浅谈现代秘书工作语言能力的培养

◎覃志鸿

（柳州师范高等专科学校，广西 柳州545005）

一、现代秘书工作语言的现状及不足

由于缺乏理论以及传统的影响，在我们国家的秘书工作条件通常是不理想的。秘书制度方面并非完美无缺。我国的一些公司中秘书没有明确工作，秘书最后就成为了经理助理，处理日常事务，导致秘书行业的水平良莠不齐。所以，准确地为秘书行业定位，设置秘书的权力范围，以及秘书的工作能力，综合素养等问题迫在眉睫。从以下方面可以体现出秘书工作语言中的不足：

首先是秘书的知识结构不完善，由于中国在前几十年中的人事制度不协调，一些秘书的知识技能只是最基本的理论，而且工作语言过于粗俗化。在一些中小型企业所用的秘书一般是从其他部门调来的有经验的老人员，没有专业的知识技能和专业语言；或是聘用一些年轻的职员，在专业技能上他们是很强，但由于所处的工作环境过于单调，时间久了，年轻职员也失去了工作的热情。

其次，语言表达过于随意。在公司中接触的周围的同事们，彼此很熟悉，彼此交流过于随意，依照自己的喜好表达想法，很容易忽视自己正处于工作中，缺乏办公环境的严肃性。这种工作语言过于随意，没有考虑到他人的想法，自己感觉是合理的，他人却不是这么认为，这种表达的方法会在不经意间与他人产生误会、分歧，有的甚至在与领导交流时没有摆正自己的位置。直言纳谏不是坏事，但并非所有的领导都会领悟。言语过于随意会让领导不信任，在印象上大打折扣。有时建议可以委婉地表达，这是语言的艺术。

二、如何培养秘书工作语言能力

秘书人员应具备良好的沟通方法。良好的沟通方法可以很快地拉近交流者之间的距离，可以很快地进入交流的环境，让对方感到亲切，并愿意与你交谈。

在沟通交流中需要了解交流的对象的工作风格以及他个人的行为习惯。而且，在交流过程中我们需要注意一些沟通的障碍，比如：在职场中职务地位的障碍；在表达想法和与人关系上不能过于做作；交流者之间的文化背景的差异等。

在沟通交流中有时不仅需要一张嘴，肢体语言也相当重要。在人与人沟通过程中，口语和书面语是人们最常用的交流手段，如果加入一些肢体语言效果会更好。例如：运用手势、形态或是面部表情来进行沟通交流。肢体语言更能体现出交流者内心的想法和心理活动。肢体语言是一种思想形象化的语言，它和有声语言共同组成了语言的具象表达。它对有声语言起到画龙点睛的效果。在我们生活中经常使用到肢体语言，当某一物体或事物无法用语言表达时，我们就会自然地使用到肢体语言的表达。后来就出现了“只可意会不可言传”的俚语。所以，恰当地使用肢体语言可以更准确地表达思想有助于信息的交流。

三、培养秘书工作语言能力的重要性及作用

我们身处于一个经济全球化的世界，经济的飞速发展促使人们思想的发展。西方人首先意识到在市场经济和信息化时代的环境下，口才是通向成功道路不可缺少的技能，所以，他们很重视对口才的培养。他们可以通过与一个人的交谈来判断这个人的能力、涵养、学识等方面。在国内，人们从不认为口才是一门艺术，是一门学问，有的是，把口才与耍嘴皮和强词夺理联系在一起，更不必说把交际能力和口才做为通向成功的基石了。因此，我国必须大力提倡口才培养，认识到口才的重要性。口才较好的人也是他综合能力的表现，一个能言善辩的人，基本具备了敏锐的洞察能力，可以准确地抓住事物的主要矛盾，拥有科学的辩证思维，全面地解析，做出适当的推论，拥有灵活的应变能力和幽默风趣的语言。

因此口才是一个人综合能力的体现，是衡量个人能力、涵养、学识的重要依据。在经济飞速发展的今天，离不开人与人的公平竞争，更离不开语言，在商业经济活动中，礼貌用语会使顾客感到舒心，生意也会越来越好；但是，在与人沟通中语言不得体，会使顾客反感，生意也可想而知。秘书工作语言是一门艺术，它涵盖了多个方面，是为人处世、与人沟通的桥梁。作为一名合格的秘书，不仅在语言方面要求严格，在业务能力、知识结构和文化修养上都要如此。其中，能说会道是不可或缺的能力。秘书一般要懂得“脑勤、腿勤、口勤”。秘书要既能善言又能实干。

结语：综上所述，现代的秘书工作和语言都存在不足，知识结构的不完善以及工作时语言的随意性，存在很大的弊端，社会应培养出具备秘书能力的人才，在此指拥有工作语言能力的人才，培养他们与人的沟通能力，巧妙地运用语言的艺术，让人与人之间关系变得更和谐。培养秘书的工作语言对社会，对企业，对个人都是有利无害的。要培养出德才兼备的新型秘书人才。

[1]柏常青.秘书与语言艺术.秘书之友.1992年07期

[2]刘永凯.语言秘书学.长沙：中南工业大学出版社.2000年3月

[3]《秘书语言与交际》.中国财政经济出版社.2005年2月

[4]《秘书实务》.(第二版) 高等教育出版社.2003年3 月