关于广播电视档案信息化管理的研究

文/威海市广播电视台 刘海平

对广播电视的档案实行信息化管理是一项规模庞大的转变工程，广播电视作为宣传国家与党重要舆论的媒体，应投入更多的资源支持信息化管理，以促进广播电视的事业发展。现阶段，不少广播电视单位的档案管理普遍存在管理软件或硬件落后、软件不适应社会的发展以及网络化、数据化功能退化的现象，使广播电视的事业进展受到严重局限。因此，广播电视机构应改变落后的管理观念，正视优化档案管理工作的重要性以及急迫性，将科学发展观念作为指导方向，改变传统思想，转变管理工作中与现实要求不相符的观念，及时俱进，促进档案信息化管理工作的进行。本文主要对优化广播电视机构信息化管理档案的措施以及实施信息化管理的重要性进行阐述。

一、优化档案信息化管理的措施

（一）档案管理人员应树立档案管理意识

广播电视机构应根据档案管理情况设置相关的管理部门以及管理人员，引入与之相关的专业人士，重视组建开发与编研音像档案的队伍，优化管理人才构造，提高综合素质。首先，结合管理人员的实际情况，对管理人员的培训、考核以及上岗方面建立健全的规章制度；其次，通过不同的方式增强管理人员的业务能力，对操作规范进行统一规定，以保证档案管理人员对业务操作规范方法熟练掌握，随时可以给予业务部门准确的咨询服务①；对档案进行信息化管理工作的主体是管理人员，档案信息化管理模式的成功转变与管理人员的能动性密切相关。因此，管理层应帮助管理人员树立档案管理意识，使管理人员明确信息化管理档案的重要性，给予档案管理人员主动关注信息化管理工作的动力，通过对管理人员的培训，培养档案管理人员的责任感、使命感。

（二）优化档案信息化技术水平

广播电视机构为信息化管理建设投入大量资源，为管理工作配备各项硬件设备，例如计算机、路由器、扫描仪等。通过培训提高管理人员对计算机软件的操作能力，开发、完善系统软件，逐渐建立公共平台,将档案的中心目录数据化，为分中心的建立创造条件②。建设目录中心的前提条件是将档案信息数据化，因此，档案管理人员应对各部门每年上交的档案资料进行分类整理，根据信息来源，对信息进行数据化，构建统一的格式标准，档案实行双套制保存方式③，节约广电机构的人力资源与财力资源，避免造成重复劳动的情况，促进档案信息化管理建设。另一方面，实行上网信息加密储存。根据广电的工作情况制定合理的密级标准，结合档案的重要性，将档案分为公开信息、内部信息、秘密信息以及高度机密信息四个等级，并对信息进行加密；然后，广电工作人员要使用档案信息前，必须通过网上身份验证，根据使用者的不同身份、职位给予不同的查看权限④，使软件系统其安全性受到保障。

（三）明确档案信息的发展方向，推广信息化管理

当前，大部分基层广电机构信息化管理档案的工作中普遍存在软件、硬件管理设施老旧，兼容性不足，不符合信息化管理档案的要求，使广电机构的事业发展被严重制约。随着数字化与网络化在广电机构的产品制造中不断推广，广电机构的档案管理、利用也面临着更大的挑战，使广电机构的档案管理方式建设不断进步。

1.对档案进行数据化储存。广电机构档案原有的储存方法是采用磁性的媒体材料存储模拟信号，但由于录像带原本的质量较脆弱，容易受到环境因素的影响，例如污物、光、热等⑤，因此对档案保存环境中的湿度、温度有严格要求，而储存材料的保存寿命也随着使用量的递增而缩短。此外，由于媒体播放设备的不断更新，导致许多储存在老式磁带中的档案信息常出现无法读取的现象，而且磁带的种类繁多，因其型号、规格各不相同，是磁带在保存、管理以及使用上较为麻烦。相比之下，采用信息化管理技术更具优势，信息化管理可将档案信息导入计算机中，将信息数据化，此储存方式具有较多优势，例如安全性高、查询便利、储存量大、格式一致等。对音像档案采用数据化管理，可缩短使用者的查询资料时间，提高工作效率，符合现阶段广电机构的发展需求，使档案资料的价值最大化。例如英国的BBC广播电视机构，该机构购买了纪录片《故宫》之后，对纪录片中的片段进行分解，以门窗、庭院等作为分类主题，将其放到网上售卖，提高了利润，使档案价值实现最大化。

2.对档案实施规范化管理。建立并完善广电机构的音像档案管理机制，实现规范化管理音像档案。结合实际情况，以档案管理要求为前提，为档案管理制定合理、可行的管理方法，对档案的一系列管理规章制度进行完善，例如档案收集、档案管理、档案面目以及借阅档案等，并严格落实规章制度，保证音像档案的完整性，使档案能充分发挥其价值，避免浪费资源。

二、对档案实施信息化管理的重要性

由于在广播电视制作中，数字技术以及网络技术的不断推广，提高了广播电视对音像档案的利用率要求，刺激了广播电视档案信息化管理建设的速度。现阶段，国内各广播电视单位的档案信息管理方式有较大的差异。部分实力过硬的广播电视机构已对档案的信息化管理模式进行探索与实施，但仍有不少广播电视机构的档案管理模式相对落后。档案是清晰、确定的原始记录性信息，而广电机构要信息化的不只是档案本身，还要将经过处理的档案信息以及相关的社会信息进行信息化，经过融合后将档案信息放大。

档案信息化具有广义与狭义两方面，广义上的信息化管理指的是，整理融合与档案信息相关的信息，例如社会经济、政治以及文化等。而狭义上的信息化管理是将档案信息数据化。由此可得，促进档案信息价值实行最大化，不仅是将原有的档案信息融入社会交流系统并广为传播，还要将档案原有信息结合社会信息，扩大信息服务面，达到更好的传播效果。两者是相互促进、相互依存的关系，音像档案一经采用，则会与社会发生联系，也必定会与其他相关信息交汇融合，扩大信息的传播面，丰富了原有的档案信息，使档案形成广义上的信息化。

三、总结

广播电视机构的档案形成于各种技术活动，档案能否被利用，充分发挥其经济上、社会上的效益，与档案的管理质量、档案使用者的服务质量息息相关。档案的信息化管理是档案管理实现现代化的前提，是改善工作效率，充分发挥档案资料利用率的保证，对广播电视机构的事业发展具有重要意义。

注释：

①崔屹平.以科学发展观指导媒体资产管理创新——中国广播电视音像资料馆的发展历程[J].视听界(广播电视技术)，2011(01)：05-07.

②杨华玲.对高校档案信息化建设的思考——基于兰州商学院档案信息化建设的实践[J].科技创新导报，2011(24)：214-215.

③邢荣利.档案意识的提升来自档案自身魅力的开掘——我多年工作经历的一点感悟[J].档案天地，2009(02)：04-06.

④沈虹霞.电视台音像档案全程化管理谈——以杭州文广集团节目资料管理系统建设为例[J].浙江档案，2011(05)：41.

⑤栾凤.略论广播电视宣传档案管理[J].辽宁经济职业技术学院 (辽宁经济管理干部学院学报)，2009(04)：32.