事业单位干部人事档案管理现状及对策

文/江苏省家禽科学研究所 肖芹

干部人事档案记载着干部成长过程、文化水平、工作经历、业务能力、工作业绩、思想品德等信息，整理保管干部档案是组织考察、了解和管理干部的一条重要途径，也是正确选用干部、落实干部各种待遇的重要依据。随着社会进入知识经济时代，瞬息万变的信息社会对干部人事档案工作提出更高的要求。档案工作如何与时俱进、加快发展，充分发挥职能作用，更好的为干部人事工作服务，需要我们认真思考。

一、干部人事档案管理工作现状分析

（一）对干部人事档案管理意识不强

档案管理工作是一项默默无闻的工作，较难取得明显成绩，也不引人注意。档案管理人员常常形容档案工作是:“说起来重要，排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”。在很多事业单位，干部档案管理工作人员都是兼职为主，还承担组织人事部门的其它工作，由于工作较多，用于人事档案管理工作的时间就很有限，往往出现干部档案纸质材料收集、归档、整理不及时的现象。加上档案管理岗位人员变动频繁，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，档案收集意识比较淡薄。上到领导，下到具体管理人员对档案管理的重视程度都不够。

（二）干部自身对个人档案缺乏重视

有干部自身也没有认真对待自己的档案。一是材料不及时上交，比如取得学历、职称、奖励等之后不知道上交材料到人事部门归档；二是在填写相关资料时随意性很大，比如姓名、出生日期，在档案材料中前后不一致。三是填写的归档资料不真实，比如每年的年度考核总结材料大多是套话，给人以“千篇一律”的感觉，不能准确反映自己的真实情况，将来人事部门想通过这些材料了解干部的情况就比较困难。

（三）干部人事档案归档材料审核力度不够

由于多年来的重视不够和管理不严，致使干部人事档案管理中出现一些问题。主要有:一是材料不齐全。部份档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等10项材料有空缺。二是内容记载不准确、不统一，不真实。特别是干部的“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）虚假现象比较严重，震惊全国的王亚丽事件就是很好的例子。三是填写不规范，比如个人履历表需要填写的内容没有填全，并且未加盖部门公章。而这些问题往往都是由于档案管理人员在收集时没有把好材料审核关。

（四）档案在流转过程中管理不规范

随着人员流动频繁，人事档案也随着人多次流动，并且在档案专递过程中不按国家档案管理有关规定，随意交人带走，出现修改、涂改、伪造人事档案的违纪违法的行为，其可靠性、真实性大打折扣，造成档案内容不实，擅自造档现象严重的局面。还有部分人才流动与档案转递不同步，档案不随人走，档案材料分散保存，造成人档分离、断档，甚至弃档不用。这不仅给人才引进带来一定风险，也给组织人事部门的管理带来了难度。

（五）干部人事档案传统整理方式存在弊端

干部档案须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料要进行技术加工，剪裁、折叠、裱糊。而我们现在大量的材料都是 A4纸规格，这就需要我们花大量的时间对每一份档案的每一页加工处理，可谓艰辛琐碎、耗时费力。每年都有大批零散材料要归档，常常是手中这一批档案材料没有装订完毕，新的需归档的要整理的大批零散材料又进来了。管理人员的大部分时间和精力都耗在剪、切、贴等方面，劳动强度大、重复性强、效率低。

（六）干部人事档案信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新，计算机信息化的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段在干部人事档案管理中还没有充分挖掘和发挥。目前的干部人事档案管理系统只是将干部档案纸质材料中的部分个人信息手工录入，将基础内容数字化。资料检索、调阅档案等仍是手工操作，无纸化阅档基本没有实施。

二、加强干部人事档案管理的对策思考

（一）强化干部人事档案意识

首先，单位领导要重视干部人事档案管理工作，配备业务能力强、责任心强的档案管理人员，建立岗位职责制。投入必要的经费，完善档案管理的基础设施。其次档案管理人员要加强业务培训，对档案工作要有积极的认识。再次档案部门应加大宣传力度，努力营造全社会关心和支持干部人事管理的良好氛围，让人们都能密切关注这个承载个人历史并与自身利益相关的记录载体，提高档案意识。

（二）依照规章制度规范管理干部人事档案

面对干部人事档案中存在的材料不齐全、内容不准确、不统一、填写不规范等问题，干部人事档案管理部门加强制度建设，制定科学严密的规范标准。干部人事档案管理是一项制度性、原则性较强的工作，要建立健全各项制度，使管理工作的每个步骤都有章可循、有据可依，力求使干部人事档案内容从源头上达到完整、统一、规范、准确的要求。应严格贯彻执行《档案法》、《干部档案工作条例》，并结合实际建立健全干部档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等八项制度，把责任落实到每个环节、每个岗位、每个人员。对干部人事档案管理中存在的违法、渎职事件应辅以法律手段进行严厉制裁。对于擅自涂改、伪造或因人为因素造成档案材料的损毁、丢失的，应依据《档案法》相关条款追究责任并进行处罚。

（三）注重干部人事档案材料收集工作

收集干部人事档案材料是人事档案工作基础，是档案管理工作的首要环节。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部人事档案材料的收集带来了新的要求，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，仔细辨别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整，手续完备，保证干部人事档案的权威性、准确性和真实性。

（四）加强干部人事档案管理人员队伍的自身建设

干部档案管理的好坏在很大程度上取决于档案管理人员。档案管理人员要提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作是一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，在繁杂碎碎、枯燥单调的工作保持高度的责任心，减少工作的失误和差错。主管部门应定期组织业务培训，让档案管理人员掌握新的知识和先进的管理技术，进一步理解管理档案的重要性，提高档案管理的技术水平。

（五）探索新的管理模式

放宽对干部档案用纸规格的硬性要求，并对档案整理模式做适应调整，使干部人事档案管理工作更科学、更实用。简化整档工序，归档的每份材料不必非要按统一标准进行剪裁、装订，16开和A4纸张都接收，并不再加工而以原样保存。对于小于16开纸的材料不做裱糊，裱糊只用于受损材料加工。大于 A4纸张可以适当折叠，案卷只以左边和下边对齐即可，上边和右边以A4纸标准为界。这样既保持了原件不失真，又省略了繁琐的整理程序。

（六）加快人事档案信息化管理步伐

随着科技的日新月异，信息化浪潮正强烈冲击着社会生活的各个领域，改变了人们的思维方式与习惯，信息化管理手段是当今社会发展的一大趋势。尽可能的运用当代科技新成果和管理新手段，提高干部人事档案工作的效率和水平，尽快实现人事档案信息化管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料变成数据资料，建立起完善的干部人事档案数据库系统，实现干部人事档案纸质与电子双套式管理，根据需要，通过计算机查阅有关内容。在注重保密的前提下，利用信息化技术，实现干部人事档案网络化管理。

总之，我们要充分发挥干部人事档案管理工作的重要作用，客观真实地反映干部的真实面貌，为客观评价、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手资料。同时，干部人事档案管理不但要从制度上更新，还要从观念上更新，根据社会发展的总体趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式。

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