充分发挥档案在企业中的作用

摘 要：档案工作人员应加强业务学习适应现代化企业新时期的发展需要，才能更有效的发挥档案的作用是我们今后努力的方向。

关键词：发挥作用；创新观念；创新体制；创新管理

企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员应带领档案网员们一起创新思路，开拓档案管理的各项功能，并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。企业档案工作作为企业管理的一部分，应适应现代企业新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度，才能更有效的发挥档案的作用。

1 观念创新，使档案在服务中发挥经济效益

要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。随着安徽恒源煤电股份有限公司恒源煤矿深部井延伸的建设，档案人员要及时主动请教有关技术人员熟悉了解施工流程弄懂技术档案的内涵关系对各种档案做到“胸中有数” 才能准确的分类，熟悉家底才能使库存档案更好、更便捷的为生产建设服务，目前由于恒源煤矿深部井建设进一步深入，我们应重点抓好深部井项目档案资料质量的管理，档案资料质量的控制重点在以下三个方面：施工图设计文（含变更）、厂家资料、现场施工文件。

施工图设计文件（含变更）质量的控制：施工图设计文件由设计院编制，是现场施工的依据，也是编制竣工图的依据，做好施工文件的质量控制，档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各有其责任，档案人员从档案的角度进行把关，其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档案人员更大的责任，既不只是从档案的角度把关，也要从工程的角度把关。项目资料员从工程角度进行把关，与项目经理和监理工程师的把关，有一定的互补性，资料员清楚项目共包含哪些的内容（图纸），现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际，环环相扣，方可做好资料整理工作

要确立档案是资源的观念，在企业无论是科技还是文书、特载、会计档案都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。到2013年12月26日安徽恒源煤电股份有限公司恒源煤矿投产二十周年無不包含着几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资源，它除了具有企业无形资产的属性外，还有专有性、地域性等公共属性。我们认识到档案是资产后，应千方百计去收集、管理、保护、利用好这些资产就会下定决心做好档案工作。

要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录如各种材料、图纸数据、照片音像、荣誉奖牌等这方面的档案就是企业的独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，就可能给企业造成损失。

要确立档案具有实用效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的，如恒源煤矿技术人员利用档案研发的各项小改革、小发明、小创造每年都能为矿上节约200万元的资金，今年12月投产二十周年矿庆档案室提供大事记、组织机构沿革、会议记要、照片音像等大量档案为矿庆的专题片、画册、宣传排版提供了非常珍贵、详尽的原始资料，可以看到档案资料只要管理好利用好就能产生更好的经济效益和社会效益。

2 体制创新，使档案工作适应现代企业的高速发展

企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。

机构创新的核心精干。无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也要创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。主要负责全矿档案资料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作这样才能符合现代企业精干、高效的原则。

机制创新的关键是高效。企业的档案工作管理机制要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己，向其他单位学习档案管理工作先进经验用他人的长处来弥补自己的不足、提高自己的业务水平，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换；提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。

制度创新的实质要从企业各自的实际出发，回顾多年来的档案工作实践，领导支持非常重要，但具体活动开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。从目前来看档案分散在各部门的现象还在存在降低了利用率，我们必须制定较详尽的制度，不断创新矿档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法、年终进行总结评比，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作，将档案意识灌输给每一位管理者和参与者，在规范管理和完善制度的同时，理解档案工作，正确对待档案工作规范，档案工作自然就水到渠成。

3 管理创新，全面提升档案工作

（一）企业发展了，企业的档案管理工作亦应跟上企业发展的步伐，档案工作的规范化形成和广泛参与，要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识，坚持依法治档、确保“集中统一管理”。“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导。所以就要求我们专兼职档案人员在学习好档案专业知识的同时还要加大学习宣传《档案法》、《安徽省档案条例》等法律法规，从大局出发，提高大家的思想素质和理论水平，逐步完善、规范各种制度，屡顺各种程序，严格把关，做到有法必依，执法必严，违法必究，加大执法力度，实现档案在新时期的依法治档，把开展宣传贯穿到工作的始终，档案工作开展到哪里，宣传工作就跟进到哪里，除正面内容的宣传外，配合一些违法案例宣传，使人对法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不应仅搞搞展览，应考虑利用电视、报纸、网上、向各单位普发小册子这样才能使我们的工作做的更好。

（二）办公自动化是发展的方向将会出现无纸化办公，到时企业每个岗位都能形成电子文档，这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质件和电子文件归档关系，明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要加强学习对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。

（三）档案工作即是矿重要基础工作之一，也是集团公司档案的组成部分，为了规范矿档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用档案信息资源，提高整体管理水平，以便更好地为矿上的生产和发展服务。企业档案工作要适应档案管理现代化需要，档案工作人员要不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓才能与企业发展同步，在实际工作中应突出一个“勤”字，既勤请示、勤汇报、勤动脑，经常把工作情况、计划思路形成材料上报部门领导，档案部门的重要工作和活动，要争取主管领导参与，以便领导全面地了解档案工作。

总之，做好档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为档案事业服务，是我们今后努力的方向。

参考文献

[1]习钢、赵志英 《创新争一流 兰台铸辉煌》（中国档案）2006.3

作者简介

李景耀（1970-）。女，安徽淮北人，安徽恒源煤电股份有限公司恒源煤矿办公室档案员。