对人事档案管理的信息化网络化的相关思考

文/长春市热力（集团）有限责任公司 李晓玲

人事档案是企业员工成长最为真实与有效的记录，同时，它是对员工进行正确认识和客观评价的主要依据，通过人事档案，用人单位能够更为真实、客观的了解员工的过去、深入分析其性格特点与工作优势，进而为用人单位的人才选拔提供第一手有效资料。基于此，人事档案的管理工作极为重要，尤其是在经济、技术迅速发展的今天，用人单位的需求发生了较大改变，对人事档案的管理工作提出的更高的要求。人事档案的管理只有适应社会发展的需要，不断创新管理技术与管理方式，才能够紧跟时代步伐、发挥其最大效益，更好的为用人单位服务。

一、人事档案管理信息化

人事档案管理信息化的实现是现代人事档案管理工作的核心，也是提高我国人事档案管理水平的必由之路。现阶段，计算机和互联网络的迅速发展为档案管理提供了更为广阔的发展空间，复杂、繁琐、杂乱无章的人工式人事档案管理已经被科学的信息化档案管理所取代，充分利用现代化的信息技术，有效的发挥档案的重要价值是现阶段档案管理工作面临的新挑战。信息化，即数字化，就是将所有有价值的人事档案信息转变为计算机能够识别的二进制数字符号，充分利用档案信息化管理将原有的库藏资源和新归档资料进行加工并提炼，并将其转化为数字信息的过程。人事档案的信息化管理是我国档案管理领域的一项崭新变革，其对我国档案管理工作产生着极为深远的影响。《全国档案建设“十五”计划》将信息化和现代化的档案管理工作作为战略重点，且“计划”明确规定了“十五”期间我国档案建设的重要任务，即加快我国人事档案的信息化建设；加快现有人事档案的数字化进程；在档案管理网络化和信息化方面取得进展。基于此，我国人事档案管理机构应立足自身，逐渐实现我国档案管理工作的信息化，并通过多种形式培养能够胜任档案管理信息化工作的档案管理人才、技术操作与技术维护人才。

现代化管理设备，适合人事档案管理部门的管理软件是人事档案管理信息化与网络化的重要基础。人事档案建设的信息化主要是指在信息化迅速发展的今天，在档案管理的活动中系统与全面的运用现代信息技术，进而对人事档案信息资源进行数字化的管理与运用。在信息化迅速发展、网络化日益普及的今天，对人事档案进行信息化与网络化的管理对人事档案管理效率与水平的提高具有重要的现实意义。

二、人事档案管理网络化

现代计算机与网络技术的迅速发展与普及为人事档案管理信息化和网络化奠定了良好基础，建立并开发人事档案管理网站，使各级各类的管理通过计算机与互联网实现档案资料与数据共享，从而提高我国档案信息的接受与传递效率。电子计算机和现代通讯技术的有效结合，实现了人事档案信息分享与传递的网络化。现代通讯技术的广泛发展使得终端设备可通过通讯线路等方式与计算机相连结，进而形成庞大的计算机网络检索系统，使人事档案管理部门的计算机成为一个网络的结点，再将上述的结点与终端连结，进而实现人事档案资源共享的最终目的，这是我国人事档案管理的发展目标与趋势。

随着社会的飞速发展以及科学技术的更新，人事档案管理模式也应随着时代的变化不断发展，丰富多样的档案资料需要利用高科技等手段，通过互联网的管理方式以实现信息资源的利用和共享，进而为社会与用人单位提供更为丰富化、便捷化、信息化的档案管理服务。

三、人事档案管理信息化与网络化的重要意义

充分利用计算机与互联网络等手段对提高人事档案管理工作的真实性、全面性与时效性意义重大，与我国的人事档案管理信息化和网络化为主要突破口对人事档案管理方式进行改革，是现阶段我国人事档案管理工作面临的重要挑战。顺利实现人事档案信息化管理对我国档案管理部门而言具有如下重要意义：其一，人事档案的信息化与网络化管理有助于将人事档案更好的贡献，有助于实现人事档案管理的主要职责，即为有关部门提供及时、科学的人事资源信息，使用人单位与组织能够直观、快捷的了解并掌握单位的人力资源状况；其二，人事档案的信息化与网络化管理有助于提高人事档案信息的使用价值。通过电子信息库等方式对企业员工的人事档案进行查阅，不仅提高了人事档案的利用率，且最大限度的保护传统的纸质档案，避免其受到不必要的损害；其三，人事档案的信息化与网络化管理有助于保障人事档案信息的真实性和时效性。此种管理方式可以使人事档案的管理与存放更加系统与规范，便于查阅和利用；其四，人事档案的信息化与网络化管理有助于提高人事工作的运转速度，在企业管理者与干部进行选拔和任用的过程中，信息库的广泛运用可使领导直接查阅候选人的基本信息，从而保证了人事信息资料的完整性，极大的提高了工作效率与运转速度。

四、实现人事档案管理信息化与网络化应注意的问题

首先，加强对人事档案真实性与原始性的认定与管理。传统的人事档案为纸质文件，档案管理者可通过形式的原始性来确认档案内容的原始性与真实性，但现代电子文件的内容和形式是相对独立的，缺乏固定形式，进而，在信息录入时，应对档案中的有关信息进行全面与认真的审核。档案管理者可通过电子信息的加密技术、身份验证和签署技术等来提高人事档案电子文件的真实、可靠性。

其次，根据实际工作、制定人事档案信息化的相关规定。为了更好的防止人事档案管理工作中出现的随意性与盲目性，管理者应结合工作的实际需要，从管理、业务与技术等三个主要方面提出完善与系统的档案信息化标准规程，以确保人事档案信息化管理过程中数据的真实、准确、规范和统一。

第三，加强对电子档案的归档管理。人事档案管理部门应加强对本单位文件的积累、鉴定与归档工作，并建立相应的督导制度以保障本单位人事档案的真实性、安全性、完整性与可读性。

第四，严肃人事档案管理纪律、保障人事档案的管理安全。在人事档案信息化与网络化管理过程中，档案管理部门应严肃档案管理纪律，并严格执行网络信息的保密协议，严禁处理档案信息的计算机与网络连接，以保障单位人事档案的安全。

第五，提高档案管理人员的安全意识，加强人事档案信息的安全保障。档案管理部门应增强档案管理人员的信息安全意识，提高档案安全防护技术，以防止档案泄露等不安全事件的发生。

五、小结

总而言之，人事档案的信息化与网络化建设是现代档案管理发展的主流趋势，同时，它也是加强我国人事档案管理水平的必由之路。基于此，我国人事档案管理部门应快速改革档案管理方法，紧随时代潮流，为广大干部、职工提供最为优质与便捷的档案管理服务。

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