浅谈应用文写作教学中要加强学生用语规范的指导

许丽

应用文写作是实用性很强的一门课程，它用以帮助学生解决工作、学习、生活中遇到的各种问题。如请假要用请假条，借钱要打借条，有困难需要帮助要写申请，找工作要创建个人简历，进行经济往来要签合同，各级机关指导工作要用行政公文等等。因此，学生学好应用文写作、教师教好应用文写作是高职教育的一项重要内容。

笔者在多年教学实践中，发现学生在使用应用文语言时，出现许多不规范的地方，导致表意不明，妨碍理解，影响办事效率。下面从几个方面列举并指正，以期引起使用者重视。

一、时间表述的用语规范

应用文写作中经常要用到许多时间方面的表述，最常见的首推年、月、日的使用。应用文中年、月、日的表述应该具体、完整，不应省略或简写，如“2012年”不能写成“12年”或“一二年”，这样在理解上很容易产生歧义，从而导致生活中的误会。如有一位老教师接到办公室一则短信息：“下午请将12年所发表的论文原件带来。”结果这位老教师翻箱倒柜把12年的所有发表论文的厚厚一摞杂志都搬到了单位五楼的办公室，交时一订对，在场众人哗然、笑翻，原来是要2012年的论文原件。可见规范表述年份的重要性。其实，无论落款还是正文中的日期都统一应写为“2013年1月9日”字样。教学中常常发现，学生出现许多不规范的写法，如“2013年 01月 09日”或“2013.1.9”，甚至“13.1.9.”等等，这就需要教师严格要求，及时纠正。再者，表述日期用到大写形式时，对于数字“0”，往往有的学生根据大写的想象写成汉字“零”，如“2013年”大写写成“二零一三年”，这其实是不正确的写法，应明确告诉学生写成“二〇一三年”。

其次，应用文中时间表述还要明确、清晰。不要使用一些模糊的概念，如“去年、前天、一周之前、下个月等”，而应写明具体日期。例如写借条中的归还日期时，学生往往会写成“明年归还”、“三个月后归还”或“十天之内归还”的形式，这时就应该给学生强调这些写法都是不明确的，不能说清楚问题的，在生活中也是不负责任的做法，借条的归还日期一定要写明或补上具体年、月、日。

二、名称表述的用语规范

应用文中，第一次出现的人名、地名、职务、单位等名称要用全称，以后为叙述方便可以用简称。即使教师讲了这个规矩，学生在写作中由于难以改变省事的习惯，往往在文中第一次出现名称便用简称。如蒙牛企业的全称是“蒙牛乳业集团股份有限公司”，学生文中第一次使用就直接写作“蒙牛”，对于大家熟悉的名称理解上也许影响不大，但对于人们不熟悉的名称，就很难弄清楚是什么了。

其次，教师还应强调学生分清各类地区、单位的行政区属，是国家级的、省级的、市级的还是区县级的，这在写作和处理各种行政公文中尤为必要。笔者在学生的写作中经常发现名称错误的归属，如“内蒙古商贸职业学院”会被写成 “呼和浩特商贸职业学院”，归属不同，就会被认为是两个单位，会出现主送、抄送的错误，也会出现越级报送的错误，这些都会造成对国家公务和社会事务的贻误。还有的学生欠缺基本的社会经验和地理常识，如将“呼和浩特教育局”写成“内蒙古教育局”，甚至出现“内蒙古省”的写法。这都需要教师耐心指导、规范。

最后，名称简称的使用要符合社会约定俗成的习惯，不可自创、自拟简称。学生在写作中常常将口语或生活中的简称用于正式文章中，诸如“2012级”简写成“12级”、“食品加工技术二班”简写成“食加二”、“我们宿舍”简写成“我们舍”等等，而且这种使用生活简称的习惯学生很难在应用文写作中注意并改正，所以，教师应反复、耐心地加以纠正，使正确、规范的写法成为意识与习惯。

三、书面语体的用语规范

应用文尤其是行政公文语言的一个重要特点是严肃、庄重，要体现出一定的权威性。下面从两个方面论述。

首先，要学会积累、使用应用文的习惯用语。应用文各文种在长期使用中形成了一些表示不同场合、作用的习惯用语，多表现为古语词和精炼词。如表述称谓用语有第一人称的“本、我”，第二人称的“贵、你”，第三人称的“该”，要叫学生明白什么场合适合用“本、贵、该”，什么时候适合用“我、你”。如“本人”这个词适合做年度总结或工作报告时使用，若在写申请书时用就显得无礼了；“贵”是表示对对方的尊敬时使用；应用文中第三人称一般不用“他、他们”等词。学生明白了这些用语习惯，就不会在写作中弄笑话或没礼貌，妨碍交际了。

习惯用语有很多类型，如起始用语“依据、遵照、兹因”等，引述用语“据查、收悉”等，商洽用语“妥否，如无不妥”等，期请用语“务请、承蒙、望”等，时限用语“当即、从速”等，列举用语“各类、多起、如下”等，结尾用语“特此、谨此”等。教师应敦促学生学习、积累、使用这些习惯用语，提高应用文写作能力。

其次，要使用规范、严谨的书面语体，摈弃口语、俗语、方言土语、流行语和网络语言。比如“母亲”一词有很多称法，应用文中一般只用“母、母亲”等书面语，而不用“妈妈、娘、老妈、妈咪”等方言口语、时髦语；表示夫妻关系的称谓，应用文中只用“丈夫”和“妻子”和“爱人”等词，而不用“老公、男人、老婆、媳妇”甚至像陕西方言“婆姨”等词；至于网络流行语，使用时间短，范围窄，生命力不强，教育学生切勿跟风追时尚在应用文中使用。

最后，要谈谈应用文语言表达上的一个特点：简明平实。应用文旨在应用，要解决生活、工作中的实际问题，只要简洁明白地告诉读者发生了什么事，应该做什么、怎样做就行了，而不能采用任何修辞技巧夸张、渲染、抒情等，在有些文种如申请书、总结、请示中，许多学生在讲到自己的家庭状况、总结过去一段时间的得与失和提请困难时很容易流于铺排描写和大肆抒情，而且，他们又很得意这部分文字，不舍得删掉或改变写法，教师应该反复阐明应用文语言和表达方式的特点，亲自帮助学生改正，培养他们运用符合应用文特点的语言的意识和习惯，提高应用文写作水平。

以上讲的几个方面，只是笔者个人在应用文写作语言教学实践中总结出的少数一些应注意并加强指导的地方，随着教学时间的增长，还会不断地发现问题，解决问题，并且，还希望其他应用文写作的教学工作者通过各种方式交流、学习，提高应用文教学效果，更重要的是提高学生使用应用文处理各种事务的能力和水平。

[1]李忠华.机关公文写作与秘书基本功100问[M].中国铁道出版社,2005.

[2]陈秀香,贺少峰.实用应用文写作[M].北京大学出版社,2007.

[3]李丽,金艳.应用文写作实用教程[M].中国书籍出版社,2012.