企业建设项目档案管理的思考

文/内蒙古包钢钢联股份有限公司线材厂 王玉梅；包钢(集团)公司办公厅 王凤军

建设项目文件材料产生于建设、勘察、设计、施工、监理、设备供应及安装调试等单位，因此项目档案从形成、收集、积累、整理、审核到移交归档，需要参建各方的及时互动与密切配合。它是一项环环相扣的系统工程，必须采取一系列有效的控制措施和制约手段，才能保证建设项目档案的准确、完整。包钢线材厂从下述几方面加强建设项目档案管理。

一、建立管理体系，健全规章制度

完善的组织体系，是做好项目档案工作的关键。包钢线材厂成立了档案工作领导小组，副总经理和项目负责人分别任正副组长，成员由厂各职能部门分管档案工作负责人组成。将档案工作纳入工程质量领导人负责制，将项目文件收集、整理、归档纳入工程建设计划及项目考核内容，纳入协作参建单位和厂有关部门职责范围，以及相关人员岗位责任制，并制定了检查、考核措施。配备了专、兼职档案人员，形成了由厂档案人员、各职能部门兼职档案人员和设计、施工、监理及其他协作单位有关人员组成的档案工作网络，保证了档案工作顺利开展。

健全的规章制度，是做好档案工作的保证。厂制定了《建设项目档案与设备档案管理办法》、《建设工程交工资料管理办法》等，规定了厂各职能部门的责任，归档范围、要求、时间及流程，以及考核办法等，做到分工明确，责任清楚，程序流畅。对设计、监理、施工单位应负责的档案管理任务也作了明确规定，使项目档案管理有章可循，促进了项目档案工作的规范化。

二、加强对有关人员的培训

一个单位建设项目档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案的组织者对档案的重视程度有着极大的关系。针对某些领导和技术人员档案意识簿弱、档案管理人员与基建负责人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将项目建设档案工作以法律形式进行约定。自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点。二是组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识。

三、纳入合同管理，重视合同考核

设备档案是建设项目档案的重要组成部分，包钢线材厂建设项目中引进设备占70%以上，因此将项目档案管理纳入合同管理，在合同设立有关档案的专门条款，显得尤为重要。有了合同，就有工作的主动权和法律保障。

档案人员要有超前的管理意识和主动参与意识，在项目技术谈判一开始，就应提出本厂档案管理的要求，并将其纳入合同条款。包钢线材厂各机组引进设备合同技术附件二至七（由卖方向买方提供的图纸和文献以及它们的提供计划）中对基本设计、详细设计、竣工各阶段卖方应提交的技术资料范围、数量、时间接点及载体（包括图纸、底图、胶片）等都作了详细规定。使档案人员能够尽快的分类组卷，保证了档案的质量。

同样，在勘察、设计、施工、监理及国内设备供货合同中，都规定了提交档案资料的期限、质量、份数及费用等条款，使工程档案的完整、准确、系统，有了法律依据和保障。

合同执行和考核的力度，才是保证项目档案成套性、准确性、系统性、规范性的关键。许多单位只重视设备硬件的功能考核，而忽视设备软件。由于没有配备档案管理系统，各参建单位的档案目录著录等活动各自为政，档案数字化、电子文件的管理等工作更不规范，档案资料交付的考核量化不了，这样很难保证项目档案的完整、准确、系统与规范，为日后项目档案的信息化管理留下很多遗留问题。如果不对项目档案资料归档进行验收考核，制度再完善、合同条款再细，也是徒劳。包钢线材厂工程项目档案的审核，本着“谁使用，谁核对”的原则，由合同执行部门组织相关专业人员进行审核签字。设备档案资料的审核，由参与合同技术附件谈判的机、电、仪等专业人员，对照合同条款进行审核把关，并经档案人员确认归档。基建档案除了监理单位审核签字外，还需厂相关人员复核，并在备考表上签字，最后由厂档案室审查档案资料质量，合格后签字。每个合同尾款付款时，必须有相关专业人员和档案人员在验收单上共同确认签字，才能对此合同进行财务结算。凡涉及项目档案资料交付的，如勘察、设计、施工、监理、国内外设备定货等合同，都需经项目档案归档验收这道关，这样层层把关确认，从归档源头保证了工程项目档案的完整、准确、系统与规范。

四、坚持同步管理，加强过程控制

坚持建设项目档案工作与工程建设进程实行同步管理，即要求项目文件的收集、积累、整理、归档和项目档案的验收，要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工、安装调试和竣工验收同步进行。凡参与工程建设的各个部门，在项目申请立项时，就应开始文件材料的积累、整理和审查工作，并定期向档案部门归档。在项目交工的同时，完成所有文件材料的归档和验收工作。

线材公司在工程项目提出之初，便开始项目建档工作。档案人员及时跟踪各环节工作情况，保证重要的前期文件及时归档，建立预立卷制度，确保文件完整、齐全，避免事后追查的被动局面。

五、做好项目档案管理自查、总结和验收工作

项目档案验收是项目竣工验收的前提条件之一。项目档案要顺利通过验收，自查必不可少。线材公司项目档案的自查和预验收，由设备部牵头，组织有关部门及人员对照档案验收要求逐项自查。重点检查文件材料是否完整、齐全，是否为原件，签字、盖章手续是否完备，字迹是否清晰，修改通知单是否在竣工图上一一修改到位，图物是否一致等，发现问题及时整改。然后由档案人员编写报告，监理单位对档案质量作整体评估，并编写报告。

六、结束语

管理档案是手段，利用档案是目的。建设项目竣工档案的完整、准确、系统，真实地纪录和反映基建工程的全过程，对建设单位以后的生产使用至关重要，为使企业建设项目档案更好地服务于企业的可持续发展，档案管理工作仍需要各级领导、各部门的共同关心与支持，只有齐抓共管，才能保障档案工作的正常开展。