对企业档案开发与利用的几点认识

文/安惠敏

充分发挥企业档案资源的优势，根本目的就是实现企业档案的开发和利用，充分发挥企业档案的作用，使档案造福于人类，推动社会全面进步。因此，对企业档案开发利用价值的研究，一直是档案界研究的重要课题。全面、深刻地认识这个问题对档案学理论研究和档案工作实践都有十分重要的意义。

一、档案的保护与开发

档案是人类历史上传承至今具有重要历史价值、艺术价值、科学价值、文化价值的记录。面对巨大的文化财富，从不同的角度看，往往会有不同的认识。站在档案工作者的角度上看，档案是文化的传承与延续，妥善地保护档案对于客观认识历史、开展宣传教育等方面都有着重要的意义。由于档案的历史性、时代性，同时又由于档案具有特殊性，也使其在历史变革与时代冲击时更容易遗失。对它的保护才显得更加的急需和紧迫。

企业档案是前人留给今人和后人的一份宝贵财富，在企业档案的保护过程中，应当鼓励各方对档案活用，多手段全方位地开发档案的实证价值和情报价值，使档案在回顾历史、提供证据等方面发挥应有的作用。合理的开发会促进企业档案事业的传承发展。

二、企业档案开发利用价值必要性的认识

我国档案界在档案利用价值方面的认识在不断提高，并逐步在一些基本方面取得了与美国档案学家谢伦伯格达成共识，特别是对档案凭证价值的认识基本一致，至于档案还有哪些价值，如何认识，还有不同看法，如一部分同志认为：档案还有借鉴参考价值。还有一部分同志认为：档案还有信息价值或称情报价值。我认为，无论档案是信息价值，还是参考价值都是指档案给人们提供了认识和处理问题的信息，供人们认识和处理问题时借鉴参考。这个价值是客观存在的，因为档案为人们提供了可供借鉴参考的档案信息或情报，产生了指导工作的依据和借鉴参考的作用。另外，档案还有帮助记忆的价值，档案作为人们进行各种社会实践活动的原始历史记录，是人们进行社会实践活动时直接形成，反映大脑意识活动和由意识的支配而产生的社会实践活动的真实记录。

三、企业档案开发利用的性质、特点

企业档案开发利用的性质特点，是档案利用价值区别于其他事物的性质方面的特点，对于这个问题，档案开发利用价值的性质特点有以下几个方面：客观性、真实性、准确性、可变性和广泛的社会性。

企业档案开发利用价值的客观性。首先，档案开发利用价值是客观存在的、真实的，这是被无数事实证明的。它不仅可以被识记、保留，而且可以被再现。又如档案的凭证价值，也是客观存在的，真实的，因为档案是人们进行社会活动中直接形成的原始记录和第一手材料，保留着原载体和事迹。又如借鉴、参考价值，也是客观存在的，因为档案真实地记录和反映了人们进行各种活动的经验教训和教学技术知识，可为别人借鉴参考，所以档案的开发利用价值是客观存在的、真实的。其次，档案价值的客观性，真实性也是建立在档案材料客观存在的真实性基础上的，因为档案材料作为办事工具，是当时因办事的需要而产生的，是直接记录事物的原始材料，保留有原迹，当然是真实可靠的，客观存在的。

所以，企业档案开发利用价值的客观性、真实性、准确性就是指档案价值是客观存在的、真实的，准确的。存在这一价值的基础是档案记录，反映的事实和记录反映事实的档案材料都是客观存在的，真实的。档案材料和档案记录事物的客观性和真实性，决定了档案利用价值的客观性、真实性、准确性。认识档案开发利用价值的客观性、真实性、准确性有十分重要的意义。对于利用者来说，可以提高对档案利用价值重要性的认识，增强对企业档案利用价值的信任，及对档案的依赖作用。

其次，对企业档案工作者而言，可以增强自己的职业责任感，千方百计地维护档案原件、原迹的长期存在，不受损失，不做有害于档案原材料的事；不能任意篡改档案；不能以假乱真。将真实、准确的档案材料严密保存，用可靠、科学、真实的记录留给人们今后借鉴。

四、实现企业档案开发与利用

企业档案的开发和利用是档案工作的重要价值所在。利用者在查询信息时主要追求对特定信息需求的满足，并不在意这些资源的类型、利用方式和保管地点等，对他们而言，资源内容的丰富性、可用性、全面性、系统性和易用性是最重要的。因此，在档案信息资源开发利用中，我们应坚持传统开发方式与现代化开发方式相结合，坚持独立开发与合作开发相结合。只有走多元化、多层次、多模式档案信息资源开发道路，才能提高信息资源开发的深度和广度，为用户提供丰富、全面、系统、易用的信息。

传统开发方式与现代化开发方式相结合。传统开发方式如编研档案、举办档案展览等至今仍可沿用，仍会有不错的开发利用效果。与此同时，为适应现代信息技术和档案信息化建设的发展，必须利用现代化开发方式对馆藏档案信息资源进行数字化，并与电子文件档案信息资源整合，提高档案信息资源开发的深度和广度，推出利用者欢迎的种类多样的数字档案信息资源。通过完善档案门户网站，建立各类专题档案信息资源数据库和个性化、功能完善的档案信息查询服务系统等，使档案信息资源能够突破时空的限制，在更广泛的范围内以多种形式提供给利用者利用，满足各类利用者的需求，以取得更好的开发利用效果。

加强档案馆与这些信息资源机构的沟通与联动，突破信息资源机构界限，既可以在更大程度上集中相同主题的信息资源实现专题信息资源的联合开发，又能促进不同主题的互补信息资源的联合开发。档案馆与图书馆、博物馆、科技信息研究所等信息资源机构合作开发信息资源最重大的意义在于能够实现全社会信息资源的整合、共建和共享。发挥信息资源的整体优势，最大限度地满足各方面利用者的多元化信息需求。

五、档案在开发利用中的保密与公开度

尽管我国开放档案政策已施行多年，已经有大量的档案信息资源通过开放提供给公众利用，但如今档案信息资源的开放程度仍然很低。大量可公开的档案信息资源由于种种原因未能开放供公众利用。

企业档案作为重要的信息源之一，在经济社会发展中起着重要的作用，在我国的现代化建设事业中是不可或缺的。本质上，企业档案不仅是记载历史发展轨迹的真实原始资料，也是详实地反映政府或不同机构工作概况的最原始的记录，是不可再生的珍贵文献资源和极为重要的信息源。由于档案既记载着大量事关国家安全和发展的秘密信息、不同机构和部门的商业秘密或其他方面的核心秘密，以及大量的个人性、私密性的信息，同时蕴含着政府部门或相关机构在经济与社会管理、公共服务及处理不同业务工作中产生的许多非秘密的信息。一直以来，在档案的保密、公开及利用上，往往是宁紧勿松。即保密有余而公开不足，因而产生了档案管理过度的现象，使档案在我国的经济社会发展中失去了其应有的作用。为了规范不同信息的保密与公开问题，我国先后制定了 《保密法》《档案法》《专利法》《反不正当竞争法》《政府信息公开条例》和 《个人信息保密法》等法规，就是从法规层面上对档案及其他信息的保密与公开作出了解释和规定，有利于保证各类信息的安全及其公开利用。

企业档案对于人类有着重要的利用价值，是人类宝贵的文化财富，企业档案不仅可以帮助企业记忆，还可以作为处理问题的凭证和分析、认识、解决问题的借鉴参考，档案不仅对形成者有用，对其他人也有用，有广泛的社会性。我们必须从理论上认清这些问题，以便掌握其特点和规律，只有掌握企业档案开发利用的特点和规律，才能充分开发利用企业档案资源，更好地为企业经济建设服务。