金蝶k/3采购管理系统在中小企业中的实现和应用价值

彭小春 范虹霞

（广西瀚特信息产业股份有限公司，广西 桂林 541004）

随着生产规模和市场范围的扩大，中小企业采购管理的复杂性和必要性日益提高，采购管理逐渐成为中小企业经营管理的重要组成部分。中小企业通过实施有效的计划、组织与控制等采购管理活动，合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点，以有限的资金保证经营活动的有效开展。可以在降低企业成本、加速资金周转和提高企业经营质量等方面获得改进。然而，许多中小企业对采购管理的重要性认识不足，认为采购就是拿钱买东西，对采购管理的忽视使中小企业的生产成本增加，再加上交货速度迟缓，很大程度上削弱了企业的竞争力。采购成本是物品成本与采购过程中所消耗的各项费用之和，采购成本直接影响企业的利润和资产回报率，影响企业的资金回笼速度。一些由采购管理落后所引发的问题，已经在一定程度上拖了企业快速发展的后腿，抑制了采购人员创造性的发挥，增加了产品成本，客观上难以吸引高级人才进入企业的采购部门，制约了中小企业的快速发展。

1 中小企业采购管理缺陷解析

1.1 观念滞后，对采购部门重视不够

观念是行为的先导，无论对个人还是组织都是如此。由于历史的惯性和环境的作用，中小企业在采购管理中存在着“重销售，轻采购”的观念。由于中小企业管理者在管理观念上对采购这一重要活动存在的偏见和轻视，使得我国多数中小企业采购部门的定位不准确。根据美国哈佛商学院著名战略学家迈克尔·波特的价值链分析方法，采购与销售一样，是企业价值链中同等重要的基本增值活动。而在许多中小企业中，管理者都是重视如何把产品销售出去，忽视对采购环节的管理，采购依然只是生产环节的一个附属职能。许多中小企业管理者都会认为，采购部门是花钱的。没有树立采购部门是公司利润源泉的思想，不知道或者没有理解通过采购管理的提升可以实现产品的差异化。可以让采购部门与研发和生产部门协同配合，可以让产品创新得以实现。

1.2 采购缺乏计划性，采购流程模式僵化

中小企业根据顾客订单进行产品设计，组织原材料采购和生产，受企业规模、销售额、资金的限制，企业采购较为谨慎，采购方式比较原始、零散，无法获得规模采购带来的效益。单次采购往往数量少、批次多。许多中小企业没有明确的采购计划，缺乏对采购需求的分析和对供应商的培养采购上随意性很大。企业内部各部门之间缺乏必要的沟通与衔接。所有的采购都是急性的，从采购需求提出到原料入库的期限很短，其结果就是采购部门整天在疲于奔命地买东西，根本没有时间做详细的市场调查，企业管理者却弄不清采购部门整天忙忙碌碌的在干什么。目前，我国中小企业的采购流程普遍存在以下问题：一方面，采购流程从订单开始，涉及供应、仓储、财务、质量检验和生产、销售、运输等各部门，将采购职能分割由不同部门完成，既缺乏系统筹划、又导致手续繁琐，工作效率低下。另一方面，各部门本位主义严重、站在各自的立场考虑问题，信息互不沟通，从而影响采购决策的正确性。第三，采购监控不到位，出现采购监控盲点，部门之间推诿扯皮、责任不清、冲突频繁发生，影响企业工作效率。[1]

1.3 采购成本较高

据有关资料统计，在典型的企业成本构成中，采购成本一般大于60%。人工支出(工资、福利费等)约为20%，管理费用约为15%，而利润仅为5%左右。因此，采购成本构成了企业生产成本的主体，也是中小企业成本控制中最富有价值、最有可能取得成本控制成效的部分。以一个采购成本占总成本60%、利润率为5%左右的企业为例，只要将采购成本降低5%，其利润率就可以增加至11%。中小企业采购成本高的原因主要有以下几个方面：一是企业采购货品品种多、批量少，采购周期不固定，无法像大型企业集团一样享受购买折扣或者折扣较少，增加了采购成本。二是一些企业根据经验和对市场原材料价格上涨的预期，对于可能出现紧缺的原材料往往在销售和生产旺季到来之前大量采购。而原材料供应商往往对市场变化更加敏感，会伺机调整价格或者要求采购企业使用现金进行兑付。而中小企业由于自身实力的原因，采购资金有限，很多时候要通过赊销的方式缓解资金周转困难的局面。在这种情况下，许多中小企业只好支付高额的利息通过贷款或其它融资渠道借贷资金进行采购，从而增加企业的采购成本，进而造成产品成本和产品价格的提高，使产品在市场上的竞争力被削弱。三是中小企业采购管理体制不完善，生产管理水平也不如大企业那样“精密”。无法实现“零库存”管理。[2]由于中小企业对原材料价格变化的承受能力较差，因此许多企业采用大量采购的方法来降低价格波动对自己的影响，而这样却造成库存增加，库存管理成本增加。

1.4 采购策略不明确，供应商关系管理较差

在企业物资采购活动中，根据采购物品的价值、采购周期、供应商类型等的不同，所采用的采购策略也是不同的，目的是利用最小的成本采购到保质保量的物品，以保证生产的需要。首先，采购人员缺乏战略采购意识，认为拿钱就可以买到东西，把采购仅仅看做是与供应商之间简单的买卖关系，只注重谈判、比价、压价，没有与供应商建立长期、稳定和深层次的合作关系。采购过程中对供应商的扶持以及通过采购建立双赢的合作伙伴关系更是无从谈起。其次，中小企业由于采购周期不固定、采购批量小、采购资金不充裕，再加上一些企业有意逃避债务造成的不良影响，使得许多供应商对其缺乏信任感。再次，许多中小企业由于在供应商的选择、认定、考核和监督等方面缺乏科学有效的标准和程序，导致企业要么长期依赖于某一供应商，要么每次采购都重新选择供应商，增加了采购风险。

2 金蝶 k/3采购管理系统在中小企业中的功能实现

2.1 系统简介

金蝶K/3 ERP采购管理系统面向制造企业和商业流通企业的采购管理人员而设计。该系统提供采购需求管理、采购订货、仓库收料、采购退货、购货结算处理等全面的采购业务流程管理，以及供应商管理、价格控制、供货信息管理等综合业务管理功能，帮助企业实现采购业务全过程的物流、资金流、信息流的有效管理和控制。该系统可以与销售管理、仓库管理、存货核算管理和应付款管理等系统结合运用，提供更完整、全面的企业供应链解决方案。其主要业务流程如图1。

图1 金蝶k/3采购管理业务流程

2.2 实现功能

2.2.1 采购需求管理

系统提供MRP计算生成、配套查询产生、库存缺料分析产生、销售订单下推、手工录入等多种采购需求生成方式，并可按照物料、供应商等信息进行采购需求的灵活合并，满足不同企业对不同业务的采购需求管理要求，同时还可根据设置的供应商供货配额自动生成采购订单，帮助企业有效的规范采购业务。

2.2.2 采购订单管理

系统提供完整的订单管理功能，支持订单手工和自动关闭方式及采购订单变更管理，帮助企业有效的规范采购订单作业流程，提高采购业务处理效率。同时提供严格的价格管理、订单按比例允收控制等多种控制方式，帮助企业管理人员有效的管理采购业务。如图2。

图2 采购订单管理页面

2.2.3 采购结算管理

系统通过采购发票的钩稽进行发票与入库的匹配来确认入库成本。采购发票可通过采购合同、采购订单、外购入库单关联等多种途径的生成，支持采购发票通过三方关联方式严格取采购订单的价格，实现企业灵活的开票处理及有效的发票管理；同时在采购结算业务中，支持采购发票与入库单据部分钩稽、采购发票审核时自动钩稽、以后期间单据钩稽、费用发票的钩稽、费用发票的补充钩稽等多种灵活的钩稽方式，帮助企业准确核算外购入库成本。

2.2.4 采购价格管理

系统可按不同的供应商、不同的有效期间、不同的采购数量、不同的计量单位、不同的币种进行价格管理，同时，系统还提供最高采购价格控制和采购订单价格反写价格资料等功能，为企业提供有效内部控制工具，帮助企业有效的规范内部管理和控制采购成本。如图3。

图3 采购价格管理系统

2.2.5 供应商供货信息管理

系统提供供应商供货配额管理、维护供应商物料对应名称和代码的功能，帮助企业处理多供应商的供货和物料名称与供应商的不一致的问题。

2.2.6 委外加工管理

系统提供全面的委外加工作业流程。同时提供委外加工材料核销功能，支持按加工单位或委外生产任务单为核销方式，手工核销、按BOM核销等核销依据，能灵活快速的对委外加工材料进行核销处理，帮助企业随时掌握委外加工商处的材料结余情况，及时地对委外加工入库成本进行核算，全面管理企业委外加工物资。

2.2.7 报表分析功能

系统提供丰富、灵活的业务分析报表，包括采购订单执行情况明细表、采购订单执行情况汇总表、供应商供货ABC分析、采购订单ABC分析、委外加工材料明细表、委外加工材料汇总表、委外加工材料对帐表等，同时支持灵活设置报表查询分析条件，帮助企业快速、准确地获取支持采购决策和业务控制的相关信息。

3 应用价值

3.1 多途径产生采购需求，及时满足企业生产需要

企业在管理中会有很多的困惑，比如办公用品等低值易耗品如何保证各部门能有物品领用，而又不需要采购大量的物料备用而占用库存？而此困惑纠其深层原因在于企业存在原材料、办公维修等低值易耗品，需求来源不一样，计划方式也存在差异。金蝶k/3采购管理系统提供6种采购申请数量生成方式，如按库存量、配套方式、MRP方式、按销售订单等，提供缺料、配套、MRP计划、销售订单等方式产生采购申请，这样就能多途径产生采购需求，满足企业不同物料的不同采购计划生成需要，确保企业最优的采购数量，轻松的解决企业采购中的这些困惑。如图4。

图4 采购申请数量生成方式

3.2 严密的采购价格控制管理，降低采购成本

采购人员经常以高于物料的标准价进行采购，造成物料成本上升，侵蚀企业利润？归其原因在于企业没有完整的采购流程或者有采购流程，但管理不规范，控制不严密。金蝶k/3采购管理系统提供提供采购价格管理，采购时按协议好的价格进行采购，并提供最高采购价格及控制和采购价格可以在采购订单等环节控制用户不能修改来自公司协议的价格。通过这些价格管理功能，规范采购作业，杜绝采购漏洞，降低采购成本。如图5。

图5 采购价格管理

3.3 采购订单跟踪功能，及时满足企业的用料需求

采购订单下达后，采购人员不清楚订单的执行情况而不能及时跟催，导致材料短缺，生产停顿。归其原因多数在于采购物料繁多，每天都要订单下达及到货，但到货情况仓库不能及时传递到采购，而导致采购对订单状况不了解。系统提供采购订单全程跟踪报表，可以及时跟进未交货订单。可以方便采购人员按交期、未入库等情况进行过滤未交付订单和采购员能够跟踪采购订单，及时满足企业用料需求。如图6。

图6 采购订单全程跟踪报表

3.4 采购数量控制，防止超量采购，降低库存成本

采购员为了不让产生缺料，故意超过采购需求采购物料，造成大量物料呆滞。归其原因在于生产需求不确定，导致采购按需采购压力较大，再加上企业采购控制不严谨，造成采购人员宁可多采购，保证生产物料充足供应。系统提供严格按申请采购控制以确保按需采购和采购订单入库数量严格控制以确保按订单数量采购入库。通过采购数量控制，可有效防止超量采购，降低库存成本。如图7。

图7 采购数量控制功能

4 结束语

虽然现阶段中小企业在自身的采购管理上还存在一些问题，但如今在采购管理的理念上以及采用信息化的方式来规范企业的采购管理越来越得到重视。金蝶k/3采购管理系统就是在这样的需求下应运而生，并能较好得帮助中小企业完善及监控企业采购过程中的无计划和无规范性等，使企业达到有计划得采购、以较低的价格采购、并能跟踪整个采购过程和保证采购入库的数量控制，为企业在采购成本的控制上发挥了较大的作用。

[1] 周云.采购成本控制与供应商管理[M].机械工业出版社,2009.

[2] 徐杰,卞文良.采购管理:研究与应用的视角[M].电子工业出版社,2010.