自编软件在水利工程设计单位科技档案管理中的应用

2013-10-25刘文君

中国水利 2013年12期

刘文君，单洁，汤杰

（山东省青岛市水利勘测设计研究院有限公司，266071，青岛）

水利科技档案是指在水利科技活动过程中形成的、具有保存价值的各种形式与载体的历史记录，是应归档保存的水利科技文件材料，是水利工程设计过程的真实记录，具有凭证和依据作用，对于工程的建设、管理、维护、改造等具有不可替代的作用。水利科技档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，因此作为水利设计部门就必须保证水利工程设计过程中形成的科技档案的完整、准确、系统和有效利用。

一、软件的产生

笔者在接手档案管理工作时发现，本部门的档案均是用纸制的表格手写登记，并且没有按照档案管理规定中的顺序存放，杂乱无章，再加上笔者刚接手此项工作对现存的档案不熟悉，因此在查找利用时效率很低。随着档案的日益增多，时间的延长，只靠记忆是不行的，再者由于科技档案专业性较强，不能像书架上的书刊那样直接挑选，必须借助于检索工具才能快速地找到所需的科技档案，因此笔者萌生了利用计算机软件管理档案的想法。经过对档案管理基础知识的学习，利用VB自编了一套档案管理软件。该软件对计算机的软硬件环境要求不高，一般计算机都可安装。

二、自编档案软件的应用

1.应用前的准备工作

收集整理水利科技文件材料，按不同地区不同工程进行分类、编目、整理。

2.具体应用

该软件使用简便，将整理好的科技材料按要求录入本系统后，即使没有档案管理经验的人也可以很轻松地利用该软件对水利科技档案进行查阅，为档案利用提供了便利。

（1）初始界面

包括科技档案编号管理、数据库建立、借阅检索、数据库编辑等。均按档案管理相关法律法规及管理办法设定界面项目。如图1。

（2）档案分类编目管理

科技档案的分类应按标准化要求进行分类，按工程编号法对水利工程档案进行分类，用JS表示技术，用阿拉伯数字表示某一具体工程，例如JS20表示棘洪滩水库调水相关项目。

（3）档案数据库建立

①对档案进行编目，按工程完成阶段的时间顺序对档案进行具体编号，形成档号，使软件系统数据库内的档案信息与实际装柜的档案是一一对应关系。将档号、文号、责任者、题名、页数、档案日期、保管期限、相关项（在备注中录入）逐项录入，见图2。

②工程科技档案档号的获取，只要在“档案借阅检索”界面输入该工程的分类代号，如图 3，输入“JS20”，点“查寻”按钮，出现二级界面“JS20的记录共有54个”，那么要录入数据库的该工程的编号就是55（54+1所得），档案号就为JS20-55。

档号的获取不用人工记忆，简单易行不出错。该软件对档号和题名具有排重性，若建立数据库时有相同的档号或题名，系统会提示“该记录已存在（存在相同的档号或题名）”。这样就避免了重复，给档案的编录及利用带来便利。

③为了避免水利科技档案数据库的不完整、档案统计数据不全面，该软件系统在建立数据库时，如果少填了信息就会出现二级界面并给出提示“该记录不完整（请检查档号、文号、责任者、题名）！ ”。

（4）档案数据库编辑

在这里对档案进行修改，比如在档案数据库录入时输入错别字等，只能在这个界面进行修改，先点“输入档号后调出”（如图4），然后在二级界面输入档号，调出后方可修改（只能修改档案题名、责任者、页数、日期、保管期限和备注栏，档案和文号是不能修改的），修改完成后点“修改后保存”，即完成操作。

（5）科技档案查询利用

只需要输入相关的任一信息，就可以为档案利用者快速地查找他们所需要的档案档号。如果需要借出，就进行“借阅登记管理”，点“借阅登记管理”按钮，如图5出现的二级界面，在二级界面上输入所借阅档案档号，点“确定”后进入登记管理界面，如图6，录入借阅者姓名，借出时间是软件系统自动生成当天的日期，点“借出”按钮即可。档案归还操作与借阅类似。