高速公路建设档案信息化管理研究

林锦花 陈玉良

【摘 要】随着我国经济的发展，对交通运输的要求也越来越高，尤其是作为重要的运输通道之一的高速公路。近几年我国对高速公路建设的投资力度是很大的，对高速公路建设的档案管理要求也随之提高。面对浩大的高速公路建设工程，传统的高速公路档案管理方式已经无法满足需求了，所以，高速公路建设档案信息化的管理就成为了必然的发展趋势。本文主要对高速公路档案信息化管理进行讨论。

【关键词】高速公路；档案信息化；管理

高速公路是一个国家或是地区经济发展水平的重要标志之一，就我国目前高速公路的发展水平而言，传统的档案管理手段将被现代化的档案信息化管理所替代。档案的信息化管理就是利用现代通信技术、网络技术、计算机技术等手段来代替传统的档案管理手段来解决信息的采集、处理、利用等问题，提高档案信息管理的水平和效率。

一、高速公路建设档案信息化管理的必要性

1.由于高速公路建设项目的施工时间一般都为2-3年左右，时间较长，期间每一个环节都会涉及到档案的储存工作。所以等到整个项目的完成，所涉及的档案管理工作量也是很巨大的。2.高速公路建设各个过程中都会产生大量的文件以及信息，每一个项目都会有高达数千卷的档案，对于那些线路过长、桥梁隧道过多、地形较为复杂等各种构造物较多的项目，档案的数量甚至会超过万卷。所以，整个过程所产生的档案信息量是非常庞大的。3.高速公路建设的过程中所产生的档案种类繁多，其中会涉及到工程的立项、审批、设计、征地、施工、监理、竣工等多方面的档案信息的收集和记录，这些档案的收集又涉及到照片、录像带、纸质记录、录音带等，再加上档案管理所涉及到的单位、部门也很多，这样繁多的档案种类也为档案的采集与管理带来了一定的难度。4.高速公路的建设涉及的部门很多，最后在竣工的时候需要各部门接收相应的档案也较多。在这些相应的档案统计完成后，还需要提交相关的档案给高速公路运营的相关单位使用，剩余的档案还要按照要求分别提交给上级主管单位、档案管理部门以及具体的项目承建单位等。5.高速公路建设的档案管理具有极强的技术性和专业性。其中，包括地质勘查、工程施工、竣工的验收等过程中各种专业的数据都会形成档案，还有各种隧道、桥梁、服务区、高等级路面等各自的技术要求标准也很高，所以，它的技术性和专业性都要高于普通的档案管理。

二、高速公路建设档案信息化管理的好处

档案的信息化管理可以进一步提高高速公路建设档案管理的水平和效率，实现高速公路建设档案管理的跳跃式发展。

（一）提高档案人员的工作效率

对档案进行信息化的管理可以节约档案管理人员的时间，提升工作效率。传统的档案管理需要档案管理人员采用手工采集、整理信息等，工作量大而且效率低。对档案进行信息化的管理就是实现档案管理的自动化、网络化，有效实现档案信息的共享。档案信息化还可以为信息社会提供大量的、可靠的、必要的公共信息，满足工作的需要和人们共享信息的需求，为档案的信息化管理提供基础条件。同时，档案库中的信息是采用计算机统计与整理的，在查询、检索等方面也会更加快捷，查询手段也可以丰富多样，提高档案管理人员的工作效率的同时还可以使档案查阅、借阅的可控性也得到进一步的提高。

（二）加强档案信息的有效利用

档案的信息化管理最终的目的就是使档案信息得到充分地利用，促进高速公路建设的全面发展。在高速公路的建设中时常会出现因人为或是自然等因素造成的问题，这个时候就需要能够第一时间了解到建设过程出问题的环节，有效降低建设过程中高速公路的经济损失等，节约大量人力、财力、物力。档案的信息化管理就能够第一时间提供建设人员所需要的信息，方便建设人员查询相关环节的档案信息，并及时针对问题的所在采取补救措施，为工作人员节约更多的时间。

（三）完善高速公路档案管理体系

档案的信息化管理是一项对业务性和技术性要求都很高的工作，可以帮助完善高速公路建设的档案管理制度。对档案进行信息化的管理就要求相关部门聘请专职或是兼职的档案人员，使档案管理工作形成制度，实现正常化和规范化，并建立一套自上而下的严谨的档案信息化管理制度，管理部门、使用部门等要相互制约，确保档案的完整、及时、准确归档，提高档案信息的实用性和可利用性，促进高速公路事业的发展。

（四）提升档案管理人员的素养

对档案进行信息化的管理必须要做好宣传工作和对档案管理人员的培训工作，强化档案人员的职业道德素质和工作的责任心，这是他们做好档案管理工作的前提。档案的信息化管理也要求要不断完善档案管理制度，包括档案的归档制度、保密制度、统计制度、借阅制度等，都要切实做到按章办事、有章可循。这也就要求档案管理人员必须要强化自己“服务”的观点，并将这个观点作为提高自己档案信息化管理工作的出发点和归宿点。要做好这些工作，档案管理人员就必须要不断学习、不断探索、不断提高自己的专业知识水平和技能。所以，对档案进行信息化的管理也可以提升档案管理人员的素质。

三、高速公路建设档案信息化管理的问题

1.高速公路建设的档案数量巨大，在进行档案管理的过程中就需要投入大量的人力、物力和财力，在建成之后综合文件、竣工图等的档案利用率较高，施工文件等的档案利用率偏低，这就导致制作电子文件时范围就会较宽，耗费的人力、物力和财力也较多。所以，建议在保证档案信息化管理的完整性的前提下可以适当地缩小电子文件的制作范围，减少物力等的投入，也有利于高速公路建设档案信息化管理工作的推进。2.目前，在我国高速公路建设档案的信息化管理还没有形成统一的标准和规定，各单位和部门都还在探索的阶段，这个阶段容易造成不必要的资源浪费和重复研究。所以，相关部门在总结经验教训的同时可以制定相关的规定和标准，约束各项工作的稳定进行，减少不必要的资源浪费。

四、总结

高速公路建设档案信息化管理是一项艰巨、复杂、系统的工作，已经成为我国信息化建设的一部分。通过对档案进行信息化的管理可以提高高速公路行业的管理水平和建设经营，实现档案信息的资源共享，以便更好地发展高速公路的规划、建设、管理等，进而促进我国的经济和社会的发展。

参考文献：

[1]张凤霞，韩以谦.做好高速公路建设项目的档案管理工作[J].华东公路，2002（2）

[2]谭金渭.浅谈高速公路行业档案信息化的重要性[J].黑龙江科技信息，2009（2）