医院物流信息系统建设与探索

2013-12-21武文成王绍红施邦昀

江苏卫生事业管理 2013年2期

武文成王绍红施邦昀

为提高医院经济管理水平，增加医院的物资流通效率，降低各种耗材的采购和库存成本，医院成立物流中心，运用科学的物流管理手段对医院物资进行管理是现代医院管理的重要环节。

1 医院物流中心建设

医院物流中心是一个将物资的采购、入库、申领、出库、追踪、结算、统计与核算等各个环节有机结合起来的物资管理中心。物流中心跟踪物资流通管理的全过程，从制作采购计划、采购入库、科室申领、出库到追踪材料的结算以及最终的核算统计。物流中心实现了医院物资管理各环节的业务流、资金流、信息流的有机结合。

2 高效物流信息管理系统的建立

医院物流信息管理系统是指通过对与物流相关信息的加工处理，达到对物流、资金流的有效控制和管理，并为医院管理者提供信息分析和决策支持的人机管理系统。该系统通过对医院的各种物流数据和信息进行收集、传递、加工、保存，以辅助医院的全面管理。医院物流信息管理系统具有实时化、网络化、系统化、集成化、智能化等特点，时效性强。

我院物流信息管理系统是鉴于库房管理模式的基础上建立起来的。

物流信息管理系统的建立，不仅可以简化物流中心工作人员的工作，而且对制作采购计划，控制库存成本，简化盘点流程，方便财务核算，加强各物资请领科室与物流中心的合作，起到至关重要的作用。现在我院已经可以做到各请领科室在系统使用终端向物流中心定时提交请领计划，并接受物流中心配送的产品。

3 有效加强了耗材资质管理和集中采购的时效性

高效物流信息管理系统的建立可以使物流中心及时掌握物资的采购、使用和库存情况，达到耗材采购的规模化效应。耗材的规模化采购，大大提高了医院的议价能力，并且可以避免盲目采购，提高耗材的周转效率。我院医用耗材采用招标采购的形式，价格透明，公开公正，集中采购，效率高，并对每一个供应商的资质进行严格审查，以确保医用耗材的质量和安全性达到国家统一要求。

物流信息管理系统除了可以记录经由物流中心入出库的所有物资的品名、规格、数量，还可以记录所有医用耗材和耗材供应商的资质，包括产品生产厂商的信息、产品注册证，注册证有效期等。物流信息管理系统还提供了产品注册证有效期的预警功能，以便采购人员及时通知供货方更新产品注册证。

物流信息系统还有效加强了耗材集中采购的时效性。物流中心的库存管理人员在信息系统中预先设定每种耗材的库存安全值和耗材所在的库存位置，当耗材出现库存不足，即库存数量达到或低于安全值时，系统将自动产生采购提示和采购数量的参考数值，以供采购人员和库存管理人员参考。信息系统中耗材库存位置的设定，将大大提高耗材出入库效率和盘点效率。

4 信息系统对高值耗材的收费代销管理

4.1 高值医用耗材在医院医疗材料支出中占的比重较大，能够达到60%-70%。医院在高值医用耗材使用量大的科室建立二级库，例如：麻醉手术室。对高值耗材采用收费代销的管理方式，通过物流信息管理系统同时实现一级库房代销入库和代销移库至二级库管理。这不仅有利于一级库房及时准确地掌握高值耗材的采购和使用情况，而且不影响二级库房对实物使用和管理的便捷性。

收费代销是一种商业化的销售方式，即货物销售后进行结账。收费代销模式真实地反映了高值耗材单位价格较高等特点，代销入库的时候，不会增加医院的资产，不需要在财务账上体现；实际使用后通过专购品 “入库即出库” 的管理方式，在做医院库存物资增加的同时，计入科室支出，库存物资随之减少，并不影响医院资产结存。通过这个管理功能，不仅能够减少高值医用耗材所占用的医院流动资金，同时能够在财务上真实地反映医院的资产增减情况及各部门成本支出，为与供应商的往来结算也提供了便利，真正实现高值耗材的“零库存”。

4.2 “零库存”管理所谓“零库存”并不是指仓库储存数量真正为零，而是通过实施特定的库存控制策略，实现信息共享技术的供应链意义上的库存量的最小化，即不保存经常性库存，它是在物资有充分社会储备保证的前提下，所采取的一种特殊供给方式。实现“零库存”管理的目的是减少资金占用量，加快资金周转，降低库存管理成本，以及规避市场价格的变化及产品的更新换代而产生的风险等等。

我院目前物流中心库存管理的理想目标是实现主库的“零库存”及对二级库的实时监控管理。主库与二级库之间的货物运输采用专门电梯和通道，或错开病人的就诊高峰期。二级库的管理主要依靠各个病区护士长的日常管理，物流中心可每月派人对二级库存进行抽查盘点，起到监督和提高耗材利用率的作用。高值耗材的管理流程如图1所示：

图1 高值耗材管理流程

物资流通的全过程如下：(1)科室可以在网上提交需求计划，并可以查询每月支出情况；(2)物资器械管理部门收到需求计划后，进行汇总整理，自动产生定单，发送给有资质供应商；(3)库房管理人员在物资到货后，进行验收，并做代销入库(一级库或者二级库)，还可以在库房之间进行移库处理(移入和移出库房需要进行双向确认)；(4)科室可以根据实际需要进行借用或实际领用消耗；(5)库房和物资管理部门在物资支出消耗后，通过系统自动生成科室物资支出汇总和明细表，与财务及供应商对账。科室、库房、采购、供货商之间形成了一个闭合的信息网络及闭环式的管理系统。

4.3 使用条码管理施行条码管理是闭环式管理的基础。目前我院使用的大部分高值耗材，尤其是植入人体的材料，是直接从国外进口或合资厂商生产的，这部分产品出厂时已配有原产代码，我院准备使用其原产代码，便于其原产厂商、生产时间、维保情况的追溯。另一小部分国产高值耗材没有原产代码，为提高管理效率，可以为其配备相应的院内码。我院高值耗材全部按照物价局定价收费，并安排专人将发票与HIS收费系统中的收费状况进行比对，大大减少了误收费漏收费的可能性。

5 信息系统对低值医用耗材的条码管理

随着国内医疗水平的不断提高，目前，医用耗材占医院成本支出约15%-20%左右，我院低值医用耗材约占全部医用耗材的30%-40%，可见低值医用耗材的消耗量相当大，采购次数也相当频繁。低值医用耗材全部由主库的库房管理人员验货后，采用条码扫描入库、出库。管理技术可靠性高，采集信息量大，并具有唯一性。我院低值医用耗材的条码采用院内编码，以保证信息采集的准确性和完整性。条码信息主要包括材料编码、材料名称、规格型号、物资类别、供应商及生产厂家等。

运用条码管理，可以实现与医院HIS的联机，为医院耗材和财务管理者提供科学准确的管理数据。为今后高值耗材的入库及跟踪管理积累经验。