信息时代高校档案馆开发档案资源的意义及保障措施

文/苏州大学 程熙 罗莹

一、前言

高等学校档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，高校档案是国家档案的重要组成部分，并且真实反映学校建设和发展的过程，不仅具有原始性、凭证性，而且具有凭证、借鉴、参考和史料研究的作用，是学校自我认识、自我总结提高、自我发展的依据之一，促进学校各项工作顺利进行。

笔者认为，“高校档案馆开发档案资源”可以表述为：高校档案馆档案人员对高校档案馆中蕴藏的有价值的信息进行开采发掘，广泛组织信息交流，为全校师生及社会服务。高校档案馆开发档案资源一方面是将高校档案信息由静态转变为动态信息，另一方面是将档案工作由被动转变为主动，实现多种形式、多种渠道提供高质量、系统化档案信息的目的，为社会各方面服务，充分发挥高校档案馆档案资源的社会效益和经济效益。

随着我国教育事业的改革与发展，在信息化带来的机遇与挑战并存的新形势下，高校档案资源发挥着越来越重要的作用，对高校档案资源的开发势在必行。因此，高校档案馆应在正确定位的基础上，运用自身优势，彰显自身特色，积极投入到档案资源开发的大潮中来，提高服务水平与服务质量，提升信息服务竞争能力。

二、高校档案馆开发档案资源的重要意义

高校档案馆开发档案资源是高校档案工作的发展与提升，同时，通过档案资源的开发，可以促进高校档案馆整体工作向更高水平地飞跃。因此，大力开发高校档案馆的档案资源，为学校各项工作以及社会需求服务，已成为各高校档案工作面临的重大课题。对高校档案馆的档案资源开发具有重要意义，具体表现在以下几个方面：

（一）为学校各项工作提供依据与凭证，开创学校工作新局面

首先，为各级领导作出科学决策提供依据。开发高校档案馆的信息资源，将加过开发加工的档案信息传送给学校领导与有关职能部门，使他们在研究和掌握党和国家方针、政策的同时，及时了解和分析本校的历史，认清当前现状，开阔视野，总结经验，从中寻求学校发展的基本过程和规律；综合分析外部信息和内部信息，预见未来，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。其次，为教学管理、科学研究水平提高创造条件。将档案信息资源传输给科研、教学人员，可以使他们掌握新成果，了解新动向和发展趋势，为他们提高科研、教学水平创造必要的条件。

（二）扩散档案信息，充分实现高校档案信息价值

我们对档案工作投入大量的人力、物力和财力就是为了通过对档案馆档案资源的开发，满足各类档案用户的需求，理清“贮藏与开发是手段”与“利用服务是目的”的关系。由于档案原件多是“孤本”，传递信息的功能较低，高校档案馆已然出现了“信息孤岛”的趋势。最大限度地开发档案信息资源，将信息及时有效地传输出去，并可使档案信息扩散，使学校档案资源的价值得到充分实现，解决档案工作封闭与“信息孤岛”带来的隐患。高校档案信息在一定层次上反映一个学校教育科学事业的最新成就和发展水平，具有信息量大、综合性强、指导作用显著地特点。它是重要的政治资源、经济资源与文化资源，一旦成为信息时代深化教育改革和促进学校科技进步的动力，将成为新时期强有力的生产力，在较大程度上发挥它的社会效益和经济效益。

（三）为档案宣传教育提供生动素材，全面提高档案意识

利用被开发的档案信息资源著书立说、演讲报告、举办档案展览、开展教育宣传活动，使更多的档案信息被广大师生员工利用，是对高校档案工作最直接、实际、有力的宣传。不仅可以启迪思想，提高认识，使他们从中获取自己所需要的信息，而且可以增强他们的档案意识，认识到高校档案是学校活动的历史记忆，是高校文化的沉淀，充分调动广大师生的自觉性与积极性，使高校档案馆工作在“在生存中发展，在发展中生存”。

三、高校档案馆开发档案资源的保障措施

高校档案馆开发档案资源不能脱离高校档案工作的现状，需要根据本校档案馆的实际情况，从学校的建设、发展对档案资源的需求出发，循序渐进地开展工作，避免人力、物力与财力地浪费。高校档案馆开发档案资源是一个系统工程，主要包括：档案信息的收集、档案信息的编研开发、档案信息的输出、档案信息服务等环节，为使高校档案馆档案资源开发工作顺利有序开展，这需要高校相关职能部门的有机合作，可以归纳为以下几个方面。

（一）领导重视是关键

自2008年《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）颁布以来，高等学校档案工作步入了快速发展阶段，高校档案工作在机构设置、人员配备、档案管理、档案利用等方面得到较大改善，从近几年的推广情况来看，《办法》在实际指导工作中具有有效的推动作用。《办法》明确了分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，即“校长负责制”，并在第五条第二款规定：“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。因此，在高校档案馆的信息资源开发工作中，高校领导应扮演好主导者、领导者、扶持者的角色。首先，做好整体规划，有计划、有重点、有目的地进行档案资源的开发，将高校档案馆的档案资源开发工作纳入学校整体发展规划中。其次，建立经费保障机制，予以资金扶持，完善档案馆软硬件设施，确保高校档案馆档案资源开发工作顺利进行。

（二）理念更新是先导

随着时代的发展、社会的进步，使得传统的思想和观念成为制约和影响高校档案馆档案资源开发的重要因素，因此，开发工作的最大阻力就是来自人们头脑中原有的旧思想、旧观念。可以这么说，档案信息资源能否得到广度与深度地开发，很到程度上取决于人们思想解放的程度。因此，为了保证高校档案馆信息资源开发地顺利进行，我们必须树立与时俱进、服务创新、信息共享的服务理念。

首先，树立档案价值新观念，真正认识到归档是过程，利用是目的，服务是手段，实现由“被动服务”到“主动服务”的转变，最大限度地开发档案资源。其次，坚持与时俱进的理念，克服因循守旧的思想，积极应对信息技术带来的挑战，勇于接受新事物、新观念、新知识，将新技术应用于实际工作中，充分利用各种服务方式和服务手段（借阅服务、编研服务、咨询服务、宣传服务、报道服务、研究预测服务、档案陈列和档案展览等），提高工作效率与效益。第三，树立整体观念、全局观念，摒弃“档案资源开发危险论”的狭隘思想，根据需要向全校师生及社会提供档案资源，满足档案需求。

（三）档案人才队伍建设是基础

马克思列宁主义历来认为，人是生产力中最活跃并起决定作用的因素。高校档案馆人员的专业素质直接影响高校档案信息资源开发工作的效率与质量，提高高校档案馆人员的专业素质并不是一朝一夕的事情，因此我们必须脚踏实地，立足当下，放眼未来，建设一支符合时代发展要求的、结构合理的高校档案馆档案人才队伍。一方面提高现有档案人员的综合素质，兼顾潜在后续人才的培养；另一方面，建立激励保障机制，积极引进专业化、高水平、复合型档案人才。

其一，挖掘并提升现有高校档案人员潜力与综合素质。目前档案资源开发已经深入到知识单元之中，没有一定的专业知识，如档案学专业知识及其相关学科的图书馆学、情报学、文献编纂学、古汉语学、方志学、历史学、计算机科学等知识，开发档案资源只能是“纸上谈兵”。因此，需要通过继续教育、在职培训等教育方式，为档案人员“充电”，使其系统掌握档案理论知识与先进技术，提高业务素质，提升自身潜力。其二，建立激励保障机制，积极引进专业化、高素质、复合型人才。高校档案馆工作者的知识与能力毕竟是有限的，高校档案馆应积极引进人才，调动校内、外相关专家学者的积极性，建立一支具备档案专业化服务理念、知识、方法和技能的专业化档案人才队伍，充分发挥“智囊团”的作用，并采用目标管理方法、经济方法和激励方法，共管齐下，使他们留得住、扎得下。当然，这是一项长久的计划，不可能一蹴而就，必须循序渐进，稳步开展。

另外，加强对用户信息能力的培训也是必要的手段。帮助信息用户得到他们想要的信息，并且使信息能够真正为用户所用，保证用户与信息内容之间交互的顺畅进行，这也是档案馆人员应尽的责任。但如果用户缺乏一定的信息检索能力，那么在一定程度上也会影响档案馆档案资源开发的充分性、可理解性与可利用性。因此，积极开展对用户的档案资源开发的意识与能力的培养是档案资源开发的重要环节。

（四）采用现代化技术手段是前提

计算机与网络技术的高速发展为高校档案馆开发档案资源提供了全新的方式与手段，为高校档案馆带来了前所未有的发展机遇。高校档案馆应顺应时代发展潮流，积极运用新技术，改变单一的服务方式，提高服务水平与服务质量。

首先，全面实现高校档案馆的数字化，改变手工操作的服务方式。目前，我国大多数高校档案馆的服务仍是手工操作，这种服务方式不仅造成信息查找工作效率极其低下，而且也是档案系统易用性差的一个重要原因。在馆藏资源数字化的进程中，要本着利用优先、分步实施的原则，优先对珍贵照片档案、音像档案、重要纸质档案资源的数字化，采集文件目录数据，建立文件级与全宗级目录数据库，在资金充裕的情况下，实现档案全文数字化，全面形成档案基础信息资源数据库。提升档案资源开发服务能力与服务水平。

其次，积极利用网络发展平台与各种应用软件，对信息系统进行必要的加工与改进，拓宽交流渠道，便于档案资源在计算机网络上传输与共享，充分实现信息网络系统的辐射作用。并且加强档案馆、室之间的合作，打破条块分割，改变各自为政的局面；加强本校档案馆与其他院校档案馆之间的馆际合作，实现信息共享；加强高校档案馆与外界的联系，开展高校信息咨询服务、宣传服务、报道服务与研究预测服务，满足社会对档案资源的需求。

（五）加强特色化档案资源开发

目前有些高校档案馆面临着档案资源短缺的情况，特别是缺乏具有本校特色的档案资源。因此，高校档案必须有的放矢，有针对性地加大对本校、本馆特色化档案资源的开发与服务。认真整理、编研开发反应高校历史面貌、发展历程的档案资源，如高校历史沿革档案（学校名称、校址、历任领导、校友资料、机构院系设置、重要人物来访、捐赠题词等），教学科研档案（科技专著、学术论文、教学教材、科研成果扥），学生档案资源（学生基本信息、有特殊才华及突出贡献学生的材料存档等）。在此基础上，建立特色化高校档案网站，开设特色档案栏目，通过介绍反应本校人文、历史、教学等信息，显示本馆馆藏不同之处，加强用户对本馆的感性认识，提升档案服务。

例如苏州大学档案馆在特色化、个性化档案资源开发方面已经取得一定进展，苏州大学档案馆网站挂靠苏州大学网站，开设“档案馆概况”“档案编研”“信息查询”“苏大年鉴”“苏大校史”“业务指导”六大栏目，其中，“档案编研”栏目下开设“获奖科研成果”“档案展览”等子栏目，详细列举了苏州大学历年科研获奖情况及教学奖励情况；“苏大年鉴”栏目提供历年年鉴全文；“苏大校史”栏目提供校史资料、在线校史馆、校史老照片等资料，为浏览者全面展示苏大历史概况及相关资料。最具有特色的是，苏州大学主页上开始“历史上的今天”栏目，详细列举了确定日期内，学校自建校以来的所有大事记，有利于浏览者全面了解本校历史。同时，网站还设有“兰台动态”“相关下载”边栏，并且实现与中国教育科研网、南京大学档案馆、山东大学档案馆、北京大学档案馆、清华大学档案馆、云南大学档案馆、厦门大学档案馆、吉林大学档案馆进行连接导航，使用户可以更大范围的选择与获取信息，打通用户的信息获取渠道。

信息时代的到来，为高校档案馆的档案资源价值的实现提供了良好的客观条件，高校档案工作者应充分利用这一有利条件，通过主观努力，实现档案资源在广度、深度上地进一步开发，把档案服务提高到一个新的水平来，为高校的发展以及社会的发展做出应有的贡献。

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