浅析如何深化企业档案管理工作

文/辽河石油勘探局油田建设工程油建一公司信息档案中心 宋丽

一、正确认识档案管理中管理人员与档案质量的关系

档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。我们每个从事档案管理工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。

（一）全体人员参加及全过程跟踪以保障档案质量

在档案的人力管理方面要有全员参加的管理理念，档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。

采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学手段实现全过程控制，从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

（二）强化管理人员的工作职责与素质以提高档案质量

档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着直接关系，在工作中必须牢固树立档案质量意识。不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

二、档案在保存、交接等过程中正确的管理方法

（一）档案保存时的注意要点

档案室（库房）的设立，从总体上讲不论企业规模的大小，凡是档案室（库房）的设立，必须按照国家相关规定单独建造。从档案管理与安全保密的角度来看，不宜将档案室设在办公楼的最底层，档案室的门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室、库房、阅览室分开。并且应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。在管理过程中明确职责、制度，提高档案管理过程中管理人员的操作规范性。

（二）档案交接是档案管理中高危环节

档案管理工作具有极强的延续性，档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。但是在实际工作中，特别是一些基层单位，在档案管理工作中忽视了这一工作环节。在交接过程中经常出现档案交接不及时、档案交接手续不严密等问题。档案交接不及时是由于一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。因此，在档案交接时应特别注意接替人员提前入职的要求，同时保证对未办理档案交接手续的档案人员，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位,另外即将离岗的档案人员应充分代培或者是全面介绍档案管理工作的情况及档案室（库房）情况，确保档案交接工作顺利进行。

对于档案交接手续不严密这一问题，要按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，把责任落实到人头，该签的字的一定要签字，防止扯皮事件发生。在档案交接时一定要认真做好监督工作。监督人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。保证交接双方监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，使档案工作前后顺利衔接起来。

三、企业档案管理中的注重信息电子化建设及安全管理

（一）注重信息电子化建设

随着计算机技术及网络技术的发展，档案管理中的电子信息化是必然趋势也今后工作的重点。在管理过程中充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。保证实体档案与电子档案的实时跟进，缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。如录入时间拖延过长会造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。把信息完备的档案成果可多份拷贝，将各个部门，拓宽了服务范围，并同时设置登录密码和口令，即实现档案的查询便利有保证档案安全。

（二）涉密档案的管理

大型或特大型企业的产品往往涉及到国家（企业）的核心秘密，它关系到党和国家的安全。因此必须管理好涉密档案。涉密档案应要设保险柜、保险锁、防盗器等，从保管条件上确保绝密档案的安全。提高涉密档案管理人员的素质，必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，把保守国家和企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。日常管理中，对涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。同时明确保管期限，根据本企业工作的需要，全面确定档案的保存价值。

四、总结

档案工作者肩负着历史的职责，加强企业的档案管理工作，是一项长期和艰巨的任务。我们要从宣传建设档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，并在保管与利用过程中体现出企业档案的价值和作用。在工作中不断发现新问题，找出新方法，适应发展与各种变化，才能更加科学地管理企业档案，提高专业工作水平，为企业服务，造福社会。

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