对中等职业学校档案管理工作实践的分析

文/广西壮族自治区南宁市卫生学校 王文

中等职业教育是我国教育体系中不可缺少的重要组成部分，其是我国落实科学发展观，促进就业和再就业等重要举措实现的重要保障；是加快我国人才资源开发、提高人民群众素质、服务经济建设的主要途径，同时也是遵循教育规律、实现我国教育可持续发展的必然要求。中等职业职业学校在上述背景下，应紧跟时代步伐、抓紧机遇、迎接挑战，在竞争激烈的市场中立稳脚跟、寻求发展。基于此，做好中等职业学校的档案管理工作，使其更好的为学校发展服务是现阶段中等职业学校发展的基本要求。

一、我国中等职业学校档案管理工作现状

（一）对档案管理工作的认识不足

从我国中等职业学校的档案管理现状来看，大部分学校的领导对学校档案管理工作的重视程度不够，其主要表现如下:其一，对学校档案管理工作重要性认识不足。部分中等职业学校的领导对教育改革存在着狭隘的认识，致使我国档案事业建设地位不断降低。对教育改革认识的不足致使我国档案事业发展与社会需要不相符，出现滞后等现象。其二，对学校档案依法归档意识不强。部分中等职业学校没有主动解决档案收集工作中的具体问题，仍然依靠传统的档案管理部门索取等档案收集方式，致使档案管理中主动移交意识薄弱。档案移交工作迟迟未能落实，导致中职学校档案管理部门材料收集困难，进而影响收集和档案管理工作的顺利开展。其三，对我国《档案法》的认识不足。我国档案法颁布至今的有20多年来，除了档案部门相关人员对该法案有所了解之外，大多数人对其基本不了解、不认识。大部分的中等职业学校管理人员并未认识到档案管理的重要性，他们认为学校并不属于政府职能部门，档案管理自然不必像政府部门一样严格。上述这种错误认识阻碍了我国中等职业学校档案事业的发展，并在一定程度上对学校发展起到了消极影响。

（二）档案管理制度不到位

部分中等职业学校管理者对档案管理工作奖惩不明，进而严重的限制了学校档案管理工作者工作的热情和积极性。一般而言，学校档案管理工作无论多么突出和优秀，领导都不会对相关人员作出嘉奖，相反，学校的档案管理工作效率低下，甚至损害或遗失档案，领导也不会对相关人员进行惩罚。档案管理制度不到位是限制我国档案管理工作健康、积极发展的重要原因。

（三）档案管理人员素质不高、水平有限

有些中等职业学校的档案管理人员只有1名，且为临时聘用；有些中等职业学校的档案管理人员未经过专业学习和培训，不具备档案管理相关知识；有些中等职业学校档案管理人员年龄大、学历低、观念落后、工作积极性不高。

（四）档案信息建设方法落后

现阶段，我国大部分中等专业学校的档案管理方式落后、陈旧，有些甚至是手工作业。这种传统的档案信息建设方式不仅增加了档案管理工作人员的工作量，且降低了工作效率，浪费人力资源。此外，档案室硬件建设落后也是制约我国中职学校档案工作发展的主要原因。现阶段，随着经济的迅速发展，大部分学校的办学条件均具有明显的改善，而学校的档案室建设则相对滞后，其主要表现为:部分档案室未具备档案管理的基本条件，例如未满足保存档案的防潮、防火、通风等要求；部分档案材料随处堆放，为档案的查找和安全带来较大隐患；部分学校档案管理设备落后。

二、解决对策

（一）提高中等职业学校管理者对档案管理重要性的认识，并制定科学的档案管理机制

加强我国中等职业学校全体员工、特别是学校领导对档案管理工作的认识是做好中等职业学校档案管理工作的主要前提。认真学习档案法，并积极对档案法的相关知识进行宣传，使学校的所有人员均正确认识到档案管理的重要价值。此外，避免说一套、做一套等短期实用主义行为，扎扎实实做好学校的档案管理工作，并建立科学、可行的档案管理制度，使档案分类、归档和管理工作均有法可依，进而提高档案管理工作的工作效率。另一方面，提高学校领导对档案管理工作重要性的认识。学校管理者应亲自过问学校的档案管理工作，并切实解决档案管理工作中出现的各种问题，使学校的档案管理工作紧跟时代和教育改革步伐。学校应该严格按照档案管理部门的相关要求，建立综合档案等相关管理机构，以便对学校的文书、教学、设备、学籍和会计等进行统计和集中管理。

（二）加强中等职业学校档案工作的人员配备，提高档案管理人员的知识水平与综合素质

为了使我国中等职业学校档案管理工作更为有序、有效，学校应该从档案管理人员入手，以提高中等职业学校档案管理工作水平。人品端正、思想觉悟高、责任心强、综合素质好、熟悉学校档案管理工作的人才是担任中等职业学校档案管理工作的最佳人选。此外，健全档案管理工作人员的岗位责任制度，加强档案管理人员的定期培训以提高其综合素质等均是中等职业学校提高档案管理工作效率和水平的关键措施。

（三）加强中等职业学校的档案室硬件建设

档案室硬件建设是提高我国中等职业学校档案管理水平的关键，同时也是提高档案管理质量的最佳途径。中等职业学校应设立专门的档案室，并添置相应的档案管理设备，将所有档案分类存放，并积极做好防火、防潮、防虫等措施，以确保中等职业学校档案材料管理的安全。

（四）加强中等职业学校档案建设的信息化水平

档案的信息化建设是现代社会信息化发展的重要组成部分，同时也是中等职业学校档案管理工作的基础。一方面，档案管理人员应该拥有现代化的档案建设观念，以提高档案建设水平。另一方面，在档案管理上，中等职业学校的档案管理应不断与时俱进，发展创新，在更新传统档案管理理念的基础上制定科学、现代化的档案管理体系与运行机制。此外，我国中等职业学校的档案管理工作应该逐渐向现代化方向发展，即充分运用计算机、新信息检索等现代化办公设备对档案进行搜集、整理和保存等工作，以不断提高学校的档案服务质量。建立档案工作网络，运用现代化管理技术和先进技术设备来提高学校的档案管理水平。

三、小结

总而言之，中等职业学校中的档案管理工作是学校的一项基础性工作，同时，也是一项立足现在、放眼未来的重要事业。中等职业学校管理人员应该正确认识档案管理工作的重要价值，强化档案管理意识，并提高档案管理工作人员的综合素质、加强档案室的硬件建设，只有这样，才能够使档案管理工作更为有效的为其他工作服务，才能够不断提高中等职业学校的管理质量和水平，才能够不断促进中等职业学校的发展与完善。

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