浅谈基层科研单位科技档案的开发利用

张贤

【摘 要】在知识经济时代，信息资源成为一种必不可少的资源，而开发利用好科技档案信息资源，是档案部门的重要职责和任务，也是实现科研事业更好更快发展的必要条件。下面本文对基层科研单位科技档案的开发利用进行了探讨。

【关键词】科技档案；开发利用；信息

一、基层科研单位科技档案开发利用的重要性

科技档案是直接记述和反映科技、生产活动的原始记录，科技档案对于社会主义现代化建设有着不可替代的意义，不仅能够促进科学技术的发展和生产力的提高，并且具有长远的历史查考价值。科技档案的生命力就在于不断对其进行开发和利用。科技档案开发利用是通过一定的技术和方法对科技档案实体资源进行序化、数字化、成果化加工，为用户提供利用服务的，只有通过开发利用，科技档案的潜在价值才能变为现实价值，才能将其转化为生产力，发挥科技档案在输出经济中的作用，创造出更多的经济价值和社会价值。反之，如果只是将科技档案的归档管理工作做好，然后就将其堆积起来束之高阁，不对其进行开发利用，则是白白地耗费人力物力财力。将科技档案变成一项例行公事的工作，不仅仅浪费了科技档案的价值，更对经济、社会等各方面的发展产生严重的损失，所以必须充分开发和利用科技档案资源，才能实现科技档案的价值。作为客观记载农业科学研究、科学技术、生产及其管理活动的全过程，反映农业科技发展规律的农业科技档案如何适应形势变化的需要，充分发挥其应有的效能，是摆在科技档案工作者面前一个亟待解决的实际问题。

二、基层科研单位科技档案的开发利用

1、加大宣传力度，扩大利用范围

农业科技档案是现代农业生产得以延续、发展的重要依据和必要条件。农业科技档案工作者要深入到课题组，结合实际，多抓有说服力档案利用的典型实例，总结经验，利用多种形式，大力宣传农业科技档案的重要性，使其在农业科研和农业生产中发挥重要作用。《档案法》和《档案法实施办法》对档案的利用有明确的规定，这些规定，体现了原则性和灵活性，贯彻了最大限度地开放档案利用范围的原则。档案工作的根本目的是为了使档案得到更好的利用。强调扩大使用范围，是指及时调整、视情放宽限制，所以档案人员要在做好保密的原则下，进行科技档案信息的交流和成果的推广，实现知识的共享。可根据技术市场的特点对档案进行加工，分别整理出确需保密的关键性材料和反映科技成果特色的、可以传播的介绍性材料，前者妥为保管，后者广泛向外界报道，使之尽快转化为现实生产力。

2、规范农业科技档案管理

农业科技档案管理不仅仅是收集、整理和保管科技文件资料的简单过程， 具体还应包括对农业科技档案的形成、积累和对归档业务进行指导；对农业科技档案进行收集、整理、鉴定、保管和统计； 对归档的农业科技档案进行再利用等方面的内容。农业科研院所应根据《档案法》和《科学技术档案工作条例》等有关法律法规， 结合单位实际情况， 建立以“三纳入”（ 即把科技档案的形成、积累、整理和归档纳入科研工作程序、纳入科研计划、纳入有关部门和有关人员的职责范围） 、“四同步”（ 即档案管理与布置科研任务同步、与检查科研活动进度同步、与科技成果总结鉴定验收同步、与 科技人员 考核奖惩同步） 、“三把关”（ 即把好鉴定验收关、把好上报成果关、把好科研人员业务考核关） 为基本内容的农业科技档案管理制度体系， 科学地管理农业科技档案， 维护科技档案的完整、准确、系统、安全， 为农业科技档案信息资源的开发利用创造条件。

3、提高档案人员综合素质

科技档案工作人员是科技档案开发利用的主体和关键要素，档案人员结构状况和素质对档案信息资源开发利用的效果有着直接的影响。只有不断提高科技档案工作人员的综合素质才能更有效、优质的开展科技档案工作。因此，科技档案工作亟需提高人员素质，大量引用专职人才，并定期进行业务培训，提升档案人员业务水平，这是做好科技档案开发利用工作的人员基础。科技档案工作人员首先应有良好的知识素养，具备一定的语言文字素养和丰富的与本行业相关的科技知识，才能具有流利的语言和文字表达能力以及辨识科技信息妥善处理科技信息的能力。此外，法律知识和一定的外语能力也是现代社会科技档案工作人员所需要的，如专利法、广告法、技术合同法、商标法、版权法、知识产权保护法等相应知识，以及相关产品的性能、用途、价格和一些专业术语。其次，身为科技档案工作人员其本身的业务能力也必须符合科技档案工作的需求，熟练掌握科技档案的收集、整理、鉴定、保管等工作，对科技课题或项目的技术方案、技术路线有详细的了解，并了解各种技术文件的内在联系与因果关系，并能够为指导科研人员科学合理归档。最后，科技档案工作人员应紧跟时代的步伐，在熟练操作网络信息技术的基础上，及早对新技术、新应用进行学习和吸收。只有具备科技管理系统的开发与使用、科技档案网站的设计与护、科技档案信息资源平台构建等能力，才能对科技档案资源进行深层次开发，实现科技档案价值。

4、加强档案信息安全保障工作

保守国家机密， 维护国家科技档案机密， 是档案信息资源开发利用工作应遵守的重要原则。随着科技体制改革和科研手段的日臻现代化， 农业科研工作出现了课题协作多样化、学术交流多元化、情报交流网络化的趋势， 对农业科技档案资料的保密以及知识产权保护提出了严峻挑战。因此， 要正确处理新形势下农业科技档案开发利用中公开与保密的关系， 采取有效措施和技术手段， 在保证农业科技档案信息管理系统运行安全、可靠， 保护农业科技档案中需要保密的科学技术和知识产权， 在保护国家利益的前提下， 进行农业科技档案信息的交流和科技成果推广， 实现农业科技信息资源共享。可根据农业发展不同阶段对科技信息的不同层次的需要， 分别整理需要保密的关键性资料和可以公开传播推广的科技成果资料， 并使后者广泛运用于农业生产， 转化为现实生产力。

5、加强信息开发， 提高服务水平

信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择，作为农业科技档案的开发工作要抓住21世纪信息发展的机遇，加快采用信息技术，开发科技档案信息资源。同时要加强信息化法制建设，强化信息网络的安全保障体系。一是编制农业科技档案检索工具， 如农业科技档案总目录、分类目录、综合目录（ 全引目录） 、专题目录或卡片、作者目录等， 方便查询检索。二是根据客观需要， 开展农业科技档案编研工作。对科技档案、原始资料和数据进行归纳、综合计算、分析、研究加工， 把分散的原始信息加工成系统的、实用的编研成果， 如科技成果简介、基础数据统计、专题汇编、科技图册、大事记、组织沿革、单位年鉴等。三是开展科技档案多种服务， 如借阅、复制、科技咨询、信息交流、以科技交流和成果转让为目的的陈列展览、以宣传教育为目的陈列展览等等。

三、结语

随着信息技术的发展和科研水平的不断提高，科技档案的价值也将愈来愈得到重视，科技档案的开发利用已成为服务于民、服务于社会的一项重要工作。今后，我们要通过对科技档案的大力开发利用，来增强科技档案管理工作的活力，使科技档案资源发挥更大的经济和社会效益。

参考文献：

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