浅谈物资计划管控全过程管理

2013-10-11九江供电公司肖汉明

江西电力 2013年1期

□ 九江供电公司肖汉明

为适应国网公司物资集约化要求，紧紧抓住物资计划这个“龙头”环节，通过加强对物资计划申报、审核、实施、执行等各环节的全过程管理，使物资计划从申报到执行结束全过程做到层层管控，逐项落实，确保了每项物资计划都能顺利执行完成，提高了物资计划管理的效率，通过一年多的运行，取得了骄人的成绩，2010年公司物资管理同业对标综合排名位于全省前列，物资计划管理各项指标排名全省第一，为公司电力生产建设、经营所需物资及时采购、供应提供了保障。

专业管理的理验或策略

为保证物资计划能更好的满足公司生产、经营需要，我们在物资计划管理流程中的物资计划申报与审核、物资计划实施情况跟踪、物资计划执行情况跟踪等各个环节设立关键管控点，通过对各个关键点的管控，确保每条物资计划能准确申报、及时实施、有效执行。考虑到集中规模招标采购批次物资计划管理流程在物资计划管控全过程管理中代表性，本篇以批次物资计划管理为模板，对相对应流程进行阐述。

专业管理的范围和目标

物资计划管控全过程管理范围涵盖了物资计划申报与审核、物资计划的实施情况跟踪、物资计划的执行情况跟踪等各个环节的工作，不仅强调物资计划申报环节中时间节点、计划编制及技术规范书制作要求，更加注重对物资计划实施情况的即时跟踪和信息反馈、物资计划执行情况跟踪等方面的管控。

序号1 2 3计划管理环节物资计划申报与审核环节物资计划实施情况跟踪环节物资计划执行情况跟踪环节指标目标值计划合格率、计划合规率、计划采购标准执行率、技术规范书编制合格率均为100%合同签订完成率100%、计划实施过程（即国网公司、省公司招标情况）跟踪率100%计划执行准确率100%、合同到货完成率100%

专业管理主要做法

主要流程说明

物资计划申报与审批环节流程（见图1）

（图1）

物资计划申报与审核流程，共设6个关键管控点，现加以详细说明：

物资供应分公司根据国网公司、省公司集中规模采购批次计划申报总体时间安排及相关要求，制定本单位物资计划申报及集中审核的时间节点、相关要求，并下发通知。

其关键管控点：对申报时间及集中审核时间的控制。

项目管理职能部门（地市及所属县公司）根据项目初设完成情况及费用情况，提出项目物资需求计划，制作物资计划相应的技术规范书，项目专职通过ERP系统，按照物资招标范围，选择不同批次号进行物资计划的申报。

其关键管控点：计划申报时注重批次号的选择、各栏目信息填报、技术规范书制作。

县公司物资服务站通过ERP系统对本单位所申报的计划及相应的技术规范书进行审核、批准；地市公司相关职能部门对县公司申报的计划及技术规范书进行审核、批准。

其关键管控点：地市职能部门重点审核县公司物资计划的项目是否批复及根据资金情况是否申报合理等内容。

物资供应分公司牵头组织地市公司设计院主设、相关职能部门专职、县公司职能部门及物资专职对各单位申报的物资计划及相应的技术规范书进行集中审核。审核的关键点是ERP系统申报的批次招标计划批次号的选择、归口管理部门、项目资金支付主体、交货日期、开工日期、完工日期、项目及工程名称、项目电压等级、物料选择是否标准等各项内容是否符合要求、技术规范书各项信息是否齐全及是否与计划相符等。

其关键管控点：对所有物资计划及技术规范书进行集中审核，发现问题，及时解决，确保上报省公司的批次计划准确率为100%。

2.1.1.5 物资供应分公司计划专职在物资计划集中审核完成后，对所有初审合格的计划进行集中审批，经省公司相关职能部门、物资供应分公司审批后，上报到省公司物资部。并编制“批次物资计划集中审核初审会议纪要”，对计划申报和初审情况总结，填写“项目批复情况表”。

其关键管控点：计划专职对计划上报时间及准确性的控制。

省公司物资部在计划申报截止后，牵头组织召开集中规模采购批次计划技术规范是评审会，对各地市公司申报的批次计划及相应的技术规范书进行集中审查。评审会结束后，对计划进行统一审批，将审查合格的最终计划报国网公司和省公司招标部进行招标，批次计划的申报及审核环节结束。

其关键管控点：地市公司计划专职将省公司评审会最终计划及反馈情况带回，并转发各相关单位、部门核对、存查。

物资计划实施情况跟踪环节流程（见图2）

物资计划实施环节跟踪流程，共设5个关键管控点，现加以详细说明：

物资供应分公司计划专职将省公司物资部审批完成的物资计划分配给项目物资采购负责人（以下简称为项目负责人），并将分配后计划从ERP系统中导出，制作批次物资计划实施跟踪及物资计划执行情况跟踪一览表（详见附件1），交合同管理专职（物资计划实施情况跟踪及计划执行情况跟踪管理专职）。

其关键管控点：计划管理专职要及时核对省公司评审会后最终计划与上报物资计划是否一致，并准确制作批次物资计划实施情况跟踪及物资计划执行情况跟踪一览表。

合同管理专职按批次进行汇总，并将汇总更新的批次物资计划实施跟踪及物资计划执行情况跟踪表交各项目负责人。

其关键管控点：合同管理专职及时将更新后的一览表交项目负责人。

项目负责人根据国网公司及省公司已实施招标、中标结果回传至ERP“合同管理系统”的物资计划，及时制作合同。将合同相关信息填写到批次物资计划实施跟踪及物资计划执行情况一览表，填写的主要内容有：合同编号、合同签订厂家、签订时间、签订数量及金额、中标通知书编号等。每月20日前将批次计划实施情况跟踪物资计划执行情况跟踪一览表反馈合同管理专职。项目负责人要在领导组织的批次物资计划实施情况跟踪及物资计划执行情况月例会上汇报当月的物资计划实施情况。

县公司由物资服务站每月20日前将批次计划实施跟踪情况一览表反馈市公司合同管理专职，便于及时了解县公司批次计划的招标实施情况。

其关键管控点：项目物资采购负责人或县公司物资服务站对批次物资计划合同签订情况进行跟踪核对，及时掌握项目计划合同的签订情况，并将批次物资计划实施情况跟踪及物资计划执行情况一览表及时反馈合同管理专职。

合同管理专职将批次物资计划实施情况跟踪结果汇总，在批次物资计划合同全部签订完成后，发现余漏未签合同的计划，由计划管理专职及时与省公司物资部计划处（国网直接招标部分）或招标处沟通查询、解决，将结果反馈合同管理专职。

其关键管控点：对未实施的批次物资计划要及时发现和解决。

批次物资计划合同全部签订完成后，该批次物资计划实施情况跟踪环节就结束。

关键管控点：项目负责人应及时将工作重点转为物资计划执行跟踪环节。

物资计划执行情况跟踪环节流程（见图3）

物资计划执行情况跟踪流程，共设5个关键管控点，现加以详细说明：

项目负责人根据批次物资计划的交货时间，提前与供应商联系物资生产情况，催促供应商按合同交货时间及时交货，对交货困难的电能表及设备，项目负责人要以书面催货函的形式与供应商沟通，并要求供应商书面反馈交货情况；还要加强与施工单位项目负责人沟通，协调解决供货中存在的问题。

其关键管控点：项目负责人根据批次物资计划的到货时间及时催货，全面掌握批次招标物资的生产情况、供货情况。

图2

项目负责人将交货期内按时到货的物资，在交货时间3天内通过ERP系统办理物资入库手续，将批次物资到货时间、入库信息填入批次物资计划实施跟踪及物资计划执行情况跟踪一览表，每月20日前将一览表反馈合同管理专职。项目负责人要在领导组织的批次物资计划实施情况跟踪及物资计划执行情况月例会上汇报当月的物资计划执行情况。

县公司由物资服务站每月20日前将批次计划执行跟踪情况反馈合同管理专职。

其关键管控点：项目负责人及时办理物资入库手续、报账手续。

批次招标物资在交货期内不能及时到货的，项目负责人要查明不能按时交货的原因，并加以书面说明，加盖物资供应分公司公章后交合同管理专职，便于及时与省公司合同处沟通，通过省公司与供应商协商解决。

县公司物资服务站对交货期内不能及时到货的，要查明不能按时交货的原因，并加以书面说明，加盖本公司公章，交市公司合同管理专职处理。

其关键管控点：项目负责人及时发现不能按期交货问题，并将信息反馈给合同管理专职。

合同管理专职将各项目负责人、县公司在计划执行过程中存在的问题、供应商不能按期交货反馈传真件、不能按期办理入库手续情况说明等资料汇总，及时上报省公司物资部，由物资部与供应商沟通来协调解决，并将。

其关键管控点：合同管理专职加强与省公司沟通，及时解决物资计划执行过程中存在的问题。

项目负责人要及时办理到货物资的报账手续，进行报账，随着批次物资报账的完成，物资计划管控全过程管理工作结束。

其关键管控点：项目负责人要及时报账。

保证流程正常运行的专业管理考核与控制

建立物资计划考核体系

为保证物资全过程管理有效实施，九江供电公司结合物资管理同业对标，制定了物资计划全过程管理考核细则、物流服务分中同业对标奖罚办法。