加强会计电算化档案管理

杨奕

由于信息网络技术的快速发展和信息基础设施的不断完善，我国电子政务商务、网络文化教育等发展进入快车道，开始突破部门和地域限制，向交互性和互联网方向发展，这些快速发展带来相关凭单与票据的电子化，无纸化电子原始凭证也将成为一个不可回避的问题。尽管网络会计的发展前景让人瞩目，但是，加强会计电算化档案管理是一个势在必行的工作。

1.会计电算化档案的特点

一是，会计电算化档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

二是，会计电算化档案较传统会计档案有更多的存储形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面主要以硬盘或光盘的形式存在，包括存储在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存储在光盘等存储介质上作为备份使用的档案资料。

三是，会计电算化档案必须借助于一定的环境才能展现在使用者的面前，且使用时方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。

四是，会计电算化档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。

2.会计电算化档案的保管

会计电算化档案管理作为企业一项基础工作，应由会计电算化档案管理员专人具体负责，且不能由出纳人员兼管。其岗位职责有：①按规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；②负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案；③负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。

3.会计电算化档案的管理

一是，适应会计电算化系统向网络化方向发展的要求。随着计算机网络技术的大规模应用和发展，以及会计核算业务量的增大、业务种类的繁多、对会计信息资料的分析与研究的深入，计算机单机处理的方式难以完成现有会计核算工作。同时，网络技术的迅速发展及应用领域的不断拓宽，也使会计电算化系统出现许多新的特征。为此就提出了一个挑战性的课题，即会计电算化系统必然向网络化方向发展。

二是，做好管理的基础工作，尤其是会计基础管理工作。会计基础工作主要指会计制度是否健全、核算程序是否规范、基础数据是否准确、完整等，同时这也是搞好会计电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有良好的基础工作，电算化工作的开展将遇到重重困难。

三是，提高会计人员计算机操作业务素质。会计电算化促进了会计工作职能的转变，对会计人员的知识结构和素质要求较高。同时会计电算化使会计工作的效率提高和会计人员劳动强度降低，会计人员有更多的时间参与企业的经营管理，将促进会计工作职能发生转变。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，使他们用掌握的国际先进技术和精通的信息技术，推动会计电算化由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

四是，在企业中，财务部门的信息化属于起步较早的部门，积累的数据比较多。特别是一些中小企业，这些数据都分散在服务器和个人电脑中，由于用户过于分散及管理工作过于琐碎，疏忽了对这些机器上的数据管理，给数据的长久保存带来很大困难。制定会计人员培训计划。加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，并要注重实效。

4.会计电算化档案的管理应注意的问题

一是，要注意对电算化会计档案中软件文档的管理。

这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。

二是，要注意对电算化会计档案存储介质和保管的管理。

电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏。在管理时应注意如下问题：（1）在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；（2）对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；（3）对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；（4）对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；（5）对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；（6）需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。

三是，要是注意对电算化会计档案数据防范的管理。

进入网络以后，会计信息的安全性又受到了更大的挑战，主要表现在电脑黑客、病毒、一些网络管理不善和硬件自身的损毁等问题上。在会计领域中电脑黑客主要是指竞争对手和专门窃取商业秘密的机构。它们通过捕获、查卡、信息轰炸、电子邮件轰炸、违反义务条款等方式非法侵入网络，窃取数据或破坏数据。

因此，电算化网络系统必须要有相应的防范措施。电脑病毒除了通过软盘、光盘、磁带等途径进行传播外，还大量通过网络环境进行传播。在网络环境下，电脑病毒隐蔽性更强、破坏性更大、传播速度更快，不仅能对会计数据进行毁灭性地破坏，甚至破坏电脑硬件。

随着网络技术的飞速发展，财务人员可通过互联网随时获得最新的信息，网络会计未来也是一种发展趋势。它能够帮助企业实现财务与业务的协同远程报表、报账、查账、审计等远程处理，实现动态会计核算与在线财务管理，支持电子单据与电子货币，改变财务信息的获取与利用方式，使企业会计核算工作走上无纸化的阶段。我们完全有理由相信，在江泽民同志“三个代表”的精神指引下，我国的电算化会计档案管理一定可以不断地取得成功，加快我国迈向现代化的步伐。