论科技档案如何为企业发展服务

文/韶钢设计院 黄丽芬

科技档案是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件材料，它作为重要地、直接地记录了企业发展过程的一种形式。现代企业的科技档案工作不仅仅是管好档案，更重要地是站在企业生产需要的角度上，为企业的发展创造件，带来效益。

我设计院是集团公司的二级单位，存放着从66年建厂开始到现在的大量的基建技改档案。历年来设计人员充分利用我院现存有的的技术档案，将科技档案转化为生产力，提高企业的生产能力，促使企业技术进步、科技创新，在精心设计、节能环保合理优化设计方面为企业带来了经济效益和社会效益。结合本公司实际情况，笔者在这里谈一些粗浅的认识。

一、夯实业务基础工作，为企业发展创造先决条件

在科技管理体制健全的情况下，设计业务部门在一项科技活动结束或告一段落之后，应按归档制度对科技文件材料进行筛选和系统整理，各科技档案部门归档。将档案管理标准和实施细则，有效地纳入有关部门和人员的职责范围，实行经济责任制考核；档案工作人员要参与单位各业务部门的在生产经营活动，掌握各设计专业部门在设计中所形成的文件材料、图纸等具有保存价值的原始资料，进行前期工作的介入，以做到心中有数，确保归档案卷的质量。

（一）整理工作

整理工作是科技档案提供利用的基础和前提条件。科技档案只有经过科学整理，实现系统化和条理化，科技档案是否经过整理，整理得是否科学，将直接影响对它的利用。科技档案经过科学整理，就能够保持它内部相互之间的有机联系。实现系统化和条理化，才能够保持它内部相互之间的有机联系。

（二）编目工作

编目是固定科技档案的分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录，是将科技档案按一定的形式进行保管，以便检索，及时为企业的各项科技、生产活动提供利用。

（三）科技档案鉴定销毁工作

科技档案鉴定销毁工作是科技档案基础工作的必要环节，科技档案鉴定销毁要重视效益原则，档案鉴定不是为了销毁档案和压缩库存，而是为了优化档案馆藏结构。近期我院就进行了一批鉴定的档案销毁工作，根据使用单位的实际情况对一些淘汰落后设备厂房已拆除的图纸进行鉴定销毁工作，对需销毁的档案并做好光盘刻录工作，实行电子文档保存，减少库存，实行档案有效利用和科学管理。

二、充分发挥科技档案的功能，为企业发展带来效益

科技档案具有知识储备功能、依据凭证功能、管理功能和认识功能。它是企业的资产，是一种潜在的生产力。科技档案管理工作的最终目的是为了档案的开发利用，让档案在被开发和利用的过程中最大限度地产生经济效益，增强企业竞争力，为企业发展提供有效依据。

（一）发挥科技档案的知识储备、依据凭证功能

为企业发展内含扩大再生产服务。我公司在2001年一料厂改扩建工程的事例正生动地说明了科技档案的储备功能。在工程建设中，一设备基础设计由于外委设计院设计的基础过大投资过高，我院工程技术人员调研了档案室保存的原设备的基础资料原始图纸和设计材料，对原有同类设备的基础进行了分析论证对比，改善了原设计方案，仅此一项就为公司节约200多万元建设费用。科技人员依据科技档案客观凭证性的特点对企业进行优化设计，以达到利润最大效益化。

（二）发挥科技档案的管理功能，为企业科技、生产的优化管理服务

在企业的科技、生产活动中，有些项目完成了设计暂缓施工，凡这类工程资料就一定要保存完整，以科技档案的形式储备起来，待以后需要时再正式施工用。对于一企业来说，高质量、丰富的科技档案储备，有利用于企业的发展。如果在科技、生产活动中不注意形成、积累科技档案，也就失去了它的知识储备功能。

（三）企业的技术人员利用科技档案的管理功能，实现科学管理企业

科技档案信息提供所提供的有关数据，有助于企业决策者对情况进行分析、判断，对企业的科技、生产活动进行有效地监督和控制，实现科技、生产活动的优化管理。

（四）企业领导通过来自档案库存科技档案大量可靠客观的数据进行判断，为企业管理作出决策

比如:我公司以周边的农村的边界问题的纠纷，工农渠水源利用及松山技术学院南华寺地界争议问题、焦化厂曲江化工厂的用地问题、韶钢二水源的用地、我公司有关人员查阅大量我设计院存有的历史档案进行论证，及时解决了有关的纠纷问题为保护我公司的利益提供了可靠的依据，为现场的管理提供服务。

（五）科技档案之所以具有认识功能，是因为它记载和存储了前人或他人的科技成果、工作经验和其它有关的科技信息

科技活动具有继承性特点，任何一项科技活动都需要吸取和借鉴已有的科技成果。科技档案不仅仅为工程技术人员提供了前人或他人的设计理念和设计依据而且提供了有关的技术数据和图形结构。如南韶韶钢新建PC棒线工程，就是通过利用现原有的五轧老厂房进行改造的，设计人员通过查阅了大量的图纸资料论证，减少了厂房的投资资金350多万元，缩短了建设周期，为工程的早日完工和投产，取得了显著的经济效益和社会效益。

总之，•韶钢的发展和建设与充分发挥科技档案的作用有着密切的关系。因此，在今后的档案工作中，我们必须树立为企业争取经济效益的观念，重视利用，想企业所想，急企业所急，供企业所需，为促进设计合理化，节约企业建设成本，多创经济效益服务。