浅谈电子校务背景下的高校档案管理

文/江苏农林职业技术学院 陆帅帅

一、高校档案管理在电子校务发展背景下所存在的问题

（一）档案信息资源缺乏共享

我国从上个世纪八十年代就开始推行计算机的运用，高校各个部门也都开始按照本校实际的需求在校内建立起了信息系统。高校各个部门也都根据各自职能以及工作的重点，选择了不同的计算机技术以及相关的数据库，这样一来就造成很多职能部门是并行的，所建立的数据库也都存在着很多的重复，各个部门之间的协调工作没有得到很好的开展，这样让高校各个部门变成了单独存在的个体，之间没有信息的沟通，资源也得不到共享，这已经严重限制了高校电子校务的统一规划和发展。

（二）档案信息化落后于电子校务发展

高校要想发展电子校务，实现校务的公开，那就需要建立起更高水平的档案管理，实现档案信息化。档案信息化主要包括了档案目录信息的数字化以及档案全文信息数字化两个方面的内容。从实行档案信息化开始就一直都只是在进行档案目录信息的数字化，只是简单的讲档案的目录信息录入到计算机内，档案使用者只能够进行简单的目录检索，高校对于档案全文信息的数字化还都比较落后，档案信息与实体是分开的，这不仅不能够遵循高校电子校务发展战略，更会对高校信息化进程造成严重的制约。

（三）档案安全问题过于明显

高校发展电子校务，加强了学校档案部门与其他部门以及社会外界的联系，档案部门的工作效率也得到了提高，可是这也将给高校档案管理带来严重的安全威胁。在网络这种大的背景下，计算机操作系统、硬件设备以及网络黑客等等因素都将会造成档案信息安全缺失，发生严重的泄露事件。所以，高校的档案部门一定要能够在积极利用档案的同时，注重网络安全问题，避免发生档案泄露，保证档案原件的安全。

（四）电子档案文件管理缺失

高校的档案能够将学校每项工作的历史情况展现出来，可以说是学校职工劳动与智慧成果。高校实行电子校务系统，已经能够进行电子化的文化处理，可是对于电子文件的归档以及保管问题却逐步产生。目前，在高校档案室所保存的只是一小部分的电子档案文件，还有一大部分的文件都还存留在各个部门中，这严重制约了电子档案信息的整合。高校应该要加快电子档案管理，跟上学校电子校务发展的脚步。

三、高校档案管理与电子校务相协调的发展策略

（一）加强信息资源共享

档案系统的数据只要是来自不同业务子系统，包括学生业务、人事业务、科研业务、教学业务、电子公务业务等等，这些业务信息目前还都是各个部门分别管理，信息资源无法得到沟通，针对此，高校应该要实现资源共享，尤其是对于校园电子公务与档案之间的对接，这应该是实现资源共享内容中的重点。高校应该要不断推出能够适应电子校务发展的资源共享方案，要能够建立起健全的办公自动化、档案服务以及公文流转等等系统，让档案的管理能够与文件的管理进行对接，数据也都能够进行转换，逐步实现信息资源的共享，这将是许多高校档案档案工作的重点。

（二）加强档案信息化建设

目前，很多高校的档案还都是纸质的档案，只有很少的文件采用了数字化的记录方式，虽然纸质档案管理流程已经相对完全，可是这种纸质档案管理的手段与方法已经不再适应教育发展需求以及网络信息化的步伐。高校必须要全面开展档案信息化建设，要能够将档案的实体与信息进行分离，让档案管理朝着数字化、信息化发展。这不仅能够将高校的档案信息资源变的丰富和完备，还能够提升档案信息服务的深度，达到进一步优化高校档案馆藏结构的目的、可是档案信息种类繁多，不同的信息也具有不同的价值，开发利用的时限以及保密程度都存在不同，再加上档案数字化成本过高，所以高校档案管理人员应该要选择社会需求大，价值高的档案信息进行数字化，建立起高质量的档案信息数据库。

（三）增强档案安全防御能力

增强高校档案的安全，一方面要加强技术的保障，从技术上来消除档案管理中存在的隐患。这主要是通过权限的设置、个人身份的鉴别以及防火墙、数据库备份等等措施，建立起防范系统；另一方面主要是通过制定严格地档案管理制度。由于目前很多高校的档案业务繁杂而且量多，并且都是有兼职人员进行负责，这样一来就必须在整个工作的过程中建立起严格的适用于多个用户的网络版管理系统，要以严格地程序以及制度来确保档案信息的安全。

（四）增加电子文件的前端管理

文件从形成到保存再到销毁，这是一个完整的过程。高校在对电子文件进行管理时，一定要从前端控制入手，可也就是档案文件的生成阶段，在这一阶段内，档案管理人员就可以将一部分重要的档案从高校各个部门进行汇总，整理，进行归档和保存，将可以在文件形成阶段就能够实现的管理功能实现，这样就可以保证电子文件的真实性、完整性以及安全性，档案管理的功能和质量也都能够得到提升。

[1]侯英杰.电子校务背景下高校档案管理的发展思路[J].兰台世界,2010,(02):52-53.