浅谈开展档案信息化建设的做法和体会

文/山东舜诚工程造价咨询有限公司 朱霞

一、开展档案信息化建设的基础

《全国档案信息化建设实施纲要》明确把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。为档案管理配强专业设备、专业软件，开展档案人员的计算机操作培训，始终把档案信息化作为信息化建设的重要内容，加强档案信息化建设的认识深入人心。

档案库房设计应引入先进的档案管理理念，管理系统采用自动化的密集架管理系统，库房的温度、湿度控制均可由楼宇管理信息集成系统（BMS）直接控制；并配备专用空调设备，保持档案保存要求的恒温、恒湿条件。整个基础设施的不断加强，为档案信息化建设的进一步发展奠定基础。

制定较为完善的规章制度，改变过去少数人参与归档的局面，使档案信息化成为全员参与的工作，而且环环相扣，责任更加明确，促使人人参与。档案部门具有档案专业知识的专业人员，是信息资源的汇聚地，具备一套完整的信息收集的机制和体制，是技术部门开展信息化建设所要寻找的理想合作伙伴。而档案部门在开展档案信息化建设中，设备、人员等技术力量都较为薄弱，必须依托技术部门的信息技术装备和计算机专业人员，两者形成一种紧密合作、优势互补的态势是档案信息化建设成功的要件之一。

二、当前开展档案信息化建设的主要不足

（一）软件开发多头现象还比较严重

存在以下现象:一是上级机关开发的软件往往不能满足下级机关的实际工作需要，单靠行政手段予以推广，而下级机关为满足本单位的工作需要自行开发软件，其个性有余，共性不足，缺乏标准。二是一个单位运用多套系统进行数据录入，技术上难以解决数据整合，造成操作人员重复劳动，档案信息收集整理困难重重。存在上述现象的原因:一是缺乏详细明确的规范化标准和实施细则，使软件开发工作混乱无序。二是缺乏权威机构牵头，造成软件开发重复和浪费。就档案信息化建设而言，要围绕全国档案信息化建设的目标、任务和原则来开展工作，要严格遵照权威机构的档案信息化标准开发软件、建立数据库。

（二）部门重视程度存在不平衡

业务部门对档案信息化建设的态度还存在可有可无的想法，在软件开发过程中部分同志还存在等和靠的想法，不肯在提供需求和测试中付出太多精力。技术部门的软件开发队伍不够稳定，人力不充分，不能及时解决系统使用中发现的不足，及时加以完善。档案管理部门因人员、经费等原因，只能忙于日常工作，难以在宏观上积极引导。

（三）复合型人才不足

目前，既懂技术，又懂业务的复合型人才不多，信息化建设往往需要人才合作才能完成，工作中由于沟通困难消耗精力比较大，影响工作效率。就档案信息化建设而言，要选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本的计算机管理知识，能准确提供软件开发需求，与计算机专业人员能熟练沟通、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部。

（四）档案信息安全保障体系还有待完善

要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案信息要转存到档案专用服务器，实行物理隔离。要有数据异地备份。在利用档案信息资源和信息化处理过程中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。

三、对今后开展档案信息化建设的展望

（一）总体规划，分步实施

档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的指标体系。国家档案局2002年发布《全国档案信息化建设实施纲要》中提出，档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系，是一个很复杂的系统工程，绝非轻而易举。需要资金，需要人才。我们要科学地进行档案信息化建设首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级和院信息化总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与院信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。

（二）突出重点，务求实效

当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。国家档案局局长毛福民在2000年全国档案工作会议上指出:“十五期间，档案信息化建设的重点是加强电子文件和电子档案的管理，”这样有利于把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。对库藏档案的数字化要防止急于求成、片面追求结果、淡化过程、对困难估计不足的倾向。国家档案局2002年发布《全国档案信息化建设实施纲要》后，各地都在加快档案信息化建设的进程。市院条线考核、区档案局的督导中都体现了这一要求。因此，对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。对于档案的信息化应用系统，要充分利用办案软件全市推广的契机，进一步做好需求调研工作，积极探索出基层院业务档案信息化的新路。

（三）规范流程，强化服务

档案信息化首要前提是档案管理工作自身流程的规范化对于不适应、不符合的坚决予以整改。要引进国际、国内档案管理的先进方法，同时要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则再好的信息化技术手段都是“摆设”。要先充分发挥局域网的快速、便捷的效能，建立内部的档案应用服务平台；也要未雨绸缪，结合《电子签名法》等相关法律法规的颁布，提前考虑档案信息化的公众服务等功能的设计，真正发挥档案信息化的效应。