公共档案馆信息服务绩效测评难点与对策

2014-01-14王灿荣刘喜球

档案管理 2014年1期

王灿荣　刘喜球

摘要：公共档案馆信息服务绩效测评包括绩效指标体系构建和测评研究方法的选择。文章总结了档案专家和学者提出的绩效测评案例方法，指出绩效测评的难点在于绩效指标的确定和测评研究方法的选择，并从绩效测评把握的原则、绩效指标确定和测评方法等方面提出了档案信息服务绩效测评的对策。

关键词：公共档案馆：绩效测评：指标体系：测评方法

Abstract： Construction of performance index and choice of evaluation research methods are included in Public archives information service.Based on performance evaluation methods introduced by archive experts and scholars，the authors summarize that performance evaluation difficulty point lies in determination of performance index and evaluation methods.and proposes the countermeasure of archival information service performance evaluation through three aspects： upholding performance evaluation principle， determining performance indexes and evaluation method.

Keywords： Public archives；Performance evaluation；Index system；Evaluation method

档案机构作为社会公共文化服务机构和图书馆、博物馆等具有同样的社会地位，也同样具有知识文化服务的社会职能。然而，档案机构却一直以馆藏的保密性作为其“神圣”的职责而履行其“保管者”和“保管场地”的职责，却无法实现其潜在的知识信息服务的社会价值。本世纪以来，档案信息服务社会化的呼声越来越大，各公共档案馆都不同程度上实现了档案信息的开放服务。而这种开放服务的效果如何，成效如何，产生的经济效益和社会效益如何，这需要一个客观、公平、公正、标准、科学的评价体系来衡量和评估。

1 公共档案馆信息服务绩效测评难点

在对档案信息服务社会化绩效的测定中，通常有定量分析方法（Quantitative analysis methodology）和定性分析方法（Qualitative analysis methodology）。定性分析方法由于基于人的主观判断，不可避免地会受到评判者主观认识的影响，因此，目前对档案信息服务绩效测评越来越强调引入定量分析方法，其中数学工具在对实际问题的抽象和简化中起着重要的作用。

1.1 测评指标难以确定。从科学的角度来讲，测评指标如果单凭一个或几个人，甚至一个机构就确定下来，其科学性难以让人信服。科学的指标体系需要集中很多人甚至多个机构的智慧，才具有一定的权威性和普适性。

潘积仁[1]（2005）对评价指标总结出5个一级指标，28个二级指标，共同构成了档案信息服务绩效的评价体系；王永坚[2]（1997）从档案管理综合效益角度出发，把档案业务管理的六个环节作为收益评价指标，并对6个收益评价指标细分为档案归档率、利用效果登记率等14个考察二级指标；王薇、王汉华[3]（1996）借鉴美国史密斯研究院档案馆馆长威廉··W·莫斯的档案效益评价指标，确定业务经费、直线排架长、专职等效人员、利用者日常借阅次数四项测评指标来对档案馆间效益进行对比分析；罗洪恩[4]（1995）认为档案机构属于负效益部门，根据档案事业投资占事业投资比例、具体单个档案馆经费占档案事业经费比例、单个档案馆有效业务经费占整个档案馆所得经费比例、行政经费等数据分析，总结出档案所得经费、行政经费、事业投资总量、档案六个环节经费理想分配系数、档案六个环节经费实际分配系数5个一级指标、12个二级指标；贾拥民、邱彩芳[5]（2001）在收益—成本模型构建中，确定了边际收益、边际成本、时间成本、用户素质、易获取性五个影响档案利用的测评指标因子；李明[6]（2007）在评价档案利用效益时强调注意除了经济效益指标外，还应注重社会档案意识效益、档案宣传效益指标；卞昭玲[7]（2005）移植Robert Kaplan和David Norton的平衡记分法（Balanced Scorecard），对档案信息服务组织绩效评估初步确定了4个一级指标（财务、顾客、组织内部执行和学习与成长），10个二级指标（如，服务价值、服务成本、用户满意度、创新能力、服务效率等）；管先海[8]（2000）通过劳动收益与劳动成本之比来探讨档案机构的效益，确定成本指标为人员工资、馆舍投入、设备投入、档案业务费和一般物质性消耗投入，收益指标为档案资料利用人次、咨询服务人次、参观档案陈列和展览人次、档案馆培训人次。

建立和确定统一的档案信息服务绩效测评指标尽管很难，原因就在于测评主体是以经济效益为主要考量目标，还是以社会效益为主要考量目标，不同的考量目标，所选择考核的指标体系会有所不同，其指标权值也会不同。客观地讲，档案馆的经济效益要得以准确量化是比较难以操作和实现的，因为档案所发生的经济效益由于其多重性、长期性和滞效性而难以量化。相对而言档案的社会效益的收益量化就更加困难，比较认同的做法就是针对档案馆内部工作来考察档案信息的服务成效，建立围绕档案馆内部工作环节及其延伸各种考核测评指标体系。

1.2 绩效测评方法难以确定。通过对所掌握的文献调研，目前，对公共档案馆社会化绩效测评的方法大多是移植和借用管理学、经济学的测评研究方法。如，平衡记分法，Delphi（德尔菲）法，360度绩效评估法，关键绩效指标评估法，成本—收益法，负效益系数法，层次分析法，经济效益对比分析法等[9][10][11]。

平衡记分法运用于档案信息服务组织的绩效测评。具体方法：将每一个指标的实际值与目标值相比较，得到个体指数，加权平均后，算出综合指数。其难点是权值属主观性评判，很难把握，因此，权值的确定一般由专家小组共同确定。Delphi法重点将绩效考核的背景材料及绩效考核指标数据交由档案专家打分，从而形成定性的档案绩效考核结果。其难点在于专家选择的科学性和测评周期把控，科学的测评需要专家们经过至少三个轮回，最后形成趋同性意见。

360度绩效评估法的优点是比较全面地进行评估，易于作出比较公正的评价，同时通过反馈可以促进工作能力，也有利于团队建设和沟通。它的缺点是因为来自各方面的评估，工作量比较大。关键绩效评估法强调考核工作的主要精力要放在影响档案信息服务的关键的结果和关键的过程上，考核工作一定要围绕关键绩效指标展开。

成本—收益法，经济效益对比分析法，边际收益和边际成本法，都侧重从档案成本角度来分析档案效益，其优点是利用档案实践中客观量化的数据通过构造具体的公式来推算考察对象的具体效益，但其缺点是对于定性数据缺乏量化考核。

负效益系数法测定档案工作绩效，其测定的预设条件是档案工作的六个业务环节的理想投入已知的情况下（在实际操作中理想投入系数需要科学测定），负效益系数法的难点就是对工作环节指标的理想投资系数的确定。

层次分析法通过构造判断矩阵计算出档案效益影响因素的指标特征向量值。其优点是通过专家评判，将定性问题进行定量化权重转换，且考虑因素较全面，构造绩效评估体系可操作性强，缺点是专家对评估指标确定及对评估指标的权重评价带有一定的主观性。

2 公共档案馆信息服务绩效测评对策

推动公共档案馆信息服务绩效测评，其实质是唤醒全社会民众档案利用意识，推动公共档案馆档案信息服务向社会开放。因此，在开展公共档案馆信息服务绩效测评时应坚持促进档案事业发展原则，坚持促进向社会开放原则。绩效评估目的在于促进公共档案馆发展，至少有两方面的作用：一方面，通过评估找出差距，引起政府对档案事业的投入，另一方面，通过档案馆间的横向绩效比较，有效激励档案馆社会开放利用的积极性。

2.1 确定统一绩效评估指标体系。同一地区各级公共档案馆在进行档案信息绩效测评时，必须采用统一的绩效测评指标体系，只有统一标准，绩效测评才有意义和可比性。现实中，专家和实践者探讨和摸索出很多种绩效评估指标，综观所有的绩效测评体系指标，评估指标体系的核心指标都涉及以下三个方面：一是基础性指标，二是馆藏性指标，三是开放与利用性指标。基础性指标包括档案馆人员编制、学历专业、继续教育和技术职称，档案事业费投入，馆舍面积、设备条件等二级指标。馆藏性指标包括馆藏档案数量、馆藏资料、档案手工目录、档案机读目录等二级指标。开放与利用性指标包括开放“‘建国前”档案的数量、“‘建国后”档案的数量，开放档案目录，年度利用档案人次，年度利用资料人次，参观档案展览人次，年度访问档案网站人次等二级指标。如果指标体系中单纯追逐三方面的某一方面，忽视另外方面的指标群作用，这种评估指标体系测评结果将不会全面，不利于引导档案馆事业的全面发展，也不利于馆藏建设和档案信息服务的可持续性发展。当然，在强调档案开放与向社会提供利用的现代社会，在构建档案信息服务绩效测评体系时，应着重研究档案开放与利用的测评指标研究，加大开放与利用性指标在整个绩效评估指标体系中绩效分值比重，体现“档案是为了用”的利用理念。

2.2 采用科学简便实用的绩效测评方法。统一绩效评估指标体系标准后，就需要对这些定性指标和定量指标进行分析，采用什么样的绩效测评方法，就会得出什么样的绩效测评结果。不同的绩效测评方法所得出的测评结果是不具可比性的。

每种绩效测评方法均有其科学性，但操作的简单性并不是每种方法都能具备。因此，简单性、科学性和易操作性的绩效测评方法不但能省去很多不必要的麻烦和周折，也确实可以有效测评档案信息服务绩效情况。由于档案工作涉及很多工作环节，且每一工作环节相互之间有着紧密联系，因此，应用层次分析法和Delphi法两种方法相结合的方法来测评档案信息服务绩效，在实践操作中具有可行性和科学性。可行性是利用层次分析法的指标分层得到各层级的具体指标，再用Delphi法对各层指标值赋以权值，一般采用5分法对指标进行打分取值。如，通过Delphi法专家对基础性指标、馆藏性指标及开放与利用性指标权重经过研究确定为“0.2”、“0.3”、“0.5”，基础性指标包含档案馆人员编制，学历专业情况，继续教育和职称情况，事业费投入、馆舍和设备情况四个二级指标，其权重值分别为“0.1”、“0.2”、“0.2”、“0.5”，依次专家给出权重，计算出三级指标权重值，计算公式为：“三级指标合并权重=一级指标权重×二级指标权重×三级指标权重”，根据专家所打分值最后计算出考核指标值得分，然后累加得出绩效考评总分值。具体见下表：

此种绩效测评方法的关键是构建出一套科学的、得到大多数公共档案馆认可的绩效考核指标体系，这种认可包括考核指标、考核指标权重、考核打分标准依据的科学性和实践性认同。

3 结论

公共档案馆信息服务绩效评价指标体系和评价方法的不统一，并不说明档案信息服务绩效不能进行有效评价。所有的绩效评价指标和评价方法由于参考的指标体系不一样，评价研究使用的方法不一样，但其绩效评价结果总能在档案信息服务实践中得到一致性检验。正是由于档案馆的绩效属性存在着社会效益与经济效益，宏观效益与微观效益，正面效益与影子效益等多种特征，所以，在进行档案信息服务绩效评价时关键是对各类绩效考核指标权重的科学测定，而这种科学测定必须建立在定性和定量之间权衡基础之上，执行科学测定专家范围应包括档案实践工作者、档案馆上级领导、档案学专业学者、档案用户、社会知名人士等。

﹡本文系国家社会科学基金课题2013年度立项项目“公共档案馆档案信息服务社会化绩效评价研究”（项目号：13BTQ061）成果之一。

参考文献：

[1]潘积仁.论建立档案机构绩效评估体系[J].中国档案，2005（6）：20～21.

[2]王永坚.档案管理效益评价指标体系初探[J].档案与建设，1997（7）：18～20.

[3]王薇，王汉华.论档案馆经济效益的对比分析[J].湖北档案，1996（7）：9～10.

[4]罗洪恩.试用负效益系数法评判档案工作效益——兼论档案馆工作效益及其评判标准[J].档案与建设，1995（1）：37～38.

[5]贾拥民，邱彩芳.档案利用的收益——成本模型及其应用[J].档案学研究，2001（6）：29～33.

[6]李明.试论评价档案利用效益的途径[J].兰台世界，2007（18）：39～40.

[7]卞昭玲.试论档案信息服务组织的绩效评估[J].档案学通讯，2005（2）：12～14.

[8]管先海.档案馆效益计量方法探索[J].湖北档案，2000（10）：15～16.

[9]骈文景.关于档案效益计算方法的一点思考[J].四川档案，2006（3）：44～45.

[10]吕元智.我国公共档案馆服务效益评价研究现状分析[J].档案学研究，2010（2）：40～44.