并及时满足他们的需求；建立档案机构的微博群，共同营造良好的档案大环境，共同为用户提供以人为本、多功能、专业性强、更加有针对性的公共服务，利用“心贴心”的服务，不仅使档案馆微博拥有更多的用户群，而且获得足够的粉丝群。并且让更多的人走进档案馆微博，让更多的人对档案馆微博有所用、需要用和方便用，使他们最终成为档案馆微博最铁杆的黏合人群，达到多方位挖掘档案馆微博的“潜在用户粉丝群”。[2]

4 以“档案微博”提高档案馆微博质量

档案馆的魅力来自档案，同样，档案馆微博的魅力也来自“档案微博”。“档案微博”即：由档案馆直接发布的与档案馆工作、业务等有关的微博。据档案馆微博内容实际调研得知：档案馆微博与相近领域微博的粉丝数相比，[3][4]差距较大，原因是所发布的“档案微博”较少，很多微博博文内容与档案无关。有的与档案馆工作有关的，却像一个流水账，无任何价值，甚至有的微博没有一条有关档案方面的信息，表现给人们的只是一个像QQ一样的与朋友闲聊的平台，这样的结果必定会导致用户失去登录兴趣。实际调研数据显示：75家档案馆微博信息总数为：6006条，粉丝总数为：23160个；所发“档案微博”总数为：2190条，占微博总数的36%；而6家粉丝数上千的档案馆微博，粉丝总数为：15662个，占粉丝总数的67.6%，所发的“档案微博”数为863，占档案微博总数的39.4%；可见，档案馆发布的“档案微博”越多，其粉丝数就越高，其吸引力、影响力就越大，这个结果也充分诠释了档案馆微博的独特性质及其魅力所在。

因此，应增加“档案微博”的数量，真正以“内涵吸引用户，以所需吸引用户”，极力体现档案馆微博的“有用性”：及时反馈用户所问所疑，及时获取用户所需，及时满足用户所求等，并将档案办理程序、所需证件材料、档案馆工作时间、档案馆新的资源信息等及时传递给用户，使每个上档案馆微博的用户不空手而归，逐渐使用户形成“用档前，上微博”的习惯，让用户切身感到上微博是自己用档前的“必备”和“必需”；加强与同行的联系，多方位整合其他档案机构的“档案微博”资源，以达到资源共享；建立“档案评论角”，以档案人的视角参与媒体新闻和事件的评论与转发，引起更多人的关注，及时听取用户的反馈与心声，以达到多方位提高档案馆微博的质量和吸引力。

5 加快档案馆微博的更新速度

档案馆之所以利用微博，就是借微博独有的传播快、覆盖面广、互动性强等优势，改变档案服务利用的方式、提升档案服务信息传播速度，更快捷、更方便为用户服务，更好地开展各项档案管理工作，从而提高档案馆的影响力。但实际调研结果发现：很多档案馆微博内容更新速度较慢，内容陈旧、单一，甚至有些档案馆自开通微博后，就再也没有任何信息，失去了的档案馆应用微博的效力和最初的愿望。因此，应努力提高档案馆微博内容的更新速度，时刻提供各类最新、最及时的服务信息内容；建立各个网站链接的端口、手机上网端口、微信群等，如，与“人人网”建立链接，极大提高高校档案馆学生档案的管理与利用。使所有不同层次的用户，能在第一时间获得最需要的信息；建立专门微博管理队伍，加强微博的管理，确保微博内容及时更新、及时维护，时刻做到与用户和网民的互动，与粉丝群体的联络与沟通，及时回复用户和公众的需求和留言，有针对性地发布博文，使每位随时上档案馆微博的人切身感到，上微博有“新感”、有“新用”，并且让他们感叹：档案馆微博是他们利用档案的最佳途径。

6 提高档案馆微博的服务质量

只有不断地提高“服务”质量，才能保证档案馆微博的吸引力具有长久的生命活力，因此，应抓住微博的各种优势，提供档案馆微博的优质服务，使档案馆微博的生命力长久延续，永葆青春。

“反馈”和“投票”是微博特有的应用方式，档案馆微博可以利用这种方式经常倾听用户的呼声，不断改善和改进档案馆微博的管理模式，提高服务质量。

“私信”是微博给档案馆提供的另一个宽广的利民服务渠道，可以通过“用户私信编号”的方法，针对特定个人或群体私信所提供的内容，配送特定的服务，同时，可用“私信”提供的密码，为用户实现网上查档。[5]另外，建立全方位、立体性的网络沟通平台，及时发布档案开放利用新消息，通过移动设备、M软件和外部API接口等途径，让公众更加便利地获取信息。

开通微博咨询、查询和答疑热线，让用户享受“进行时咨询”“进行时解答”的“金牌”服务；利用“呼叫和回复”的服务方式，即：微博的信息可以定向推送给特定用户，收到呼叫的用户也可以及时作出回复，进行“一对一”、“面对面”的解惑或提问，达到提升用户用档服务的层次。

积极推进档案馆微博内容建设，为用户提供更多丰富实用的信息，满足用户多方位、多样化、多层次的需求。[6]利用多种形式，为档案专家、档案科研人员与普通网民就档案话题随时在线交流提供空间，逐渐推进“平淡无奇”的档案馆微博走进人们心中，日渐提升档案馆微博的魅力，让档案馆微博稳步推动档案工作的健康发展。[7]

总之，要有效地提升档案馆微博的吸引力，就要全面提升档案馆微博的“内涵”和“外延”，即：微博内容的质量、规范的机制与管理，优质的服务和自身的不断努力。

﹡本文为2013年度河南省档案局科技项目： 2013-R-23《微博在档案馆中的应用研究》阶段性成果。

参考文献：

[1]李春秋.微博在档案开放利用中应用的探讨[J].兰台世界，2011（9）中旬：55.

[2]松姗.综合档案馆政务微博现状分析与建议[J].兰台世界，2012（5）中旬：22.

[3]李超.国内图书馆开通微博服务的现状分析[J].图书馆杂志，2012（2）：24～28.

[4]陈琳.国内图书馆微博应用现状研究[J].图书馆学研究，2012（12）：30～34.

[5]庞文琪，黄新荣.我国档案部门微博利用状况及问题研究[J].陕西档案，2012（4）：39.

[6]张垒.微博：档案馆服务利用的新平台[J].浙江档案，2011（11）：31.

[7]童霞，钟国文.谈谈微博与档案馆的对外宣传[J].四川档案，2012（1）：42.

（作者单位：河南师范大学档案馆 来稿日期：2013-10-18）