提升公文处理效率的 “四剂良方”

文/陈少文

随着中央政治局改变工作作风“八项规定”的出台，天津国华盘山发电有限责任公司对公文处理时效也作出了细致的规定。公司拓宽思路，集思广益，开出提升效率的 “四剂良方”，收到了良好的效果。具体方法如下。

文书即时收文。1.电子公文：将Foxmail应用程序和系统内公文邮箱绑定，实现新邮件实时提示。公司文书在收取邮件一小时内完成登记目录、系统内录入、上传、打印文件 （可有效核对文件内容和页数是否存在问题）工作，并发送至总经理工作部 （负责文件处理的部门）经理拟办。2.纸质公文：上级单位、各股东方、相关合作单位等寄送的信件 （红头文件、函）及传真等纸质文件，经总经理工作部经理审核后需做收文处理的，由文书进行扫描后 （一般为TIF格式，需转换为PDF格式，可减少文件在办公系统中的占用空间）按电子文件流程进行。3.保密文件：可使用纸质公文处理单进行传阅，传阅流程如下：文书进行文件内容登记，并将文件附后，总经理工作部经理提出拟办意见，文书依据拟办意见请主管领导批示。主管领导批示后文书依据批示意见送相关部门进行传阅。传阅结束后文书将文件封存并交档案室。

关注领导行程。文书收取文件后，依照部门职责分工先行发送至相关部门阅知，为文件办理提供充裕的时间。密切关注领导在岗情况，及时提示在岗领导批示文件。公司领导出差一天即做授权委托。并要求公司领导利用手机远程处理需要传阅的文件，确保每份文件均在48小时内传阅完毕。领导批办件涉及多个部门且未明确主办部门的，由批示领导分管部门负责对文件及时处理。对于紧急公文，主办、会办单位传阅处理时间必须在文件内容要求的期限内完成。

在催办和督办领导批示和传阅的环节，文书易产生畏难情绪，不敢也不好意思多次提示领导。建议总经理工作部经理在相关会议上对此项要求进行重申，获得领导们的认可和重视，文书在日常工作中关注领导的状态，利用手机信息、电话、内部腾讯通等方式委婉地进行提示，领导们都会积极配合做好此项工作。

建立公文督办网、完善AB角授权管理。公司要求各部门经理每个工作日及时查阅OA公文流转系统中的公文，并在规定时间内处理完毕。如确有必要将有关文件转呈部门主管等人员，需在部门会议上及时告知。要求每个部门指定一名兼职公文督办人员，负责督办本部门公文业务。兼职督办员在公司文书的提示下，督促部门人员在48小时内完成文件传阅，并按照规范格式在办件中填写意见，确保每一份需办理的文件在规定时间内优质完成。内部各层级人员离开本岗位8个工作小时以上即进行AB角授权，确保文件处理工作连贯不脱节，AB角责权清晰。

纳入公司月度绩效管理。将公文处理纳入公司月度绩效评价指标，对公文时限、办理规范、文件流程、外出会议重要文件资料归档等内容进行量化管理。评价要求：1.公文传阅——OA公文流转系统中经文书分发流转至部门的待办文件，所有涉及的人员处理时间均不得超过48小时。2.公文办理——OA公文流转系统中需要办理的文件，主办部门人员需在规定的时间内提前上报文件中要求的各类信息 （如总结、报表、回执等），并在填写办理意见时将处理结果清楚说明，如 “已于×月×日将××上报至××公司”。示范：《冬春季节防火工作总结》已于×月×日上报至××××××处。3.发文程序——遇到紧急情况需公司领导直接进行纸质签发的文件，拟办部门人员两个工作日内在OA公文流转系统中补办程序完毕；4.会议资料归档——公司员工参加上级机关或相关机构会议期间收到的公文（包括正式红头文件和重要材料），需在3个工作日内交总经理工作部文书处归档。绩效管理强化了各部门人员对公文处理工作的重视程度，为提高公文处理时效奠定了坚实的基础。