医院电子档案管理初探

文/河南省郑州市第二人民医院 黄英

当今社会是一个信息化的时代，计算机技术发展非常迅速，并且普及到了各个方面。目前，大部分医院也都采取了通过网络系统来进行本院各种信息的管理。对于产生的诸多电子信息，我们应该加强管理。在本文中，笔者将对医院电子档案的管理进行初探。

一、电子文件的优点和缺点

（一）电子文件的特点

电子文件和纸质文件的区别在于：电子文件必须依赖于电脑才能使用，纸质文件随时随地都能使用；电子文件可以随意从一个载体准换到另外一个载体上，在计算机之间可以随意传换；电子文件虽然便捷但是具有一定的不安全和不稳定性。

（二）电子文件的优点和缺点

电子文件的有点有：1.电子文件便捷、整洁、易于整理；2.电子文件具有共享性，可以供很多人一起使用；3.电子文件便于处理，在进行修改、审核、发放等工作的时候，操作方便①。这些优点不仅节省了时间、空间，还提高了工作人员的效率。电子文件的缺点有：1.缺乏正本和副本的区别；2.特殊的文件，可能在他人的电脑里得不到支持，从而导致不能正常使用；3.有很大的依赖性，它必须依赖于电脑才能使用，在没有电子设备的情况下，完全没有用武之地；4.安全性和稳定性相对较差，电子文件的载体很容易出现消磁、格式化、磨损等情况，导致文件丢失。

（三）医院在电子档案管理方面的弊端

医院在使用电子档案进行管理时，主要存在以下几方面的不足：1.文件保存的方式不恰当，电子稿失去了其最原始的保存意义；2.储存载体不够稳定，容易导致文件受损，文档丢失，非常不安全；3.电子文件管理人员的专业素质不够高，医院的档案管理人员，需要具备良好的档案管理知识，计算机操作的能力也要高，同时还要具备一定的医学知识。

二、电子文件应如何整理的具体方法

（一）如何整理设备和基建的电子档案

基建档案大多数情况下都是利用计算机进行打印并且采用规范的纸张进行输出而形成②。在基建档案输入时，应先对打印出来的纸质文件进行扫描输入，然后按照一定的顺序进行排序。在整理设备档案的时候，也应按一定的顺序排序，并且标注上注意的事项和引进设备时提出的电子文件的内容和说明。

（二）财务电子文件应如何整理

对财务文件进行整理时，主要有三方面的整理：1.工资表。工资表在输出到光盘、软盘或者其他载体的时候，应该附一张纸质的工资统计明细，并列出详细的列表；2.账本。医院的账本应采取电子存档和纸质账簿两种形式。为了增加账本的凭证作用，在电子档案归档的时候，必须填写交接明细，并由负责人、会计主管、审核人等签字；3.其他电子文件的管理。现在的医院大多数都有一套完整的信息管理系统。信息管理部门在接收到各个部门，各个方面的信息后，应该对信息进行汇总、集中处理，然后再发布到各个管理部门进行参考和使用。数据要定期更新，以便于更好的用于工作中。失效的数据也应进行整理汇总，并交至相关部门进行存档。

三、讨论

为提升电子档案管理的质量，可以采取以下措施措：1.加强档案管理人员素质的提高，对管理人员进行培训和组织学习。使档案管理人员数量掌握管理和计算机技巧，担负起对电子文档管理的责任③；2.档案的保存实施电子和纸质共同保存。这样既可以快速、有序的对电子档案进行管理，又可以有效的避免因为电子载体的磨损、消磁导致的数据丢失；3.保证电子档案的安全，能够对医院档案的管理起到良好的帮助作用。对于电子文件的保护，最首要的方法就是对电子文件的安全管理进行加强。而其中最简单的办法就是对电子文件进行多重备份，在文件丢失或者受损的情况下，还能通过备份文件加以找回。必要时还可以对电子文件进行密码的建设④。但电子文件的一个很大的缺点就是电子文件的安全性和稳定性相对较差，电子文件的载体容易出现消磁、格式化、磨损等情况，导致文件丢失。电子文件的载体大多数以光盘为主。所以，在对电子文件的载体要采取一定的保护措施：对光盘的使用和排放要有一定的秩序，要规范；在光盘外面加一层保护膜，以防磨损；放在温度和湿度适当的地方；注意避光保存。

四、总结

在进行电子文档的整理和归档时，要遵循一定的规则和秩序，要一丝不苟的进行电子文件的归档工作，并加强自身计算机的应用水平，使电子文档的使用为医院日常的医务工作提供便利，而不是负担。在坚持可持续发展的同时，也要提升医院本身的电子档案管理水平。

注释：

①宋静萍.浅谈医院基建档案管理[J].中国现代医药杂志.2009，11(4):140-141

②夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部:下半月.2009，8:163-166

③陆芳.试论电子档案的管理[J].科技情报开发与经济.2009，9(20):102-104，108

④张伟.加强医院档案管理为医院建设发展服务.兰台内外.2010，2：132-133