数字档案馆发展阶段和建设内容

蔡学美

数字档案馆建设是信息时代档案馆现代化的发展方向，是档案馆信息化建设成果的集中体现。我国档案部门在新世纪之初就提出了数字档案馆建设的设想和发展目标。经过十多年的发展，数字档案馆从概念提出到初步实践，从理论探讨到技术应用，从各省多头探索到国家统一规范，经历了初步探索、普遍应用到深化发展三个阶段。

1 初步探索阶段

在人类刚跨入新世纪之时，面对信息化发展对档案工作的影响和要求，时任中央办公厅主任的王刚同志，在2000年全国档案局长馆长会议上对全国档案部门提出了档案信息化建设的工作任务。作为档案信息化建设的重要内容之一，深圳、青岛等省市档案馆率先提出了建设数字档案馆或数字化档案馆的设想，当时主要是借鉴国内外图书馆界关于数字图书馆建设的思路，建设内容是在建立文件级机读目录数据库以及馆藏档案数字化的基础上，通过因特网建立门户网站，为社会提供信息化档案利用服务（主要功能见图示1）。2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，提出在总结深圳、青岛建设数字档案馆初步经验基础上，进一步在杭州、天津开发区、江苏省电力公司等档案馆开展数字档案馆建设试点工作。2002年底，国家档案局在深圳召开“数字档案馆建设现场演示会”，观摩数字档案馆系统的现场演示。2003年8月，青岛市档案馆宣布我国第一个数字档案馆开通。之后，江苏省电力公司档案馆、杭州市档案馆、天津开发区档案馆相继宣布建设完成和开通数字档案馆。从2001年到2006年是我国数字档案馆建设的初步探索阶段，其核心功能是计算机辅助实体档案管理，建设内容是建设档案机读目录数据库、传统载体档案数字化、建设档案门户网站。呈现规模和组织形式是个别地方和单位一个个点的试点探索。

图示1

2 普遍应用阶段

经过几年的理论研究和实践探索后，从2006年左右开始，到2010年《数字档案馆建设指南》发布前后，我国数字档案馆建设进入普遍应用阶段。建设内容从以目录数据库、数字化为主，到适应各级政府、各单位电子政务、办公自动化、业务工作信息化需要，接收电子文件、电子档案、重要数字信息资源为数字档案资源建设的重要内容。数字档案馆功能上从辅助实体档案管理到“收、管、存、用”并重，系统架构以“三网一库”为主要模型（主要功能见图示2）。各级政府和各单位对数字档案馆项目的支持，从以项目一次性经费支持到列入财政专项预算和运行维护经费开支。呈现规模和组织形式是以点带面，上海、江苏、浙江、山东等许多省市由省档案局进行统一规划、分步实施。

图示2

3 深化发展阶段

2012年以来，国家和社会信息化进入了一个新的发展阶段，正处在云计算、物联网、大数据等各项技术层出不穷和普遍应用的时代。国家特别是中央政府各部门按照国家电子政务相关规划的要求，逐步实施了“一站、两网、四库、十二金”等重点工程，“一站”是指中央门户网站，“两网”是指国家电子政务内网和外网，“四库”是指人口、法人、宏观经济和空间地理等基础信息库，“十二金”是指金关、金审、金保、金质、金土、金农、金财、金税、金盾、金宏等支撑国民经济发展的重要行业和领域的信息化建设工程。按照国家发展改革委关于印发“十二五”国家政务信息化工程建设规划通知的要求，到“十二五”期末，国家将形成统一完整的国家电子政务网络，基本满足政务应用需要；初步建成共享开放的国家基础信息资源体系，支撑面向国计民生的决策管理和公共服务，显著提高政务信息的公开程度；基本建成国家网络与信息安全基础设施，网络与信息安全保障作用明显增强；基本建成覆盖经济社会发展主要领域的重要政务信息系统，治国理政能力和依法行政水平得到进一步提升。为此，“十二五”期间，国家将构建国家电子政务内网、外网平台，深化人口、法人单位、空间地理、宏观经济、文化等基础信息资源的开发利用，完善国家网络与信息安全基础设施，推进全民健康保障、全民住房保障、全民社会保障、药品安全监管、食品安全监管、安全生产监管、市场价格监管、金融监管、能源安全保障、信用体系建设、生态环境保护、应急维稳保障、行政执法监督、民主法制建设、执政能力建设等国家重要信息系统建设。最近，国务院最新发布的《关于促进信息消费扩大内需的若干意见》，提出了信息消费这个新理念，对包括信息产业、信息资源、信息服务、信息安全等内容的信息化发展进行了新的战略部署。

以上这些新的形势发展对数字档案馆建设提出了新的建设要求。当前，数字档案馆建设要体现三大新的功能要求，就是建设安全可信系统、实现智慧智能管理、达到长期保存要求（主要功能见图示3）。

图示3

4 建设内容

现阶段，数字档案馆的建设内容是，积极采用先进成熟的信息技术，充分利用国家和社会信息基础设施，满足各级各类档案馆信息化管理的需要；优先开展案卷级、文件级机读目录数据库建设，稳步推进传统载体档案数字化建设，高度重视电子档案接收工作，努力建设全面反映过去和现在国家和社会面貌的档案数字资源体系；深度介入各类信息化系统，确保电子档案来源可靠、管理可信、长期可用；努力促进信息化与档案馆各环节业务工作的高度融合，使信息化成为各级各类档案馆提升档案管理水平、适应时代发展需要的基础性核心手段（主要功能和架构见图示4）。

图示4

做好数字档案馆建设，网络建设是基础。在数字档案馆中，数字档案信息的传输、管理与利用主要依靠档案网络平台，应当按照一定时期内数字档案管理需要，建设好馆内局域网、链接政务网、接通因特网的三网平台。信息技术应用是主要手段。要通过数字化、数据库、网络、软件开发、信息安全、迁移、海量数据管理、数据挖掘、云计算等先进成熟技术的综合应用，实现数字档案馆的各项建设。应用系统开发是重点内容。开发应用符合功能要求的管理系统是数字档案馆建设的重点内容，是数字档案馆建设成功与否的重要体现。“收集、管理、保存、利用”这四项业务既是传统档案工作的基本业务环节，也是数字档案馆管理系统设计开发中应把握的基本功能需求。实现科学管理与共享利用是主要目标。数字档案馆是一个科学管理系统，它使得数字档案的“收集、管理、保存、利用”各项管理功能互相连接、相互作用、密不可分，每个功能管理环节都至为重要，只有通过数字档案馆建设与系统应用，综合提高管理水平，才能提高档案工作效率，实现档案馆各项业务的网络化、自动化的科学管理；随着信息公开政策的要求和信息技术手段的不断发展，不断满足人民群众日益增长的档案信息需要也逐步成为档案工作的根本出发点和落脚点，档案资源的开发利用已不单纯是档案馆内利用或是被动的档案查阅利用服务，借助信息化的手段，不断扩大档案信息的公共服务与共享利用、实现档案信息资源的社会共享，已成为在新的历史条件下创新发展的新目标、新要求。

（刘东斌组稿 作者单位：国家档案局 来稿日期：2013-10-16）