论档案信息安全管理

文/佛山市金的信档案管理咨询有限公司 邓佩仪 曹伟芬

在这个科技越来越发达的时代里，虽然很多人都选择用电子档案来进行档案的保存和整理，用档案管理系统和计算机操作的档案管理方式管理自己或他人的档案。但是，用纸和笔这种纯手工的档案管理方式任然有他存在的意义和地位。所以论述档案信息安全管理时，两种方式我们都有考虑到。信息的高速发展，必将形成很多的电子文件，这就给档案管理的工作内容更加繁琐和复杂，这样就需要档案管理的工作人员如何合理的去管理如此多的档案信息，安全管理档案信息是我们国家档案事业一份艰巨而重要的新型工程。而档案信息安全是档案安全的核心内容。

一、提高档案安全防范和自我保护意识

首先，通过制定一系列的方案来保护档案，增强管理人员的安全防范和保护意识，防止出现一些本不应该发生事件。每一个立档部门和组织单位，必须加强对自己内部人员科学技术普查和应对突发事件的培训，当做一个长期有用的工作来预防档案管理灾害的发生，这也是档案信息安全管理的一个最重要的任务之一。其次，思想上要明白会有意外的发生，行动上要充分做好随时处理突发事件的准备工作，对自己或他人的档案信息要有良好的安全和保密责任心，档案管理工作体制要完善，档案信息安全管理要加强，从而有效地提高档案安全防范和自我保护意识。在平时多开展一些演习活动，让工作人员在演练中学习如何处理紧急突发的不可预测性灾害，如何在突发事件的同时把档案的损失降低到最小。最后，制定有效的制度来管理档案的开放，在媒介和各种公开的场合中合理的把握档案对外开放的相关内容、没有失去效力的档案复印件和部分档案信息被记载下来的内容。只有用正确的方式权衡档案保密和档案开放之间的关系，才能确保安全管理和充分利用档案信息。

二、创建和改进档案信息的保护机制

一份完整的档案信息是很宝贵的，因为档案信息的流程复杂、积累时间长，短时间内很难重新获取，甚至不可能从新获取，所以档案信息不能失去，也不能被毁掉。很多机构和单位在遇到危机的时候，很有可能这些档案信息会让危难解除。因而，把档案信息保护好是档案管理人员义不容辞责任，也是我们对档案管理的终极目标。

（一）纸质档案信息保护

对纸质档案信息来讲，很渺小的一个外界环境因素都会影响到档案信息安全。主要的外界因素包括：温度、空气湿度、灰尘、光线、磁场、有害气体和机械震动等会直接或间接的影响到纸质档案信息的保存。对纸质档案信息采取特殊的方法和措施，万一被烧毁了，原件没有了，但还可以用备份的复印件，这些备份的复印件可以存放在当地也可以存放在异地。存放在当地就是版复印件存放在当地办公所在的地方，并且要放在特殊的容器里面，最好是具备良好的防火和防盗能力的器具里。存放在异地就是办复制的档案信息存放在不是办公地点的其他地方，就算发生突发性灾害，在两个地点同时发生的概率很小，几乎可忽略不计，不至于造成一无所有彻底的损失。

（二）电子档案信息保护

对于电子档案信息来说，电子备份是保护电子档案信息最有效惯用，这也是电子档案与纸质档案的最本质区别。如果遇到了突发事件，就能及时便捷的从数据库储存的数据中找回原有信息。

信息化时代发展速度迅猛，档案信息也在慢慢地从原有的纸质档案向电子档案不断发展。电子档案机制成型以后应该做到按时收集、积累、和归档，有效地预防档案信息变更和损失。具体应该做到以下七点：

1.归档的时候一定要认真仔细检查电子档案信息，确保电子档案信息的内容和相关说明与其纸质或者是其他文件格式的完全相同；保证电子档案内容的完整、可靠和真实。

2.归档时要确保电子档案的载体没有被感染病毒，而且能够准确的读出载体中的档案信息。

3.使用光盘存储归档的电子档案，让之处于只读的属性，达到保护所有归档的电子档案的效果。

4.定期检查电子档案信息是否安全和有效，发现存在损伤的电子档案信息，及时采取相应的补救措施，从备份里重新拷贝一份或者是通过有效的修复使档案信息完整。

5.真实有效的跟踪记录每一个电子档案，记录该页面的来由、管理和浏览状况。这样能获得最原始的电子档案信息，对电子档案信息真实性提供有力保障。

6.储存档案信息安全的意识和网络安全意识一定要强，设置密钥和身份认证，防止他人恶意窃取档案信息；有力的监控档案信息管理系统，避免管理上的失职；网络要设立防火墙，有效地防止黑客和病毒；采用内部局域网形式，隔离外界网络；定期备份档案数据库的信息，确保档案信息保密，运行的系统安全可靠。

7.要把电子档案的充分利用和有效保护二者有机的结合，遵守电子档案的管理制度，在技术上和管理策略两方面确保档案信息的安全性。

三、结语

综上所述，一方面要让档案信息管理人员具备一定的档案信息安全防范和自我保护能力，另一方面要让档案信息管理部门建立和完善安全管理体系。在档案信息安全的同时，也不能放松警惕，要时刻预防档案信息的安全漏洞；在档案信息存在安全隐患时，应该及时处理问题，要把泄露所带来的损害降到最低。只有这样，才能让安全管理真正的落实到档案信息中去。

[1]王媛媛.浅谈档案管理的安全保护工作[J].科技信息(学术研究),2008,(07).

[4]杨萍.电子文件安全保护的六点要求[J].北京档案,2006,(06).

[5]张寒凝.谈电子文件信息的安全防护策略[J].江淮论坛,2007,(04).

[8]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报(社科版),2006(02).