对公路工程建设项目档案管理工作的思考

2013-12-04广东汕汾高速公路有限公司陈惠玉

办公室业务 2013年3期

文/广东汕汾高速公路有限公司陈惠玉

一、公路建设工程档案管理现状与存在问题

近年来，我国公路项目建设迅猛，工程的特点是周期长、阶段多，工程建设多采取“小业主、大监理”的建设管理模式，工程建设中参建各方由于忽视档案方面的管理，存在的不足与问题确实不少，常出现工程建好后，竣工资料却寥寥无几、迟迟归不了档的现象。主要表现在：

1.建设单位专业人员不足或跨行业管理，工程建设单位开始往往不重视档案，不知如何管理，甚至无人过问，建设过程中没有真抓实管，使得建设单位对于档案管理工作要么被动应付，要么抓而不紧。

2.工程监理单位现多由设计等单位组成，人员又多是从社会招聘或学校新分配的学生。由于原单位所从事的工作性质或经历不同，对工程竣工资料收集整理方式方法理解不一，管理方式也不一。更突出的是监理单位力量不足，人员素质参差不齐，管理不到位或流于形式，没有很好履行监理的督促审查职能。

3.施工单位一是有经验的技术人员不足，或是流动性大、资料管理人员经常调换，影响竣工资料收集、整理及归档工作；二是一些低资质包工队或层层分包带来对竣工资料整理不重视、不及时、不规范或管理工作跟不上，以至资料可能存在失真现象等等。

二、加强公路建设工程档案工作的对策思考

（一）各级领导重视是前提

各级领导是指工程建设各参建单位主要领导、分管领导、相关部门负责人；足够的重视是指不但要言论上经常讲，而且个人对此项业务要知晓。特别是分管领导和部门负责人，既要真抓实干，又要勤督促检查，要善于发现问题并及时解决，解决不了的及时汇报。工程建设过程中，每时每刻都有产生资料，发现问题不及时解决，可能导致施工单位的一些档案资料存在缺陷；如果是监理单位没有正确掌握要求，可能是几个承包商的阶段性资料都存在相同的问题；如果是建设单位没有把握好规则制度方面的要求，则可能出现竣工资料存在大量问题或者须返工处理的局面。所以，各级领导对竣工资料管理工作要有一个正确和足够的认识，必须明确档案工作要与工程建设同步进行，从工程项目报批开始，相关领导就要有档案管理意识，并安排档案人员着手进行收集整理。如汕汾高速公路开始建设时，建设单位、监理单位及各参建单位领导非常重视档案工作，把档案工作作为建设管理的的重要组成部分，统筹规划、专人分管。把项目档案工作与项目建设同步落实到实处，建立了完善的档案工作网络，确保了土建、机电、房建项目档案与工程进度同步完成，为汕汾高速公路公路工程项目档案顺利验收奠定了重要的基础。

（二）档案人员尽职尽责是关键

一个工程竣工资料的形成并非一个部门或一个专业系统力所能及的，而是参建各方众多人员共同努力的结果，需要参建各方人员积极配合，尽职尽责。

1.工程建设单位工作人员(包括工程技术人员及专兼职档案员)。他们承担着本单位档案的编制以及对各参建单位竣工资料收集整理的指导、督促、检查职能，因此必须深刻领会档案工作的重要意义，热爱档案工作，熟知档案管理工作业务知识，按照“统一领导、统一管理、统一规格、统一标准”的原则，在竣工资料收集、整理、归档过程中各负其责。

2.监理单位工作人员。要按照“小业主、大监理”的工作模式.各级监理人员应认真履行对施工单位竣工资料的监督、审查，对监理自身形成资料的收集、整理、归档职责。

3.施工单位工作人员，包括施工单位的基层技术人员、质检人员、试验人员、物质管理人员等。施工一线形成的原始记录、质量检查形成的记录表格、各种试验的检测成果、会议纪要、设计图纸、报告批复等，都是通过日常的收集整理而形成的竣工资料。这些人员除要有一定的专业知识外，更主要的是要具备一种尽职尽责的精神，要熟悉业务流程，细心认真、勤奋务实、持之以恒，经常深入现场了解工程情况。总之，要有高度的责任感，其主管范围内的资料管理工作才能真实、齐全。

（三）规章制度与工程项目划分有机结合是重点

工程项目划分与档案管理制度应该是制定得越早越好、越细越好。对于工程项目划分，关键是一个“早”字，在前期工程刚开始就由监理组织研究商定，由建设单位明文下发，使各参建单位在工程开始就按项目划分进行分类整理，对整体的工程记录填写、对竣工资料的整理是大有益处的，避免了今后的返工。

对于档案管理制度，建设单位及监理单位要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成一般要求》和《归档文件整理规则》的要求，在工程建设初期就制定档案分类表和档案管理制度，并下发各单位执行。除明确归档资料的项目、类别、内容、要求与标准、数量与时间外，还应细化到记录表格的统一、每份资料装订顺序的明确、台账的形式、不经常发生性记录的填写，以及设计监理、环保资料与监理、征地移民资料与监理、设备监造监理等过去不经常发生而现在大量进行，但相关规定不甚明确的资料归档等。使各参建单位归档工作有章可循，归档工作不重复不反复，以保证建设资料收集及时、准确、系统，组卷合理有序、规范统一。为避免出现“制度不合理、制度不执行、制度天天换”现象，建设单位还要针对工程建设具体情况在工程实践过程中逐步对制度加以修订和完善。同时建设单位档案人员要对各参建单位档案人员进行制度的解析和岗位的培训，以提高档案人员的专业知识水平和技术水准。

如汕汾高速公路项目在工程建设初期，建设单位及监理单位就已经制定并下发了《汕汾高速公路监理资料汇编》及《汕汾高速公路项目竣工文件编制办法》，对各参建单位工程资料及相关记录表格进行规范要求，并经常深入各参建单位检查、督促、指导工作，解决项目档案材料收集、整理中存在的问题，并多次组织各参建单位档案人员参加档案信息管理系统“超星文档”培训及档案业务知识讲座，提升了档案人员的档案管理水平，确保了项目档案的完整性及准确性。

（四）加强日常管理是保证

公路工程建设历时较长，竣工资料整理也是长期而繁琐的工作，档案管理是一项长期系统的工程，要实现竣工资料的真、全、好、快归档，必须加强日常管理，开展多种形式的检查、交流与及时纠偏工作。

各参建单位内部耍有明确规定，定期、逐项进行检查，特别是工程建设初期或某一工程部位、某一工序施工之初，先在技术交底时讲清要做哪些检测项目、要填写哪些表格及怎么填写、哪些记录须归档等，然后在施工过程中按要求做好检查工作。

监理单位除现场监理工程师要清楚竣工资料相关规定要求外，应设置一名或多名全面负责竣工资料管理的专业人员，在做好本单位竣工资料工作的同时，还应配合现场工程师定期全面检查各施工单位资料管理情况，如现场原始记录填写、试验检验资料收集与整理、竣工图修改等工作，目的是把问题消灭在萌芽之中，避免同类问题重复发生。另外，监理单位在组织每个分部或单位工程验收时，对其工程竣工资料的完整性和真实性是一次很好的检查机会，发现问题及时进行协调或通报，并要求施工单位限期整改。

建设单位更要将档案管理工作深入到工程建设的各个层面和环节，将档案管理工作纳入工程建设计划和各级领导责任制中。工程建设之初，成立以工程各参建单位负责人组成的档案管理领导小组，负责档案管理工作的领导和协调。成立由各参建单位档案人员及工程技术人员组成的档案工作组，负责竣工资料收集、整理、检查、归档的具体工作。工作组应每月开展互查活动，重点检查各参建单位档案工作开展情况、试验检验项目开展情况、质量评定情况、各种原始记录的真实性及资料收集整理的完整性与及时性，以及检查监理工程师的履职情况。检查时不但档案管理人员要参加，而且专业技术人员也耍参加，二者的紧密配合对保证竣工资料的齐全、完整、真实尤为重要。同时由于资料检查中发现的工程管理问题及时得到反馈和解决，又反促了工程建设的质量、安全、进度管理。

（五）做好竣工资料归档前的复查工作

当工程建设期间没能对工程资料进行很好的日常检查；当工程建设后期一些参建单位由于人员变化而影响竣工资料整理；当相关检查验收发现工程资料存在较多问题时，监理或建设单位组织一次竣工资料详查是有必要的。组织竣工资料系统复查一要有计划安排，二要有各专业人员参加，三耍有固定的时间地点。复查时被查单位相关人员也要参加，小的问题当场解决，大的问题责令被查单位限期整改。

（六）利用档案管理软件，实现双轨制

为方便今后档案的查询利用，工程建设初期，建设单位不仅要抓纸质档案的管理，同时还应重视电子档案的管理，档案管理目标是实现纸质和电子档案双轨制。建设单位、监理单位及各参建单位应统一安装档案管理软件，要求各单位移交的档案必须是纸质与电子档案一一对应。建设单位档案人员通过动态监控档案管理软件可以实时掌握参建单位日常归档情况，及时督促归档进度和整改出现的问题。通过紧跟归档进度，实现工程建设与归档工作同时进行，保证工程档案的真实、齐全、完整、准确。

如汕汾高速公路通过参建各方的共同努力，如期完成包括项目建设单位、监理单位、施工单位在内的纸质档案共5753卷，同时实现了项目竣工档案的信息化管理，最后以96.9分的好成绩通过省档案局组织的项目档案专项验收小组的验收。