信息技术与档案利用服务模式的创新

文/成都飞机工业（集团）有限责任公司信息技术部 陈琬

一、前言

在我国的发展过程中，我国专家学者也已经广泛的认识到档案管理事业对于我国政治经济发展所具有的重要意义，但是就我国现阶段的档案管理水平来说，还有很大的提升空间。尤其是整体管理水平低下，资源开放利用度过低等问题的存在，已经成为影响我国档案事业发展在信息时代获得进一步发展的重要阻碍因素之一。

二、档案馆服务工作的现状分析

档案馆的传统信息服务主要是指利用人工手段提供档案资料来满足用户信息需求的服务。传统信息服务内容主要有阅览服务、外借服务、复制服务、报道服务（提供一、二、三次编研成果）、检索服务、参考咨询服务等。传统信息服务强调人的参与，是面对面的一项基础性服务，有着合理性和自我优势，还有广泛的用户群，所以不应全面摒弃，但应利用信息技术使传统信息服务从服务方式、服务内容和服务时间等都得以强化和拓展，以适应用户的多样化需求。

（一）传统档案馆服务模式的特点

传统档案馆主要收藏以纸张为载体的信息，它的服务必然围绕着纸张档案和档案馆馆舍而展开，因此传统档案馆服务模式是一种基于载体的实体化服务模式。基于载体的实体化服务模式是档案工作部门在信息化程度不高的条件下运用传统信息服务手段基于记录载体而建立起来的一种档案信息资源利用服务模式。这种服务模式，它以档案或档案材料加工品的实体为服务立足点，通过传统的现场阅览、借阅、提供复印件等方式为用户提供档案信息服务。可以说，基于载体的实体化服务模式在过去和现在占有十分重要的地位，发挥了很重要的作用。

我国国家档案馆基本上是免费向公众服务的，档案馆所有经费由国家提供，服务完全是公益性的。这种做法为我国的档案馆事业的发展提供了可靠的保证，同时，也带来了许多弊病。任何业务的开展，都向国家要投资。同时计划经济中的人浮于事、效率低等问题，档案馆也普遍存在。随着市场经济的发展，社会对档案馆需求的扩大，仅靠国家的投资已不能满足社会的需求。

（二）存在的问题

传统的档案馆由于受保密和机要观念的影响，档案馆是为少数人服务的。传统档案馆的档案是以保存为主，形成了“重藏轻用”、“重管轻用”的办馆思想，往往把服务对象放在次要位置。档案馆设施的建设也是以更好地保护案卷、管理案卷为重点，因此基于载体的实体化服务模式有着其固有的缺陷。一方面，它受时空限制较大，无法很好地实现档案信息资源跨地域共享，无法支持多个用户共同访问某一数据或文件，同时受档案工作部门服务时间的限制也非常明显，它几乎不可能实现全天候的服务。另一方面，这种服务模式受场所、设备、人员限制较大，其成本往往较高，并在提供个性化服务方面不尽人意。基于载体的实体化服务模式长期以来形成了一定的服务特点，主要表现在服务范围比较狭窄，服务方式比较简单等。

三、服务模式的创新主要体现在以下几方面

正是由于在手工和半自动管理时代形成的传统的档案服务方式已不能完全适应数字化档案的特点，同时也无法满足利用者的需求。因此为了适应社会信息化进程的需要，必须切实变革档案信息服务方式，使之更好的为用户服务，满足用户对档案信息日益增长的需求，已成为档案信息部门的重要任务。

（一）以开放化为方向的资源共享模式

随着我国政治经济等方面的快速发展，档案开放化程度也必将在这一过程中获得相应的提升，这是由于社会发展过程中所表现出来的具体需求决定的。档案管理部门内部实现资源共享和信息交互。档案管理工作中，应该重视对社会发展过程中所必须和急需的资源的开放，这一过程中，要求相关档案管理部门必须能够对档案管理开发工作具有相应的标准性、统一性的检索工具存在，对传统意义上的手工检索方式加以取缔。在实际操作中，一般通过数字档案馆和移动档案平台的构建来完成这一要求，通过对访问申请的权限的认定，在保证档案整体安全性的前提下，有选择的扩大档案的开放范围，为档案真正意义上的实现利用率的提升做出必要的支持。

（二）以科技化为方向的业务模式

在档案管理模式的创新过程中，不得不说，科技手段的创新是重要的途径之一，对于整体的档案服务质量的提升具有非常重要的现实意义。

档案管理的软件和硬件建设过程中，必须重视对档案资源的开发和利用，通过对现有资源的优化配置，有效的整合档案馆档案资源，通过多种增值服务的提出，为用户的实际使用体验的提升创造良好的外部环境。档案服务的业务拓展问题，对于档案管理水平的提升同样具有非常重要的意义，我们可以从多个层面进行工作，如通过多种途径进行档案法的普及，如为相关单位提供主动的档案资源咨询服务等，都是事先档案管理工作水平提升的有效手段。

（三）以多样化为方向的服务模式

多样化的服务提升方向，对于我国整体档案管理事业水平的提升将会起到巨大的积极作用。实际上，档案服务模式创新的各个方面都将体现出多样化的趋势，无论是服务内容上还是服务体制上，都有将会表现出明显的多样性发展趋势。随着多样性服务的开展，在档案管理服务模式上将会表现出多种发展趋势，这样就能够对整体的档案管理服务水平的提升奠定一个坚实的实践基础，为档案服务质量的提升创造必要的条件。

随着我国网络与信息技术的发展，档案的服务模式创新更体现在档案信息的网络化服务，其中主要包括服务内容的创新与服务方式的创新。

（四）档案信息网络化服务

服务模式创新在过去十几年的发展，已经表现出非常明显的网络化发展趋势，这种情况下，只有通过对网络档案的可持续规划，才能够对我国社会日益增长的信息资源需求做出有效的应对，为我国的社会主义和谐社会的构建做出必要的支持。在档案信息网络化服务方面,主要包括以下两点：

1.服务内容创新.网络信息化的过程中，对档案管理方式和档案服务方式的改变提供了一种新的可能。在提升自身的专业素养的同时也又必须根据实际的文献资料的需求情况对馆藏资源进行整合处理，真正意义上的实现我国经济发展过程中所表现出来的档案资源的有效利用。

2.服务方式创新.服务方式同样是在改革工作项目中的重点内容。对现阶段馆藏档案资源的管理也必须给予足够的重视，真正意义上的为我国社会主义市场经济体制下的档案文献资料价值的实现做出积极的努力。

四、结论

综上所述，档案信息技术化发展已是大势所趋，在新的形势下，档案服务管理工作的重要使命，就是全面充分地实现其服务职能。只有充分学习使用电子信息新技术，对档案服务机制模式进行创新，开拓服务创新机制，才能更有效地让档案信息宝库为现代化建设服务。

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