基于Web 的科技查新管理系统开发

2014-01-02张卓群李汉清

中国科技信息 2014年24期

姜静张卓群赵霞李汉清

青岛市科学技术信息研究所

引言

科技查新是指具有查新资质的各级机构，根据用户的查新委托，对需要进行科研立项、鉴定、报奖的相关课题，利用文献检索、对比、分析等方法，提供项目新颖性和先进性查证的一项工作。通过科技查新可有效避免课题重复研究，为政府优化配置科技资源提供有力依据，提高研发效率，促进创新发展。

面对与日俱增的课题量，查新机构当需引入现代化网络信息技术，构建科技查新管理系统，一方面将查新员从大量重复性劳动中解放出来，另一方面便于查新管理人员电子化管理，在提高查新效率的同时，进一步提高查新质量和服务水平。

查新问题简析

预约委托难

由于查新委托单涉及填写的内容多且细，如科学技术要点、查新点、关键词等项，有的填写篇幅较长，有的专业称谓、特殊符号等需准确，因此查新机构一般只接受电子版委托，不接受手写和电话委托，不提供现场填写服务。

以前，用户通常需要到网站下载电子版查新委托单，填好后发往指定邮箱，然后打电话确认委托是否收到。使用公共邮箱传递委托申请经常会遇到邮件错发、退回、当作垃圾邮件被屏蔽等问题，导致用户与查新机构之间反复电话沟通确认，高峰时期平均一天要接待几百个查询电话，电话经常占线，使得委托不畅。另外，用户填写的邮件标题五花八门，使查新接待员在邮箱中查找相关委托时效率低下，增加了双方沟通的时间成本。查新机构一般不接受用户上门索取委托单、上门提交申请的方式，因为外带U盘等移动设备容易感染病毒，影响内部网络办公安全。

人工编号方式落后

一项课题确认委托后，查新接待员要给予其一个唯一编号，以往采取人工方式编号，不仅费时费力，还不可避免的会有错编、重编、漏编等情况发生，有时会造成有的项目在申报时，因为查新机构给予的项目编号不匹配而被退回的严重后果。另外，各类立项和鉴定的报告编号格式不同，也加剧了人工编号的难度，制约了工作效率和准确度。

报告格式不规范

由于没有统一的报告格式，查新员在撰写报告时通常自己排版，字体、字号、行间距等自由确定，使得有些报告版面不佳，用户不满意。这种参差不齐的报告在某些评审会议上使用时，也严重影响了查新机构的形象。

工作流程随意性大

查新接待员将课题分配给查新员、查新员将查新报告提交审核员审核、审核员返回报告给查新员以及查新员将最终查新报告提交查新管理员备份等工作流程中，通常使用MSN、QQ 等软件传输相关Word 文档，随意性大，有时会出现接待员将同一课题发给多个查新员、审核员返回他人报告给查新员、查新员提交管理员备份的电子文档不是最终版本等情况，给工作造成诸多不便。

工作进度不易掌握

管理员一般手工将查新课题平均分配给查新员，每个查新员的工作完成进度只能靠管理员口头询问，而不能实时掌握，因查新员个人原因造成的课题积压不能被及时发现，使管理员不能合理调度，影响整个查新工作进度，也易引起分配不公。

档案管理、查询困难

备份文档一般是以课题编号命名的Word 文档，除了按编号查询外，按课题名称、申请人、项目类别等查询非常困难，不能满足查新用户和上级领导的多元化查询需要，比如有的用户因遗失等原因前来补开报告时，由于记不住课题编号或查新员姓名，往往需要每个查新员挨个打开自己曾经出具的查新报告Word 文档，找出符合的项目，重新出具报告，使得整个查询过程异常繁琐。另外，管理员在进行工作总结时，只能常规统计出查新报告总数，而缺乏个性化统计手段，如某一课题申请单位或个人当年的查新报告统计、某一研究领域的课题统计等。

系统开发与设计

系统分析

开发原则

科技查新管理系统意在搭建一个基于Web 的，集在线委托、自动编号、课题分配、生成报告、审核监管、归档查询、数据统计等多项功能于一体的综合性查新业务平台，其开发建设应遵循实用性、安全性、交互性、智能性、高效性的原则。

（1）实用性。系统采用B/S 结构（Browser/Server即浏览器/服务器结构），通过Web 浏览器呈现用户界面，服务器端（Server）实现逻辑运算，能实现不同人员，从不同地点，以不同的接方式（比如LAN、WAN、Internet/Intranet 等）访问和操作共同的数据库，不但操作简便、快捷，系统维护与升级的成本也较低。

（2）安全性。系统对访问者实行权限分级管理，访问角色分为管理员、查新员、审核员和查新用户，每个角色在登录时都需通过各自的用户名和密码验证，且登录后拥有的查询和管理权限也不同，管理员拥有最高管理权限。另外，鉴于查新机构对查新负有保密义务，系统对数据库的项目信息做了安全加密设置。

（3）交互性。用户在填写和修改相关表单时，系统会自动进行有效性验证，对不符合要求的填写项会弹出提示信息。

（4）智能性。系统可对项目进行自动编号，可分别自动生成查新合同和查新报告，还可自动判定课题处理状态，引导管理员和查新员对课题做出进一步操作。

（5）高效性。系统使得用户提交查新委托更加方便快捷，也使得查新机构对课题的分配、查询和统计更加快速灵活。

功能需求

根据建设原则和实际需求，该系统主要应实现以下功能：

（1）用户通过Web 界面在线填写、提交、修改、查看、申请撤销查新委托。

（2）查新课题自动编号。

（3）管理员在线管理、分配、查询查新课题。包括修改、删除查新委托，安排查新员，约定查新日期及费用，查看查新进程和查新统计等。另外，管理员还可在线增删查新员、检索数据库、查新目的等信息。

（4）查新员在线查看工作任务、修改名下查新委托、制作查新报告、提交审核员。

（5）审核员在线修改、确认待审报告。

（6）在线自动生成统一Word 格式的查新报告，以待打印。

（7）查新电子档案多元化查询、统计。

系统设计

用户模块设计

1.查新在线委托页面

①填写委托。在线委托包括项目中文名称、项目英文名称、委托单位名称、委托单位地址、邮编、负责人、负责人电话、负责人传真、委托人、委托人电话、委托人手机、查新目的、检索范围、分类、Email、中文关键词、英文关键词、项目简介及科学技术要点、查新点或创新点、参考文献、专有名词及术语解释、投资额、效益额、以往课题编号、完成期限等25 项填写内容（图1）。其中12 项为必填项，若未填写完整，系统会自动给出提示，引导用户填完所有必填内容。重点填写项目，当鼠标移至填写框，会弹出详细填写提示。以上设计可大大提高查新委托的合格率。

②查询合同。用户提交委托成功后会出现提示页面，告知用户名和验证码，用户名为该项课题的委托人姓名，验证码由系统自动生成且唯一。以此用户名和验证码在提示页面右侧或首页右上方登录，可修改课题内容、查询课题安排进度等。若忘记验证码，可致电查新机构，通过合同细节找回验证码。

③用户须知。介绍科技查新基本工作流程、收费标准、注意事项等。

④最新公告。通告查新计划，以及各级立项、鉴定、报奖的起止时间等事项。

⑤联系我们。公开查新机构联系方式，包括电话、传真、邮箱、地址等。

2.查新委托在线查询页面

查新用户以用户名和验证码登录后，进入查新委托在线查询页面，系统会显示课题是否已被受理。用户可进入修改删除页面，对委托内容做适当修改并保存，省去了以往通过电话或邮件修改委托内容的繁琐，使得填写中的一些小错误可以快速修正。已受理课题，用户需点击“确认”按钮，若未在约定时间前往查新机构办理查新业务，造成的后果由该用户承担；若用户一直未进行点击确认，且查新机构在预约时间到期前一天未能与该用户取得电话联系，将取消该课题的预约安排。用户若点击“取消合同”并确认，将不能以原用户名和验证码登录，若有其他课题，用户需重新填写在线委托。

管理员模块设计

查新机构的管理员在后台登录页面登录后，进入管理员操作界面，包括课题安排、查询与统计、信息管理等功能。

1、课题安排

新到课题按提交先后顺序排列，使管理员一目了然。新到课题列表栏中有验证码一项，以便用户电话询问遗忘验证码时，管理员能快速提供。点击项目名称，进入课题安排页面，可对课题委托内容进行修改，对课题做出安排，包括预约时间、费用、接洽查新员等，项目编号为系统自动生成。

2、查询与统计

管理员可按照年份、月份、项目编号、项目名称、委托单位、委托人、查新员、查新目的、检索范围、行业分类等选项自由组合查询，其中，项目编号、项目名称、委托单位、委托人选项支持模糊查询。由指定查询条件检索出的课题列表，可分别进行课题数、收费额、投资额、效益额的统计。点击列表中的课题名称，可查看该课题的具体信息，包括合同信息和报告信息。

图1 查新在线委托页面

3、信息管理

包括查新员管理、查新目的管理、中文数据库管理、西文数据库管理、密码管理等，可实现以上内容的逐条修改和增删。

查新员模块设计

查新员在系统后台登录页面登录后，进入其个人的科技查新工作平台，平台首页以列表形式显示管理员当前安排给本查新员的课题。点击课题名称进入课题详细页面，包括合同信息和检索信息两部分。其中，合同信息页可对课题相关内容做修改；检索信息页在填入中英文检索式、相关文献、查新结论等内容后可进行保存、修改等操作。当选择好审核员并保存后，该报告将自动送往该审核员任务栏等待审核。通过审核后，点击“生成报告”按钮，将自动生成格式统一的查新报告。

审核员模块设计

审核员在系统后台登录页面登录后，进入其个人的科技查新工作平台，首页以列表形式显示当前等待审核的课题。点击课题名称进入课题详细页面，审核员在阅读用户填写的课题信息和查新员填写的检索信息后，审核员对该课题做出判断。点击“审核通过”按钮，该报告通过审核，查新员可在其工作平台上点击“生成报告”按钮并打印；点击“审核未通过”按钮，查新员需对报告做出修改后，再次提交给审核员，直到审核通过。

图2 课题检索信息页面

系统应用与效果

本科技查新管理系统主程序装配在一台Web 服务器上，查新用户、查新员、审核员、管理员均可通过个人计算机上网访问Web 页面，实现可视化操作。管理员可以管理查新用户、查新员及审核员模块，审核员可以管理查新员工作模块，查新员可以管理查新用户项目模块。系统性能稳定、安全，通过网络化、信息化手段，规范了查新流程，统筹了电子档案，方便了查新用户，提高了工作效率。

解决了项目自动编号的问题

由于不同查新项目的查新目的有不同的编号规则，有的以单一数字组成，有的以字母加数字的方式组成，例如青岛市鉴定的编号格式为201005320001，山东省自然科学基金立项的编号格式为ZR1005320001。面对十几个不同的编号规则，以往使用人工编号不仅繁琐且错误率高，而本系统能根据课题不同的查新目的，通过一定的运算规则，自动给出该课题的项目编号，且此编号在其编号体系内按由小到大的顺序排列，中间若有课题取消，下一未编号的同类新课题可自动补上这一编号。计算机手段的应用，避免了项目编号漏排、重排、错拍等现象的发生，从而提高了工作效率和准确性。

查询与统计功能实用

若干选项的组合查询，既可快速从查新档案中找到符合的课题，又可方便的统计某类课题的数据。例如，某一项目的前期研究已在查新机构申请过查新，且用户可提供该查新项目准确的课题编号，查新员即可在查询界面填入此编号，快速查找到这一课题做参考；若用户遗忘项目编号，查新员还可通过项目名称、委托人、委托单位等进行模糊查询，也可方便的找到所需课题；当选择行业分类、查新目的等选项，在当前查新档案库中可统计出某一时间段的相关课题的申请情况，找出创新研究的热点领域，这些功能在今后查新课题的趋势分析与数据统计中将有广泛应用。