同煤集团公司财务集中管理后会计档案管理探析

文/大同煤矿集团公司档案处 殷力志

我集团公司成立财务公司后，实施了财务集中管理，会计档案管理随着也需要进行相应规范。现对会计档案管理，包括适用范围和管理对象，档案移交，整理和装订要求，保管、借阅等规范进行探析。

一、适用范围和管理对象

1.会计凭证类：现金凭证、转账凭证、其他凭证。

2.会计账簿类：总账、明细账、现金和银行存款日记账、其他会计账薄。

3.财务报告类：月度报告、季度报告、年度财务报告（决算）、其他财务报告。

4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报及相关税务批复资料、对账资料及差异处理报告、预算资料、年终结转资、会计科目和建账资料、评估资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。

二、会计档案移交

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务公司保管一年，期满之后，编制移交清册一式两份，向档案处移交，交接双方清点无误后，双方领导和经办人在移交清册上签字盖章，各存一份。

三、会计档案管理

在档案室中，会计凭证及账簿等档案的保存量应该说是数量庞大的，以我处为例，约占一半左右。原始凭证在平时并不能显现出它的作用，只有当需要的时候，比如退还集资款，要求当事人提供发票收据，而当事人丢失，这时就需要到档案馆或者档案室查询当年的凭证，查到了的，都会嘘一口气，而找不到的，往往很失望。只有在这时，人们才会真正的了解会计档案的重要性。会计档案的作用无庸质疑，然而在会计档案保管的实际工作中，我们发现了一些问题，主要反映在以下一些方面：

（一）会计凭证的保管问题

一般来说，我们是用层板把密集架分隔成适合会计凭证存放的尺寸。会计凭证的装订是由会计人员进行的。会计凭证盒一般是由普通的会计凭证尺寸而订做的，不可能满足每本会计凭证的需要。有的钉的太厚，很难装盒。而有的又比较薄，抽取的时候很容易滑脱。而且，往往钉好的会计凭证长度要长于装具，装入的时候会卷角。这样，排架的时候就会发现会计凭证东倒西歪，排列得很不整齐，也不美观。但最大的问题还出在查询利用的时候。利用者常常需要复印凭证，而装订的时候，也许是出于便利，会计人员并没有考虑到将来利用的情况，往往装订的过厚，过于密集，常造成复印效果不清楚或者无法复印的情况。很多人不得不把凭证撕下来，复印完了再粘贴回去，这样做，显然是违反档案管理规定的。然而，档案管理者也不得不为利用者着想而默许他们这样做。在节省时间、精力与财力之间，怎样权衡好三者之间的关系，这确实是一个很大的问题。由此可见，解决会计凭证不规整的办法源头应在会计人员，做好前期的装订工作，不仅便于档案管理人员的管理，同时也方便了利用者将来的利用，实际上是对会计人员本身有益的。这就前期要求规范会计档案装订。

（二）会计档案整理

装订过程是1.把从票据稽核人员处，接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后，将与之对应的会计凭证打印，形成一套完整的纸质会计凭证档案（会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单），2.对凭证进行手工调整，凭证及其附件均应按 A4纸纵向叠放，尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。3.电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出，清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。4.根据清单将凭证按照编号顺序整理并分册，注意上一册尾号与下一册尾号的接续。

档案处接收回财务公司的会计档案后，档案人员按《集团公司会计档案管理办法》，先分类，再按不同的类别编号后，分类整理。加盖归档章，填写档号，出具盒内目录、备考表，装盒，填写盒脊、盒面，上账，入库，上架，微机输入等一系列整理工作。

（三）账簿的保管问题

账簿不同于会计凭证，它在大小和厚度上都和凭证有很大的区别。现在的账簿保管一般都是放在密集架上，并有柜门遮蔽。但实际工作中，我们发现，账簿的摆放很成问题，因为搬运或者其他一些的原因，账簿会出现弯翘等现象，上架之后就显得很不整齐。而同年的账簿数量是有限的，并不多，一般占据密集架的半层，因此一层上常常同时放置两年的账簿。问题也随之出现。在会计人员利用的时候，从很多账簿中抽取一本出来非常地费力，利用完毕再放回去也同样如此。如果只考虑抽取的方便，一年的账簿只放一层，会造成对密集架的极大浪费。但如果只考虑密集架的最大利用，又会造成保管和利用的困难。能不能把放密集架的账簿层板空间设计成单格空间的呢？每一层以活动的小栏杆或铁板相隔，有点类似于挡书板，下脚可以固定在层板上，但可以滑动，根据账簿的厚度来调节空间的大小，这样也方便了抽取。同时，账簿的管理还存在一个标签示意的问题。一般来说，只能在一个密集架的侧边标注类别和时间。查询利用完全凭借档案管理人员的实际熟练程度。有了小隔板，可以把小标签挂上，明确标明是哪一年的，这样更加方便了查找和利用。毕竟，我们的工作是开展利用，在遵循保管利用条例的前提下，怎样方便利用就怎样保管才是最妥帖的。

（四）装具的粘糊问题

会计档案的装具，一般由无酸纸制作而成。各个厂家加工的厚度不同，价格也不同，出于运输的需要，盒子不能全部粘好运输，为了省时省力，很多档案保管单位或会计人员利用双面胶来粘贴，但往往过不了多久就会发现盒子开口而失效，同时也浪费了很多双面胶。熬制糨糊粘贴装具，比较牢固但费时费力。有没有一种新的方法，可以节省粘贴装具的时间呢？

我认为可以利用热溶胶来完成。热熔胶是一种不需溶剂、不含水分、100%的固体可熔性聚合物。它粘接迅速，通常从涂胶到冷却粘牢,只需要几十秒,甚至几秒的时间，可反复加热,多次粘接，性能也比较稳定，便于贮存和运输，而且成本低廉。热熔胶没有溶剂消耗,避免了因溶剂的存在,而使被粘物变形、错位和收缩等弊病,有助于降低成本，提高粘接质量。在利用热溶胶粘接会计档案装具的时候，我们会借助热熔枪及热溶胶胶条来完成。只需要将胶条插入热熔枪，通电加热胶条，待胶条熔化形成粘液，就可以开始粘接了，同时还需要加压粘合，也就是用手压一下，以此提高粘接强度。利用这种方法，既提高了装具的牢固程度，也节省了时间和精力，是一举两得的好办法。

会计档案的保管是每个档案室（馆）的一项大事，档案管理人员和会计人员都应提高在这一方面的管理知识，在工作中随时发现问题，开展积极思维，解决问题。只有这样，会计档案的保管工作才能在最大程度上发挥作用，对将来的利用产生积极的影响。

四、会计档案借阅

1.会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。

2.会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。借阅人在系统中提交借阅申请，同时向档案管理人员提交部门领导、财务部领导签字同意的纸质申请表，档案管理人员将纸质申请表与电子申请核对一致，调出对应的会计档案供借阅人查阅。

3.如需特殊原因需外借档案，外借时间原则上不能超过15天，如超过规定时间需要再次办理借阅手续。

4.档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。非档案管理人员不得进入档案室。

5.公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。

6.严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。

总之，财务集中管理后通过对会计档案的规范管理，有利于夯实会计基础管理工作，适应新形势下对会计档案管理工作的要求。会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位在会计事务中自然形成的，并按一定规律保存备查的会计信息载体，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。