浅谈监所基本建设项目档案的管理

文/浙江省司法厅 商亚军

基本建设项目档案涉及建设方、设计方、施工方、监理方等参建单位，项目在建设过程中档案管理水平的高低，直接决定了项目运行的管理水平。监所单位又因其工作的特殊性，其规划、设计等方面与其他建设项目不尽相同，因此管理好监所建设项目档案尤为重要。

本文试就如何管理监所建设项目档案，谈几点粗浅的看法。

一、领导应重视基本建设项目档案管理工作

监所单位作为项目建设法人主体，是项目建设包括档案工作在内的各项工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。监所基本建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的文件，包括项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、试使用等工作活动中形成的文字、图纸、声像材料等形式与载体的材料，都是项目档案的内容。要确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，档案管理工作的人、财、物就要到位，配备素质高的档案员、提供保管条件等应随着工程的深入而逐步加强。因此监所领导应对建设项目档案管理工作给予足够的重视与支持，落实责任制，明确分管档案工作领导和责任人。

二、建立健全基本建设项目档案管理制度

（一）制定符合监所基本建设项目档案的管理要求的制度

1.《监所基本建设项目档案管理实施细则》：明确档案管理网络及组织原则，工程参建各方责任，项目文件材料归档范围，移交时间、办法及质量要求，档案整理要求、竣工图编制要求等。

2.《监所基本建设项目档案分类标准原则及保管期限表》：明确项目档案的分类原则与标准，并确定每一类档案的保管期限，以使每份档案都能够“对号入座”。

3.《档案管理人员岗位责任制》：明确专兼职档案人员的岗位职责。

4.《监所基本建设项目档案利用、保密制度》：明确档案利用的范围、时限、保密利用规定等。

（二）监所基本建设项目档案应实行“三纳入”“五参与”的监管手段

“三纳入”即指工程项目负责人必须把项目档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程序中，“五参与”指档案人员全过程参与项目筹划、组织、控制、质量和信息管理中。

三、基本建设项目档案的收集

各参建方必须有一位领导负责档案工作，并建立与工程档案材料工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中应有能保证档案资料安全的库房和设备。竣工时由施工方、监理方向建设方提交完整、准确的项目档案材料。由建设方统一汇总、整理。

竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程承包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工方不按时提交合格竣工图的，不算完成施工工作任务，应承担责任并结合一定的经济制裁。

施工方在做好施工记录、检验记录、交工验收和签证的同进，应整理好变更文件，按规定编制好竣工图。工程竣工验收前，由主管部门、建设方组织检查竣工图的质量及施工档案的质量。

鉴于监所工作性质的特殊性，建设方应在签订合同时向各参建方说明项目的保密性，各参建方应严格按要求保管好建设档案，保证不丢失、不外传有关材料，不向外界透露总体设计、基本结构等。

四、规范项目档案的形成和移交

各参建方应根据《监所基本建设项目档案管理实施细则》和《监所基本建设项目档案分类标准原则及保管期限表》，将项目所有参与人员的工作日志、施工记录、检查材料及具有阶段性、参考性、成果性的文件材料按其形成过程和内容分门别类整理，等项目结束后移交档案室立卷归档。

建设项目验收合格后，各参建方按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向监所建设方移交档案。明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备交接手续。

竣工验收以后，监所单位应在六个月内向城市建设档案馆报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。

五、应用信息技术，为监所管理提供高质量的服务

随着档案信息化的不断进步和完善，计算机管理档案工作进入一个新的阶段。监所单位应以数字档案室为目标，以电子智能检索技术为手段，运用计算机网络，将基本建设档案管理过程全文数字化，通过信息系统加工和网络传输，实现项目档案资料信息化，最大限度地实现信息资料共享，做到各部门可根据各自授权的密级，查看需要的文件资料。为单位提供主动、快速、准确、便捷的档案信息服务。

总之，只有真正重视加强建设项目档案的集中管理、有序管理、质量管理和安全管理，使得档案材料来源于实践，又应用于实践，进一步加强项目档案的科学化、规范化、制度化和现代化建设，才能为监所管理提供高质量的服务。