刍议档案馆管理的信息化建设

文/中国海洋石油南海西部公司 方丽

档案馆管理的信息化建设，是指档案馆利用现代信息技术，通过对信息资源的开发和利用，进一步提高档案管理的综合水平，进而使其经济效益和社会效益得到不断提高。档案的信息化具体来说，就是达到对档案管理所有环节的自动化管理，实现网络化的管理方式、智能化的决策方式以及电子化方式管理档案信息。

一、档案馆管理信息化建设的意义

（一）有助于创新档案工作的服务手段

传统的档案管理主要是通过手工来操作的，这种方法只适应过去生产力的发展，但随着生产力的不断发展和科技的不断进步，这种方法已经跟不上时代的脚步了。而信息化技术的发展给档案的管理手段提供了强有力的武器，通过对计算机网络的应用，可以实现档案管理工作的信息化，这在很大程度上节约了人力物力，通过信息化管理，实现了从手工操作向计算机自动化操作的过渡，提高了档案管理工作的效率。

（二）有助于创新档案工作的服务方式

目前，人们对信息的需求量越来越多，而且质量的要求也随之提高，人们需要的是经过处理的综合信息。而传统的档案工作的服务方式比较局限且封闭，查找和运用起来极为不便，在实质上发挥不了应用的作用，而信息化的不断发展就可以解决这些问题，通过网络就可以给人们提供各种服务。通过现代信息化管理方式，可以获取经过处理的综合信息资源，满足了人们的不同需求。

（三）有助于创新档案工作服务的内容

传统的档案工作服务内容主要是给人们提供纸质的信息，这种方式比较单一，而档案馆的信息化管理，可以将纸质档案和电子文档进行结合，提供全方位以及高质量的档案信息产品，进而满足人们对档案信息的不同需求。

二、档案馆管理信息化建设的构想

信息化是时代进步的动力，是档案馆管理发展的方向，信息化涵盖了档案馆管理的各方面和全过程。档案馆的信息化包括核心业务和主导流程的信息化，人的信息化以及档案资源的信息化。档案馆的信息化建设可以分为三个阶段。

（一）业务自动化管理建设

在此阶段的主要任务就是要：第一，利用现代信息技术，对档案馆的管理流程进行改善，实现各环节的自动化管理；第二，不断完善网络建设，建设内部局域网，进而实现信息资源共享。

（二）本单位城建档案数字化建设

此节段的主要任务是将传统的档案资源通过数字化技术进行加工，进而成为电子化的信息数据，将其写入光盘，进行相应的保存和管理，同时提供在网络上的存取服务和借阅以及提供一些岗位培训等经营活动，真正实现管理的电子化和网络化。

（三）联合城建档案馆的数字化建设

该阶段的主要任务是在前两个阶段完成之后，实现了真正的数字城建档案馆，将会形成超大容量的资源，随时可以提供各种信息资源的服务。

三、实现档案馆管理信息化建设路径

（一）实现档案工作现代化

通过应用现代信息技术，进而实现自动化处理档案信息，实现对其的一体化管理，实现对不同的档案进行数字化管理存储，可以快速进行相关信息的查阅和检索，通过计算机技术可以对信息资源进行相应的加工，使其表现形式更加生动形象，通过网络技术，可以进行远距离的信息交流和传递，实现档案信息资源的共享，可以实现海量的存储，避免一些档案被损坏的现象。同时，实现档案馆的信息化管理，管理者为了适应发展，必须提高自身的综合素质，不断对档案管理的工作方式进行创新。

（二）实现档案工作的标准化

在进行档案信息的采集，为了给用户提供更优质的服务，满足用户各种不同的需求，就必须有统一的标准和格式，对一些图像、视频等要按照标准的规范进行操作，实现对不同资源信息的统一管理。

（三）实现档案馆管理工作的开放化

传统的档案管理方式主要是纸质的档案信息资源，用户只能通过这个渠道获取所需的资源信息，因此档案信息资源的利用和管理不具有开放性，对档案馆好坏的衡量标准也是停留在收集资源信息的多少之上，随着档案馆的管理信息化的建设不断开展，衡量的标准有了重大的改变，在考虑到对档案信息资源的收集情况的同时，还要求对其进行加工整理和保管，还要考虑到对这些档案信息资源的传递和开发情况，衡量是否给用户提供了真正的利用价值。

（四）实现档案工作的服务化

建立在档案信息化的基础上，档案管理工作在各个方面都有了很重要的改变，在目前档案工作的主要任务就是，对档案信息资源的科学管理，对资源进行合理的配置，进而给人们提供高效和优质的服务。这对档案管理工作的要求就更高了，随着网络信息技术的快速发展，一些新的档案形式不断出现，用户可以通过网络，找到档案馆所找不到的信息资源，信息资源的构成形式越来越丰富。因此档案管理工作不断涵盖了信息的收集整理加工，同时还给用户提供相应服务，还要保证服务的效率和质量。

四、档案馆信息化建设中存在的问题

（一）人员的素质制约了先进技术的应用

由于档案馆管理工作从传统的管理方式过渡到了信息化的管理方式，因此对于档案馆管理人员的要求也越来越高了，要不断掌握管理的专业知识，同时还要懂得现代信息技术的运用。在我国目前的档案馆管理工作中，大部分管理者都没有专业的管理知识，综合性的管理人才极其缺乏，这在一定程度上制约了先进技术在档案馆信息化建设中的应用。

（二）信息的共享和保密安全性相互制约

在现代的信息化管理中，不断使用网络技术，实现了信息资源的工序，这样给人们带来了许多方便的同时也增加了档案信息泄漏的风险。

（三）开发不足档案信息价值没有得到真正发挥

由于生产和现代科技的不断发展进步，对档案信息的需求也随之增加，为了满足越来越多的需求，档案信息就出现了迅猛增长的形势，而档案信息在通常情况下只增不减，也就是具有累加性，这就形成了大量的档案信息数据，但是我国在对档案信息的利用还停留在简单的查阅和检索阶段，还没有对档案信息进行更高层次的开发和利用，所以还需要对这些信息资源进行更深的挖掘，使其发挥出真正的价值。

五、提高档案馆信息化建设的方法

（一）提高对档案馆信息化建设的认识水平

第一，档案馆的信息化建设是通过使用网络技术实现对档案信息资源的管理，通过网络给用户提供所需的信息资源的相关服务；第二，档案馆的信息化建设是通过现代的信息技术，对传统的信息服务方式进行了改革，实现了档案管理的信息化模式。随着我国的全面发展，传统的档案馆的管理方式已经无法适应社会的发展和进步的要求，必须要进行档案馆的信息化建设，进而形成新的管理方法，即信息化管理，这样可以降低管理成本，提高工作效率，同时还可以给用户提供更优质高效的服务；第三，要充分认识到其对增强档案馆的发展有着一定的指导作用。加强档案馆的信息化建设，有利于有目的的进行资源的开发，实现资源的优化配置，使得档案馆的管理和运行模式和国际接轨；第四，政府对信息的应用和需求是最大的，档案馆为党和政府保管重要的信息资源，加强档案馆的信息化建设，有利于对国家的信息资源保管；第五，档案馆管理模式的创新，体现着现代政治文明发展的必然要求，而且有利于我国各方面的发展，同时给优化提供了高效便捷的信息资源服务体系。

（二）加强高质量的数据库建设

如果档案信息以数字的形式存在，数字系统就是主要的传输路径，因此，信息化建设要不断提高质量，才能不断满足人们的各项要求，还要符合数据库的标准，数据库建设要考虑到未来的发展，要有预见性，进而更好的适应用户的各种需求，同时还要做好对数据库的维护动作，进而保证信息资源的完整性。

（三）要重视档案信息的安全保密工作

在档案中，有些是公开的，而有些信息资源则是需要保密的，因此，对这些需要保密的资源要采取严格的保密制度和措施，以防泄漏。

（四）提高管理人员的素质

档案馆的信息化建设是利用计算机网络技术实现为用户提供多种信息资源的服务，所以管理模式在传统的基础上，有了很大的改变，因此为了达到管理的要求，管理人员在具有扎实的管理知识的基础上，还需要对现代信息技术的综合掌握和运用，管理人员要不断进行学习，提高自身的综合能力，进而给用户提供优质的服务。

（五）处理好一些重要的关系

第一，要处理好档案馆信息化建设和市场运作之间的关系，根据发展的需要，不断创新建设的新机制；第二，要处理好档案馆信息化建设新项目和整合资源之间的关系，进而使得信息资源的开发和利用水平不断得到提高；要处理好其和监督服务的关系，进而提高档案馆信息化建设的实效；第四，要处理好系统建设和基础工作之间的关系，保证其健康协调发展。

六、结束语

总之，档案馆管理的信息化建设是科技和网络信息不断发展和进步的需要，顺应了时代的发展，对信息资源的收集整理和运用的方式有了改变，给人们提供了更优质高效的服务，同时还节约了管理成本，提高了工作效率。

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