知识经济时代企业档案管理的过程优化

2013-12-04平高集团有限公司李艳洁

办公室业务 2013年11期

文/平高集团有限公司李艳洁

企业对于国家经济发展的重要意义不容低估，而在现代企业的诸多事务中，档案管理的重要性被重新的重视了起来，尤其在知识和信息的冲击下，现代企业的档案管理已经改变了以往的模式，正在向过程优化的层面推进。本文以此为视角，对知识经济时代企业档案管理的过程优化问题进行了系统的分析和讨论，阐述了知识经济对现代企业档案管理提出的新的要求和进行档案管理的必要性，然后从不同的层面，讨论了档案管理工作的过程优化途径。旨在通过本文的工作，为时下我国企业的档案管理工作提供一些新的信息，使其能够在当前高速发展的知识经济时代取得更大更多的成绩。

一、知识经济时代现代企业档案管理工作的新要求

（一）提高企业档案管理的相关技术

在知识经济时代，信息化是其一个重要的表征。因此，对现代企业而言，不但要对技术上的改变做出反应，还应该充分的全面的改变和革新其管理观念和管理方式方法。其原因是十分简单的，因为企业的档案管理工作在今天是无法离开信息化而存在的，而企业的发展也同样需要信息化的协助，因此，有必要将其纳入到企业的整体信息化建设当中。同时，现代企业的信息化程度正在不断的提高，企业的生产经营活动也都在向着智能化的方向迈进，这样一来，企业的档案管理工作也就面临着新的更为严峻的要求。只有提高企业档案管理的相关技术，才能实现对企业档案信息资源的深入开发，使其全面的适应知识管理和知识经济的挑战。

（二）拓展与完善企业档案管理的各项职能

在知识经济时代，企业的档案管理其职能应该根据时代的发展进行转变，这种转变主要体现在以下几个方面:从传统的对档案实体的管理认识，向注重对档案内容的知识管理方向转移，在这一过程中，还需要强化对企业档案档案知识的开发与利用，通过对现代信息技术手段的应用，完成企业档案管理的智能化服务，并通过企业之间的联合或者合作，最大限度的实现企业档案资源的共享和公用。从这个角度讲，现代企业就需要转变其观念，把企业的档案管理看做是其知识管理的一部分，彻底放弃传统的认为档案就是收藏的观念和心理，以知识经济时代的要求为先导，重点改变其重收藏轻使用的状态，重新制定出适合企业本身的知识资源管理整体规划，并以此为契机，全面的收集与企业发展相关的信息和知识，并采用统一的数据格式与元数据标准，对企业的档案信息资源进行规范化的加工和整合，以此来完善企业档案管理的各项职能。

（三）完善与优化企业的馆藏资源

为了迎合知识经济时代的到来，现代企业需要进一步的完善与优化其馆藏资源，并将其视作企业档案管理的基础与重点环节。其中，最为重要的便是通过适当的手段，完成企业数字化档案资源体系的构建，深化知识管理的程度。而在数字化档案管理体系的构建当中，要将先进的信息技术和手段应用其中，并以此为基础，生产出形态各异的为企业的生存和发展所需的知识产品，为企业的发展提供智力支持。而在数字化档案管理体系的构建当中，档案管理者不但要介入到电子文件的产生与控制的全过程，还应对电子文件的价值进行鉴定和增值化处理，并通过数据挖掘等方式，最大限度的释放档案中的知识成份，以此形成系统的企业知识体系。

二、现代企业进行优化档案管理的必要性解读

在现代企业的经营管理过程中，其档案管理工作正在面临着新的跳帧，为此，只有对其进行创新，才能实现档案管理工作的优化，促进企业的生存和发展。而实际上，企业的管理创新本就是一个复杂的系统工程，这种现象在现代企业的档案管理中表现的更为明显。因此，有必要对现代企业的档案管理进行过程优化，将其作为重要信息收集和储存以及开发利用的重要环节，实现档案信息的网络化、档案信息资源的开发利用多样化以及管理模式的现代化和文档的一体化等。从这个角度讲，为适应知识经济这一新的时代发展模式，现代企业的档案管理部门需要对这一现实进行深刻的认识和反思，加强对企业档案管理工作创新与创新能力以及创新服务的研究，通过多种渠道培养具有创新意识、启发创新思维的档案管理队伍，为拓展现代企业档案管理的空间提供一定的支撑。与此同时，我们也应该认识到，创新本就是一个复杂的过程，当然也是一种能力的体现。企业的档案管理工作要想获得良好的效果，就需要从多个方面进行创新，以此为企业的方案管理工作提供必要的保障。

三、知识经济时代现代企业档案管理的过程优化模式

（一）通过管理思路创新提升档案管理效果

大量的经验表明，企业档案管理服务的滞后，将会导致企业档案工作失去生存的活力与市场。所以，应该改变企业档案工作的现状，重点将企业档案部门变成先行者，以此形成企业档案工作由事后收集材料转变为事前介入和事中参与的新型的档案管理理念。也就是说，知识经济时代的企业档案管理需要以超前的意识获得企业发展的认可。从这个角度讲，要想使现代企业的档案管理获得创新方式的成功，就应该培养创新思维，因为，只有具备了这种思维，才能为其过程优化奠定基础。

（二）促进档案管理模式创新

在现代企业档案管理工作创新模式的构建中，需要重点完成以下工作:1.在工作手段方面进行改进，最大限度的简化档案管理部门的操作步骤；2.在企业的日常档案管理工作中，需要充分的利用现代化技术提升档案管理工作的效率，这是因为，不论是企业的档案业务工作，还是企业的档案管理工作亦或是档案信息的交流工作等，均能够借助计算机完成现代化的管理，帮助企业解决实际问题，提高其管理效率与管理水平；3.在档案管理工作的不同环节与一些具体的操作手段的革新中，构建立卷制度上的更新。

（三）通过开发利用提高档案管理效率

为了逐步使企业的档案开发利用工作置于重要位置，不能只是强调硬件设施，还应该从软件建设方面进行，最大限度的强调平时运作情况的记载，并以此为基础，推进基层企业档案工作业务服务的向前进行。同时，将基层企业的档案建设列入到基础设施计划之中，统筹解决基层企业的档案保管条件和规范化装备以及现代化设备和其他实际困难等，积极争取到上级相关部门的拨款，注重档案工作的现代化建设，逐渐从手工操作向信息管理转变，重点发展企业档案事业，以此适应知识经济时代的企业档案工作的迫切需要。

（四）强化企业档案管理人员的业务培训

档案管理工作是一项专业性很强的工作，它要求承担该工作的人员不但要有较强的事业心与责任感、良好的道德操守以及沉稳严谨的工作态度，还应该具有扎实的专业知识与利用现代科技手段管理档案的基本技能。为此，企业的档案管理人员应该开拓视野、更新知识、提高技能、增强素质，并将档案管理人员的专业技术职能和本人收入挂钩，鼓励和调动他们的工作积极性。