浅谈如何做好档案管理工作

文/吉林省延边妇幼保健院采购办 崔锦华

随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。作者从事基层档案管理工作多年，亲身经历了档案管理工作的发展，通过深入调查和了解档案管理工作的现状，在认真思考的同时提出了档案管理工作与医疗事业同步发展的理念。认为档案管理工作也要与时俱进，更好的为社会服务。

一、档案管理工作中存在的问题

（一）对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作。其实不然，档案是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，不但要重视其载体的保管和保护，更要重视其所含信息的开发利用，来实现信息资源共享。

档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用。档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（二）档案管理制度不健全

档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。

二、档案管理工作的对策

（一）提高档案管理人员素质

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。档案管理人员必须有较强的责任心和事业心，要有严谨的工作作风，经手的事情件件要有头有尾，手续清楚。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，认真履行登记、签字手续。作为档案工作人员，还要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，做好档案管理工作,强化服务意识,提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务,是我们档案工作者义不容辞的责任。

（二）做好档案库房管理中的保密工作

库房管理是档案保密工作的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定来单独兴建，但也有一些不具备条件的单位，往往将库房设置在机关办公楼内。应当注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。这是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

三、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

（一）健全档案管理制度，规范档案管理行为

档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

（二）利用电脑，加强档案管理信息化建设

计算机应用，是目前最重要、最基本的现代化管理手段之一。在档案信息化管理中，电脑充分发挥其收集、传递、开发、利用等准确、快捷、容量大的功能。尽管文档在归档过程上无论从载体形式、归档办法，还是从本质属性、来源等方面都与纸质文件有很多不同，但是，加强档案管理信息化建设是完全有必要的。

综上所述，在市场经济飞速发展的现代社会，面对新形势与新情况，档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

［1］周燕.档案管理的点滴看法[J].档案管理;2005年06期.

［2］何丽娟.浅谈如何做好企业档案的保密工作[J].办公室业务；2006年06期.