民营企业的档案意识教育

文/泉州市鲤城区人大常委会人民接待室 黄煌辉

民营企业的发展对我国的经济和社会发展做出了重大的历史性贡献，民营企业已经成为福建省泉州市最大的特色和品牌，对泉州的现代化建设具有重要的支柱和推动作用。经过 30多年的发展，泉州民营产业从小到大，已经形成三个产值超亿元，两个产值超500亿元的产业集群。泉州经营业绩突出的民营企业从企业制度、产业发展、经营模式，均已建立起比较科学合理的管理机制，不但经营管理好，而且对民营企业档案工作认识比较深刻，员工参与并接受档案意识教育，使档案工作助力于民营企业的发展。为此，民营企业要实现超越式发展，员工的档案意识教育显得尤为重要。

一、民营企业档案工作现状

（一）企业档案意识薄弱

档案意识是人们对于档案的行政、地位和作用的认识。民营企业经营者是否重视本企业的档案工作，实行集中统一管理档案的机制，对档案信息资源进行有效管理和开发，实现档案工作为民营企业生产、经营和管理提供优质高效的服务，形成自己的核心竞争力，都与民营企业的档案意识有着密切的关系。民营企业的经营以追求利润最大化为目的，企业忙于在市场中求生存、求发展，根本无暇顾及管理层次上的档案工作，往往考虑如何取得短期经济利益，而忽视企业管理工作之一的档案资料如何开发利用，来获取企业长期的发展。多数的民营企业经营者认为:“档案资料整理、归档、集中统一管理浪费时间与人力资源，还是放在自己手上最保险”。尤其是一些生产规模较小的民营企业，具有参考和保存价值的档案资料，无人管理，普遍存在自生自灭的现象。民营企业在法律事务纠纷、工商登记、企业上市缺乏依据性的档案资料，就会体会到“档到用时方恨少，是非经过不知难”。由于民营企业档案人员素质不高，专业意识不强，对为什么要保管档案，本企业核心档案资源是哪些，企业档案工作如何发挥作用等等均无明确概念。因而，企业档案室只能起到文件仓库的作用，企业档案工作极其意义根本得不到有效的展现。

（二）企业建档工作薄弱

民营企业普遍认识到档案的重要性，但在对待建档工作的意识上又有不同的表现。

一是档案工作随意性大。企业建立之初，首先，企业经营者不了解档案与档案工作两者之间的关系，在企业的经营活动中，没有将档案工作纳入议事日程，组建档案工作网络，致使本企业的档案工作无章可循。其次，由于没有合适的档案管理人选，兼职人员缺少档案管理的专业知识等诸多因素，致使企业的大批积压文件资料，无法开展正常的档案收集、归档工作。

二是档案工作粗放型。不少民营企业在经营管理过程中越来越意识到企业档案对企业发展的重要性，也想把民营企业档案管理好。但是，在缺少档案专业人员的业务指导情况下，没有档案管理规范与标准可参照执行，他们只能选择按照自己想法的工作方式来管理档案，例如，把自己认为重要的东西没有分门别类的收藏，指定专人负责保管，需要时能提供利用即可的档案管理模式。有些民营企业发展多年，企业管理上不了新的台阶，企业形成的技术创新和管理经验没有记载、保存下来，不利于民营企业管理和技术创新，严重阻碍了民营企业的可持续发展。

二、民营企业档案意识教育的必要性

民营企业已成为我国社会主义市场经济的重要组成部分，作为民营企业基础管理工作重要组成部份的档案工作，却未引起民营企业经营者的充分重视，相当多数的民营企业单位还没有认识到企业档案在企业的生产、经营、市场拓展、权益维护等各项活动中的重要作用，这与民营企业的发展水平很不相称。随着民营企业市场化运作的深入发展，民营企业面临日益激烈的市场竞争，只有按照市场运行规律与现代企业制度接轨，有效合理地整合民营企业各种资源，才能形成自己的核心竞争力。因此，民营企业不管其规模大小，都要夯实企业管理，建立和完善企业档案管理体系,增强自身的综合竞争实力。

（一）民营企业二次创业，强化档案工作的迫切性

民营企业的经营规模变化多、变数大，对档案工作的认识和关注是现实而自主的，只有企业发展和规模有较大的发展，经营上档次，才有心思考虑档案工作，把本企业的档案工作摆在议事日程。泉州民营企业走过首轮30年黄金创业期，当前国内外宏观环境急剧变化，企业感到粗放的发展方式渐入穷途，首轮创业成功之后，如果我们的民营经济不能在量的积累中加快实现质的提升，企业发展动力就会显得不足，泉州与先进地区的差距就会越拉越远。企业“二次创业”的关键是要提高企业产品的技术含量，向创意、创新、品牌和设计等要效益，这需要我们的民营企业家们更加重视管理，强化企业档案工作。因为，企业档案是企业成长的内在生命基因，它与创新的结合，促使企业发展，通过企业档案工作提升产品质量、提升品牌，进而提升民营企业的整体实力。

（二）企业档案意识教育是民营企业档案工作的基础

由于民营企业成分复杂，类型繁多，因此，其档案管理模式不应再是单一经济体制形式下千篇一律的集中管理模式，而应是多元性的特点。在民营企业员工之间广泛地进行企业档案意识，是强化民营企业档案工作不可或缺的一项基础工作。只有进行档案意识教育，才能使员工对民营企业的档案和档案工作有所了解，培养员工对企业档案积极的价值取向和认同感，具有档案收集、保管档案信息的自觉性。同时通过互相交流提高认识，使用大家重视档案工作，建立健全民营企业的档案工作网络。

三、注重民营企业员工档案意识的培养

档案意识具有档案构成社会化的特点，现代档案意识认为应从整个社会的角度来看待档案的构成，强调档案的产生和形成是一种广泛而普遍的社会现象，因而，构成一个国家的档案不仅是政府部门的档案，还包括许多事业单位、社会团体、国营和民营企业、医疗、卫生、教育等各种行业，使更多的人认识到了档案的价值和作用。

（一）加强档案普法教育，提高民营企业员工的档案意识

通过立法来强化社会的档案意识，是现代档案意识的另一个特点。大力宣传《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规，一是提升民营企业经营者档案法律意识，使其明确建立档案工作制度，维护档案完整与安全，配备档案管理软硬设施，保障民营企业档案工作顺利开展的领导责任。二是培养管理人员和专业技术人员的归档意识，明确其担负文件材料及时归档的责任。三是在民营企业贯彻有法可依、有法必依的档案法律责任，提高广大民营企业员工的档案法律素质。

（二）树立企业知识资产和信息资源观意识

首先，民营企业档案包含着大量的企业在生产经营，产品开发等工作中知识的积累，是企业资产的一个重要组成部分。其次，民营企业档案信息资源的重心是与企业生产经营和产品研制、技术创新等活动密切相关的档案信息，如文秘、人力资源、财务、成本、供应、生产、设备、销售、客户关系、商标、专利等各种档案资料，它是企业内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息。企业以盈利为目的，实行独立核算，因此，与企业独立核算相关的所有数据信息收集与归档显得尤为重要。民营企业，尤其是技术密集型企业，生存和发展的命脉是企业的知识产权档案、商业秘密合同、科技创新资源，注重企业知识资产和信息资源的安全保管与利用是民营企业员工应尽的职责。再次，建立起以民营企业主营业务档案为核心的档案管理体系，施行“统一领导，分级管理”原则，对民营企业档案实行集中统一管理。行使企业档案管理部门有效进行档案信息资源整合的职责，建设信息共享档案资源库，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

（三）开展知识产权档案意识教育，增强商业秘密的保护能力

民营企业档案知识产权保护意识普遍薄弱，在企业发展过程中一直不注重知识产权的保护。泉州多数民营企业发展到一定规模的都是家族企业，管理机构的随意性导致企业不设立专门的知识产权管理机构，许多企业没有把知识产权档案保护纳入企业的整体管理体系，导致知识产权档案资产非常容易流失。知识产权档案的保护在技术密集型和知识密集型民营企业尤为重要，这些民营企业生产和管理要求科学技术知识较多，并能为各产业部门提供新材料、新能源、新工艺、新设备与新方法。要在涉及企业知识产权岗位工作的管理人员和技术人员开展保护知识产权档案的教育，执行有关知识产权档案收集、归档职责。民营企业员工流动比较频繁，档案部门应及时掌握即将离开该企业，涉及知识产权机密的各类人员，留存手中档案资料情况，及时追缴，避免因知识产权档案的流失，影响企业生存与发展。

提升民营企业档案意识水平的工作任重道远，要紧紧围绕民营企业的中心工作，积极做好规划，形成长效宣传教育和灵活教育相结合的机制。企业不仅亟须设立专门档案管理机构，明确档案工作的分管领导，配备专兼职人员，将企业档案管理制度化。同时，建立和完善企业档案管理体系，全面提升民营企业档案管理能力，推动民营企业转变经济发展方式、实现民营企业的创新发展。

[1]梅先辉.深圳民营企业的档案管理现状及对策[J].档案学,2005(4).

[2]刘斌.我国中小企业知识产权工作的思考[J].知识产品,2008.

[3]曾慧梅.浅论新时期知识管理下的民营企业档案工作[J].办公室业务,2011(12).