医院科研档案分类管理方法的探讨

文/潍坊医学院附属医院 王超 边俊士 时峰 刘静

科研档案是科研部门及科研工作人员，在科学研究过程中，经过一定整理，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。随着经济社会和医院水平的不断发展，科研工作已成为医院工作的重要组成部分，高层次、高水平的科研已成为医院发展水平的重要标志之一，同时也是职工个人在担任社会兼职、评选各种先进时的重要参考依据。

因此，随着科研工作的发展，科研档案的积累会越来越多。科研档案管理工作已成为医院管理工作中的重要组成部分。科研档案不仅在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著，在竞争日趋激烈的医疗卫生行业中成为评估医院管理水平高低的重要依据之一。

但是科研档案纷繁复杂，如何合理的界定科研档案的范围，做好科研档案的分类工作，科学、系统、有效的管理科研档案，充分挖掘科研档案的信息，实现科研档案的信息化管理，就成为一个现实的问题。

一、科研档案范围的选定

科研档案众多，要更好的发挥其作用，就必须挑选那些有价值的材料存档。科研档案根据其进程，大致可以分为以下几方面：

课题立项阶段：有关部门的课题批准立项文件，课题立项合同；课题实施阶段：开题报告、调研报告、方案论证等材料，研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料等；课题鉴定阶段：课题鉴定申请表、课题工作报告、技术报告、论文、专著、科研投资情况、课题鉴定证书、会议鉴定流程、照片等；课题报奖阶段：报奖申报书（纸质版、电子版），获奖文件（公告）、获奖证书等。

二、对科研档案几种分类方法的探讨

科研档案的分类，就是根据内容特大和形成原因，把一定范围、一定时期内的科研档案划分成不同的类别层次，形成具有一定从属和平行关系的不同等级的科研档案管理系统。档案部门对科研档案的全而整理或对原有档案的进一步整理，都是从对科研档案的分类开始的。

要管理好科研档案，就要对科研档案进行细化区分，我们在科研档案的整理，入档还要做进一步分明别类才能处理好：

（一）按照课题级别进行分类

我院制定的分级标准如下：国家级科技计划项目包括国家高技术研究发展计划（863计划）、国家重点基础研究发展计划（973计划）、国家自然科学基金、国家科技支撑计划、国家社科基金项目等；省部级科技计划项目包括教育部人文社科研究项目、教育部留学回国人员科研启动基金项目、卫生部科研基金项目、国家中医药科学技术研究项目、国家人口计生委项目、全国统计科研计划项目、省杰出青年基金项目、省科技攻关计划、省优秀中青年科学家科研奖励基金项目、省自然科学基金项目、省软科学研究计划项目、省社会科学规划研究项目等；地厅级科技计划项目包括省高校科技计划、省高校社科计划、省医药卫生科技发展计划、省保健医学科研项目、省中医药科技发展计划、省计划生育科研项目、省统计科研重点课题、市科技发展计划项目等。

这也是我院科研档案分类的重要依据，实践证明，根据课题级别建档管理，是行之有效的档案管理方法。

（二）按照课题的进度分类

从课题立项开始，按照每项课题的进展，跟踪收集各项课题的相关材料，建立科研档案。在此过程中，我们力争做到“四同步”，即下达科研计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的材料同步[3]。

在课题立项、实施、鉴定、报奖的各个阶段，课题负责人都应将相应需要入档的材料准备齐全，并且在各个阶段完成以后，准时向科研科移交有关材料，建立相关档案，避免课题结束后，课题负责人又以各种事由推诿，拒交有关材料，影响科研档案的完整性。

（三）立项和自选课题分类

除了立项课题以外，每年还有大批自选课题的档案需要整理。这部分课题与立项课题的管理存在一些不同，由于不是立项课题，对此类课题档案的管理，主要体现在坚定前的材料审查环节，需要注意的是，由于近年来迫于职称晋升的压力，自选课题鉴定呈现逐渐增多的趋势，且鉴定后多以申报市级奖励为主，所以，很多自选课题质量不高，多为重复和简单研究，甚至出现了还未出现成果，就已鉴定的现象。所以，医院专家委员会要对课题的内容和各项指标进行重点审查，合格后才能同意其组织鉴定。在这一阶段，专家委员会的审查意见表，不但关系到自选课题能否鉴定，而且也成为档案材料的重要组成部分。

（四）以职称系列分类

主系列和辅助系列 医院由多重人员组成，相应的职称系列也有很多种。一般情况下，医、护、药、技四种职称系列为医院的主系列，而档案、工程、统计、图书等系列则是医院的辅助系列，通常情况下的科研档案管理多以临床即主系列为主，而辅助系列由于职称晋升多以考试或考评结合为主，其科研热情相对较低，课题立项、鉴定、报奖较少，科研档案的管理相对容易。正是由于数量少，对这部分档案的管理往往不是很严格，容易发生丢失现象，所以，应该特别重视辅助系列人员科研档案的管理。同时，此种分类方法可结合对临床各专业如内外妇儿等科研档案的管理进行。

（五）以是否完成或结转分类

每项课题都有完成期限，但是由于课题负责人出国、退休，或者其他不可知的因素，有很少一部分课题会逾期未完成，这部分课题中，有的由于时间久远，已不能对其组织成果水平鉴定，只能结题。另一部分个别的尚有突出研究成果，一定的论文或产生较大的经济社会效益的也可以参加鉴定。这部分课题，，其科研档案是不完整的，其材料的归档过程时间持续比较长，需要单独存放，待其结题或鉴定，档案完整后再重新归档。

（六）以是否建立信息化管理分类

传统的科研档案管理方法多以纸张式的保存，管理人员首先要对这些科研资料进行整理、分类，工作任务繁重，而且如果想了解有关科研档案的信息，就等必须亲自去科研部门查询，程序繁琐，耽搁时间。而信息化管理利用网络平台，不仅查询形式多样，而且大大缩短了了解信息的时间，减少了信息传递的距离，解决了信息传递的滞后性，可以通过网络了解到最新的科研进展情况。

利用信息化技术，将科研档案实现“四化”，即科研项目管理数据化、科研资料管理标签化、资料信息整理标准化、科研档案交接、查阅记录的信息化，逐步将积累的科研档案以上述标准分类后，实现信息化。由于受到档案管理从业人员自身素质、信息化软硬件，历年科研档案众多等因素的影响，科研档案信息化的实现需要一个逐步的过程，在此过程中，可以以档案是否已信息化进行分类查询管理。

上述分类方法并非孤立静止，可以相互结合运用到科研档案的管理中去。比如课题级别管理可与其进度、是否结题等结合管理，这样可以做到大中有小，小中有细，真正实现科研档案的立体式管理。

三、档案分类管理的意义

要做好科研档案的归类，就必须首先了解其分类。科研档案材料来源广泛，名目繁多，内容多样，形式各异，要提高档案质量和管理水平，对档案内容进行科学分类，就具有十分重要的作用和意义：

1.有利于档案的整理，档案整理后有章可循，能够使档案的归类、排列、编目等工作环节的顺利进行；

2.有利于提高档案质量，分类管理可以使档案管理条理化和系统化，从而形成有条不紊的有机整体；

3.有利于档案查阅利用，分类管理可以使档案材料纲目清楚，查阅方便，科学组合，规范明了，极大地提高工作效率。

4.有利于突出重点，防止遗漏，比如一些历史遗留下来的未结题的课题，其档案长期处于搁置状态，时间一长，档案管理人员出现更替，对其的管理未免不出现疏漏，而导致其档案遗失，而实行分类管理，则可以对其单独存放，使其不混同于一般科研档案，有效的避免遗失现象的出现。

四、信息化管理是科研档案管理的趋势

所谓档案管理信息化，就是档案资料用计算机进行收集、筛选和通过不同层次的加工，使之转化成为计算机机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。系统化的科研档案管理是保证科研顺利进行的基础，是科研管理信息化及科学化发展的重要标志。

目前，档案的分类管理的对象主要是纸质材料，随着计算机和网络技术的发展，单纯对纸质材料的管理已不能满足档案管理的需要，为更好的发挥档案的作用，进一步挖掘档案中的重要信息，需要对档案进行信息化管理。档案信息化管理可以及时掌握科研工作的动态，实现更多信息的共享；充分发挥网络的潜能，提高查阅效率，缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，还可以节省人力物力，减轻劳动强度，提高工作效率。

医院科研档案的分类管理，能大幅度提升管理效率，方便科研档案的查询，有利于增强科研实力和成果共享。逐步实现科研档案信息化管理，将为科研工作提供更加快捷、高效的服务，有助于提升医院的科研水平和档案管理水平。

[1]邱珊珊.医院科技档案管理初探[J].中华医学科研管理杂志，2009(6)：371，374.

[2]高洪英.浅谈科技档案如何分类[J].中国科技博览，2012(3)：287.

[3]陈珍，袁军，李晓玲，黄爱龙.对高校科研档案管理的体会 [J].中华医学科研管理杂志，2010，23(2)：135-136.

[4]李俊霖，张林，郭梁，曾昭智.高校科研档案管理信息化的研究[J].技术与创新管理，2011(6)：602—604.

[5]张丽.浅谈在档案管理领域的计算机技术应用[J].信息技术，2010(11)：68-69.

[6]秦占霞.如何有效创新科研档案管理工作[J].办公室业务，2012（12）：35.