论信息管理中的档案管理在运行管理中的效用

文/额河建管局“635”枢纽管理处 任晖

一、档案管理的内容

对于我们平时所说的档案管理工作又可以被称作档案工作。档案工作就是是档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，同时档案管理的工作也是国家档案事业当中非常基础性的工作。档案的收集、整理、保管、鉴定统计和提供利用的活动这几大部分也就是档案管理的主要工作。但我们也分为基础工作和利用工作两大部分。

在档案管理的过程中，有几种比较主要的档案管理方法，一类就是逻辑分类法，而这种分类法在档案管理当中运用的非常普遍。这是因为，档案管理必须要按照形成时期的本来面貌进行管理，而档案的内容一般来说都是五花八门的，并且对于档案的需求也是多种多样的。正是因为这样，所以档案管理就要灵活机动，按照一定的逻辑顺序进行更加科学的管理，可是现实当中不管档案的管理师如何灵活，都应该按照一种顺序进行，在数据库当中也要通过有限的表来反映出实体的记录信息。

二、运行管理的作用及工作目标

运行管理作为全行业务运行的大平台，是全行的信息流，资金流，业务流的大动脉。加强业务运行统一管理，保证安全和高效，对推动全行业务发展，实现业务集中处理，具有重要的作用。构建运营集约化，管理一体化的现代商业银行创新性，价值型运行管理体系，是运行管理中的重要工作目标。

三、档案管理在运行管理中的服务对象

如果要想让档案管理更好的进行下去，就需要首先明确档案管理的对象。而档案管理的主要服务的对象也就是档案的利用者。先对档案进行良好的管理，然后为档案的利用者提供更好的服务。而在这个过程当中，档案管理者的一个非常重要的任务就是要解决档案分散、数量大、类型杂乱、孤本等情况。通过档案管理者的准备才能使档案最终达到比较集中、系统、优质、有规律、广泛的目的。这样也才能够为档案的需求者提供更加优质的服务。而社会对于档案管理的满意程度也会随着档案管理发展水平的不断提高而增强。

四、运行管理中要建立新型的档案管理

一直以来，我国的档案管理工作还是属于以纸质为存储模式，长期以来都沿袭着比较传统的管理模式。这种模式虽然是比较稳定的，但是随着社会的不断发展和前进，档案的管理工作也需要不断的进行创新和发展。而面对现代化技术的迅猛发展，现代化的管理方式也应该逐渐投入到新型的档案管理当中。很多档案都应该采取计算机录入的方式，这样不仅能做到有条不紊，还能保证安全以及方便查找。通过新技术的运用来建立一个新型的档案管理系统。而要建立一个这样的全新的系统首先就需要转变观念，让计算机技术真正的融入档案管理的工作当中，对于计算机技术也不再是简单的掌握，更应该了解一些信息管理以及开发应用方面的知识，将计算机的知识充分的发挥到档案管理的每一个环节当中。这样档案管理会变得非常有规律、并且非常清晰，很多信息都能做到一目了然且方便查找。但是，当这种新型的档案管理方法也带来了一些原有的弊端。这就是在电子档案方面自身存在了某种缺陷，而电子档案的真实性以及被法律的保护性也需要我们去不断地完善。随着科技的不断发展，新型的档案管理系统要逐渐的建立并完善起来，同时，档案管理人员的素质也应该随着提高，这样才能提高档案管理的创新水平，树立起档案管理人员的新形象。

五、档案管理要有一定的安全性

在信息管理系统中，档案管理一般分为纸质档案与电子档案，但不管档案是以何种形式的存在，也一定要保证档案的完整性以及系统性和安全性。而一般来说，纸质的档案都是以案卷为最小的保管单位，由此来构成比较基本的保管条件，而这些元素包括了卷皮、卷盒、档案装具以及库房这些部分。纸质档案的安全性虽然相对来说比较高，但是弊端就是存储量就会相对比较小一些，尤其是在日积月累的过程当中，纸质的档案会变得越来越多，不仅给工作人员造成很大的压力，同时也不利于日后的整理工作的进行。所以我们针对档案管理的安全方面做出相应的措施，这样才能保证档案管理的完整性。

六、对档案管理体系要进行创新

要想建立一个完善的档案管理体系，我们就要进行创新，同时这就与电子化、信息化、科学化分不开。随着科技的不断发展和进步，档案管理也应该以一个全新的方式来跟随社会进步的脚步，因此，不管从何种角度看，电子文件的管理已经是档案管理当中必不可少应用的方法了。今后我国的档案管理应该沿着电子文件管理的方向不断的向前发展，将电子文件管理进行不断的完善。

七、结语

在企业当中，我们为了能够清楚的看到所贡献的价值，就不得不进行档案管理。档案管理在信息系统运行管理过程中，利用它的安全高效性、信息量大、集中性、系统性等特点，更加有效地在运行管理中发挥了它的效用。在本文中，对于档案管理，我们进行了系统的分析，比如档案管理的内容、档案管理的新制度、档案体系的创新等，通过对档案管理的创新与改进，使我们能够更加明确组织的目标，更好更快的发展下去。