社区服务中心档案管理规范化探讨

文/吉林省洮南市社区服务中心 高东辉；吉林省洮南市社会救助事业中心 王思南

社区属于人们在日常生活中不可或缺的综合性集体机构，其承载着人们在日常生活中各个方面的需要，并且还承载着落实国家制定相关政策法规的重要任务，社区档案的管理工作则是社区非常重要的基础性工作之一，其不但真实的反映着社区不断发展的历史，同时还记录着社区在各个方面取得的建设成绩，无论对于社会又或者是社区建设，其都具备着不可或缺的作用。

一、社区档案管理工作的特点

（一）社区档案管理工作的服务型

在社区的建设工作中，档案管理承担了许多的服务兴致的工作，其主要表现在档案管理所针对的内容及对象，而其工作方向从社区行政管理工作逐渐覆盖到关于人民群众日常生活的各个方面。社区档案管理工作的宗旨是服务与广大人民群众，其需要通过人民群众的相关信息来组织活动，从而其到推动人民群众之间相互沟通的桥梁作用。

（二）社区档案管理工作的自主性

社区档案管理工作中的自主性是由国家当前行政体制改革来决定的，行政管理机构将责任明确到各个部门，以此来提升部门的工作自主性与积极性。而社区档案管理工作的责任属于社区居民委员会所有，在责任权利等到明确以后，工作可以更加顺利的进行。

（三）社区档案管理工作的超前性

传统的社区档案管理工作通常是在活动结束以后，针对该次活动相关的记录行材料进行整理，这属于一种事后的整理。而新时期社区开展各种活动是以社区档案管理工作为基础的，所以新的社区档案管理工作则要求具备超前性。

二、目前社区档案管理工作的基本情况

进入到二十一世纪以来，各地社区档案部门根据国家档案局关于社区档案管理工作的总体要求与部署，根据实际情况采取措施，并通过整合社区档案资料及对社区建档等各种方式，主动积极的进行社区档案管理工作，取得了较大的成绩。但是因为受到许多相关体制、实际条件以及传统观念的约束，社区档案管理工作或多或少的存在着一些问题及相对薄弱的地方。首先是思想上认知不够，对社区档案管理的重视程度不足。许多社区根本没有将社区档案管理工作纳入日常议事日程，在实际工作的安排上，过于偏重处理繁杂事情及完成上级布置的任务，往往忽略了收集整理档案资料的相关实物及图像以及积累档案管理的资源；其次基础设施落后，档案散失严重。由于社区办公经费紧张，基础条件不到位，缺乏专人统一管理，档案资料分散保存问题突出，造成档案材料散失甚至损坏；最后是档案业务不熟，管理缺失。由于社区整体工作起步迟，工作人员由街乡基层单位选派，多为新手，业务能力参差不齐，特别是对档案基础知识和基本要求了解不够，对档案资料的收集、整理、分类、归档不甚规范，许多有价值的文件材料不能及时归档，档案收交、查阅、利用等管理制度不健全，缺乏约束力。

三、社区档案管理规范化措施

（一）强化宣传，加强档案意识

社区档案管理工作关系到社区居民委员会的种种工作的开展，仅仅依靠档案部门来工作是不够的，必须应用多种多样的方式，积极组织社区居民委员会工作人员学习与宣传《中华人民共和国档案法》，加强社区居民委员会工作人员的档案观念，将社区档案管理工作与领导责任挂钩，以此来保证社区档案的完整。

（二）健全档案管理，建设合理的社区档案管理制度

根据社区档案管理工作的需求，制定并健全社区档案管理的相关制度，促进社区档案管理工作纳入法制轨道。加强对档案管理办公用品的投资，完善社区档案管理条例，要将制约社区档案管理工作发展的因素一一解决。

（三）加大对档案人员的业务培训与指导工作

积极组织各个社区档案部门的工作人员参与关于档案的培训，让其了解档案整理与立卷等规范的工作形式，同时还需要对社区工作相关知识有一定的了解。社区档案管理工作人员只有熟练掌握社区档案工作的详细步骤以及了解社区工作的相关职能与性质，才可以在日常工作中做好社区档案管理工作。

（四）加大档案管理的信息化建设

社区档案管理工作要提升档案管理人员的综合素养，就必须加大档案管理信息化建设的步伐。当今世界计算机和网络信息技术的迅猛发展，国内计算机档案管理的网络程度也在持续强化。而档案人员必须要通过现代化的先进技术以及先进的管理观念来强化社区档案管理工作，并改善档案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落实好电子企业档案的网络安全工作，针对一些十分重要的档案文件，需要应用非常严格的保密方式，实施重点保护。另外，要尽量保障一些关系到商业机密及知识产权的档案文件的完整。与此同时，社区档案部门的工作人员要积极学习，拓宽知识面，掌握工作所相关的知识以及行业的现状与未来，提升自己的综合素质，应用现代化的科学装备与技术，应用先进的管理方法进行指导及改善档案工作，这样才能做好社区档案的管理工作。

（五）明确社区档案管理工作的职责，加大监督力度

将要将社区档案管理工作纳入到社区日常工作的会议中去，在会议中明确社区档案管理工作的职责。因为社区档案管理工作涉及的内容非常广泛，内容相对也比较繁杂，所以必须要将相关的责任落实到社区档案管理部门中去，要将社区档案工作规范化管理，并且通过应用社区档案部门自查、人民群众监督与相关职能部门监管相结合的管理方针，同时应用经济、法律及行政的手段，将社区档案管理工作规范化。社区档案部门及其工作人员在日常社区档案管理工作中也要发挥其职能效应，做好自己的本职工作，促进社区档案管理工作的规范化运作。

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