浅谈企业档案管理中的保密工作

文/新疆天富电力（集团）有限责任公司 王静

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包含着涉及国家、企业秘密的文件资料、科技成果、经济数据等。所以保密工作在企业档案的管理中非常重要。如何将保密工作做好，使企业档案在安全范围内达到最大限度的利用，是档案管理人员必须面对的问题。现结合档案工作实际，谈谈档案管理中的保密工作。

一、完善保密机构，明确责任

以我公司为例，为了更好地管理、协调、监督公司各单位、各部门的保密工作，按照统一领导、统一制度、分级管理的原则，成立了公司保密领导小组，由一名公司主要党委领导主管，担任保密领导小组组长，公司副职领导兼任副组长，各科室负责人为保密领导小组成员。保密工作日常事务由公司综合管理部承担。同时明确公司财务部、技术中心、生产部等职能科室为保密要害部门，进一步规范保密管理工作。公司至今未发生过一起泄密事件，为公司健康持续发展提供了有力保障。

二、加强对档案保密工作的宣传

保守国家秘密是每个公民应尽的义务，更是档案管理人员的职责。加强保密工作的宣传是加强档案保密建设的客观要求，可使档案管理人员自觉执行国家的法律法规，维护国家，集体和个人的合法权益；使档案利用者受到教育，知晓档案法规，明白法律责任与违法行为的区别。《档案法》、《保密法》都已颁布20多年来，不重视档案工作，不依照《档案法》办事以及泄密的现象在我们身边还经常发生，一个很重要的原因就是我们对《档案法》的宣传和执行力度不够。所以，档案管理部门要加强对档案法制的深入学习和舆论宣传，强化公司员工的保密意识，增强保密法制观念，做到依法治档，依法治密。

三、提高档案管理人员的保密意识

档案管理人员是档案制度的直接贯彻者，对档案的安全保密负有义不容辞的责任，因此，档案管理工作的好与坏，档案管理人员的素质是关键。档案管理人员要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要有扎实的专业知识，熟悉档案法律法规和所保管的档案内容；要有较高的文化知识，能总结和分析工作中的经验与问题，从中掌握工作的规律；要有严谨的工作作风，高度的保密意识，防止看到的、听到的、接触到的秘密在不知不觉中泄密。所以档案管理人员无论何时何地，都应做到头脑清醒、守口如瓶，把保守国家、企业秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务，同时这也是讲政治、守纪律的最直接体现。

四、加强档案管理人员的职责

档案管理人员的职责就是维护档案的完整与安全，保证领导和业务部门对档案的利用。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。这项工作是艰巨的，持久的，也是重要的基础工作，另外，档案要经档案工作者分类、整理、鉴定和编目等一系列的工作，档案的翻阅是必须的，但只看不说，即必须认真翻看每一份档案材料，但离开工作场地，便不能向外界透露任何档案信息，要知道档案员所保管的档案，有公司的人事任免研究过程材料、有公司科研、生产等的核心秘密，一旦泄密，将会造成不可估量的后果。档案管理人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的泄密、丢失、损坏，确保档案的安全，为档案工作奠定坚实的基础。

五、完善档案保密工作制度

为进一步加强公司档案管理制度建设，规范档案管理，公司先后制定和修改了《档案保管办法》《档案利用制度》《档案工作保密制度》《档案材料归档制度》《档案库房管理制度》等规章制度，还根据公司实际情况规定了：1。负责涉密件的综合管理部人员，必须是党员，专车领取、专人传阅。2.综合部、技术中心、战略发展部等职能部门专门配备了销毁残次作废文件的粉末碎纸机，杜绝文件的外泄。3.按照师市机要局、保密局的要求，严格文件登记制度和检查制度，“三密”件一律不准复印。4.严密档案管理制度，未经公司主要领导审批，不得借出公司任何档案。5.严格公司各类印鉴管理制度，专人管理，履行领导审批，用印登记手续；6.对战略发展部、技术中心、生产部等重要部门采取严格管理，不经公司领导批准，不的随意参观和进入。7.严格纪检监察工作中所形成的，涉及到对干部党纪政纪处分决定、案件调查处理情况、干部任用征求意见函、信访举报等内容的档案的管理措施。8.严格移动存储设备使用规范制度。以上各项规章制度的制定和实施为公司的档案保密工作的顺利开展，奠定了良好的基础，取得了较好的效果。

六、正确处理档案的利用和保密问题

在实际工作中，档案的利用和保密是矛盾关系：档案的最终目的是利用，否则就没有必要保存；档案内有秘密，又不能随便借阅。涉密档案应该保密，其保密的目的就是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用不但失去保的实质意义，更会失去档案的价值。当然，档案利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会带来危害。所以，对档案工作者来说，保密和利用两者虽然关系矛盾，但十分重要，决不可偏废。正确处理好利用与保密的关系，才能使档案信息服务工作真正为党和国家，企业、个人服务，为企业的经济建设事业发挥积极的作用。

七、加强档案库房的管理

档案库房的管理是档案保密的重点。应注意的是，不是任何一间办公室都可以做库房的。从档案保密的角度来说，不能将库房设在办公楼的最底层或地下室，库房门窗要专门加固，做到“三铁”即铁门、铁窗、铁柜，以防盗窃。在实际工作中应尽量做到库房与办公室分开、库房与阅览室分开。档案库房要有专人负责管理，制定严格的客房管理制度，无关人员一律不得入内。实践证明，档案库房的科学规范管理，是做好档案保密，维护档案安全的基本保障。

八、加强建档范围，归档力度

在实际工作中，档案管理部门不但要监督指导所有向档案馆（室）移交档案的单位（企业）建好档案，而且要帮助指导其他立档单位（企业）也建好档案。特别要加强对重大事件、重大建设项目、重大科研项目、重大活动的建档、注意指导新领域、新专业、新机构、新成立组织及时建档。凡属归档范围内的档案，都必须集中统一到档案部门依法管理，任何单位（企业）、科室和个人不得以任何借口拒不归档，据为己有。做到应建尽建、应收尽收、应存尽存，以保证档案收集的齐全和完整。

[1]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话.2012年12月

[2]张红.浅谈档案管理中的保密工作.黑龙江科技信息.2011年

[3]饶家伟.论企业档案利用中的保密工作.广东档案.2010年