浅谈综合医院消防档案管理

2013-12-04佛山市第一人民医院吴荣辉

办公室业务 2013年11期

文/佛山市第一人民医院吴荣辉

在当今的社会，随着国家经济的快速发展，人民的经济水平也越来越高，因此对于自身的身体状况也越来越重视，医院所接待的人员也越来越多。随着患者的增多，这也给医院带来了安全隐患。人流密集的地方本来就容易发生例如火灾这样的安全隐患，因此在一定程度上加重了医院消防工作的开展和消防档案的管理问题。再加上医院现阶段在消防档案管理工作上存在着一定的不足，在一定程度上更加深了消防档案的管理难度。进而使得医院在消防档案资料建设方面存在很多问题。老话说得好:“档案是我党的珍贵财福”，消防档案管理好了，对于促进医院的消防工作有着巨大的意义，可以在很大程度上提高消防工作的开展效率。

一、医院在消防档案建设方面存在的问题

（一）消防档案管理并没有受到重视

有的医院对于消防档案资料的建设并没有引起应有的重视，往往在建设时并没有按照规定进行开展，消防档案管理人员的素质也没有深究，导致管理人员的素质参差不齐。有的医院就算是表面重视了，但也存在应付上级检查的嫌疑，许多档案存在伪造的嫌疑，例如，在文件编号、当事人签名及时间记载等方面破绽百出。一些有必要记载的事件并没有及时归档，不能得到应有的借鉴作用，反而是存在造假嫌疑的档案充斥其间，给消防工作的开展造成了极大的不便。

（二）档案管理存在混乱问题

有的医院没有设置专门的消防档案室，而是堆放在一间小小的办公室里，也没有单独进行收整档案的柜子，一些消防档案随随便便的放在一些办公桌的抽屉里，像一些现场描写笔录、解决隐患意见书等全部像“大杂烩”一样放在一起，各门各类的消防档案充斥在一起为档案复查工作的开展形成了极大的阻碍。另外，由于有些医院的档案管理人员并没有进行专门管理档案的培训，再加上有些医院为了节省开支招聘了一部分综合素质不是太高的人员，经常出现消防档案管理人员偷懒的现象，没有按时地将这些档案进行专门的管理，更别说在档案分类、编号、装订等方面的程序了，如果在文件“堆积如山”的时候才“临时抱佛脚”就一定会存在将消防档案整理错误现象的发生，这是非常没有必要的。

二、解决医院在消防档案建设方面存在的问题的方法

（一）加大档案资料的投入并注重相关人才的聘用

医院应该引起必要的重视，专门设定款项设设置专门的档案室，购买质量经得起考验且数量多的档案柜，以达到档案分门别类摆放以便于查阅的要求。对于档案管理人员的要求，可以聘请一些专门从事档案管理工作且有工作经验的人进行选用，在选择人员时可以择优选取，对于医院这些人流量较大的单位，应该招收一些精神品质良好的人员。当然也可以从大学里招收一批从事内勤工作专业方面专业的大学生，这也是寻找这方面人才的良好办法。同时，如果医院较大的话，可以招聘比较好的内勤人员，使消防档案的管理更加结构化和具体化，可以在很大程度上将管理工作精细并全面化。

（二）实行奖惩分明的奖惩制度

医院应该设定合理且奖惩分明的奖惩制度，同时也可以将对于消防档案的管理纳入管理人员的年终工作考核的范围内，制定透明、合理、完善的施行办法，用来保证这项工作全面并有效的开展。在消防档案管理工作中，对于表现良好且具有责任感的工作人员进行奖励，激发其工作热情。在进行消防档案管理作业时，对于违反制度的消防档案管理人员进行必要的处罚，如果情节严重且构成犯罪行为的，应该移交司法机关对其追究法律责任。

（三）对档案进行及时的更新并利用电子管理手段对档案进行备份

由于消防安全是重中之重，但每年医院都有些人员变动、防火责任人调整或规章制度要发生改变，因此应该对某些数据及时地进行更新，以便能够有效地防止一些不必要麻烦的产生，在开展工作时具有针对性。同时，对于一些不可避免并影响消防档案管理的事情也应该有一定的措施。例如，当今社会科技日益发展，尤其在电子科技，像移动存储设备及办公操作系统的出现，都为档案资料的建立和完善提供了良好且可行的方法，将消防档案转为电子格式进行备份，方便了消防档案的管理工作。因此，纸质档案和电子档案同步实施的措施具有很大的可行性，相信一定会去的良好的效果。