浅谈财务部门在企业内部控制中的控制要点

青岛四方车辆研究所有限公司 乔联

从2008年到2010年，财政部、证监会、审计署、银监会、保监会先后发布了《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》，标志着适应我国企业实际情况、融合国际先进经验的中国企业内部控制规范体系基本建成，对防范企业风险、规范企业管理、促进企业可持续发展产生深远影响和积极推动作用。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告和相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。良好的内部控制是企业健康发展的基石，它帮助企业结合自身所处的特定的内外部环境，不断提高经营活动的盈利能力和管理效率，促使企业将近期利益和长远利益结合起来，在企业经营管理中努力作出符合战略要求、有利于提升可持续发展能力和创造长久价值的策略选择。

内部控制建设是一项系统工程，需要企业内部各职能部门共同参与并承担相应的职责。其中，财务部门在保证与财务报告相关的内部控制的有效性方面发挥着十分重要的作用。企业开展内部控制工作，要求财务部门不能将眼光仅仅局限于财务活动，而应关注企业经营管理的全过程，在制定发展战略、分析评估风险和作出决策环节扮演好关键的助手和参谋角色。以下就财务部门在销售、采购、资产管理、全面预算、内部信息传递等业务层面的控制要点分别进行阐述：

一、销售业务控制

(一)销售活动中与财务相关的主要风险

(1)签订合同时结算方式选择不当，发货前没有进行客户信用调查或调查不到位，业务完成后货款回收不力等，使销售款项不能收回或遭受欺诈，蒙受资金损失。

(2)销售过程没有履行严格的审批程序，导致错误或舞弊行为发生，使企业资产流失。

(二)财务部门在销售环节的关键控制点及控制措施

(1)财务部门应当同销售部门协商，根据企业资金收支特点提出通常情况下签订合同时应采用的结算方式。财务部门在审核销售合同时，应重点审核结算方式和发货时间，判断是否符合资金要求,同时做好开票时间记录，规避税务风险。

(2)财务部门应协助销售部门建立健全客户信用档案，从资金运作角度和日常屡约情况向销售部门提出信用额度建议，并及报告重要客户的信用变动情况，定期检查和调整信用额度。对于境外客户，应当建立严格的信用保证制度来应对销售风险。对新开发客户和非经常往来户，必要时可以禁止赊销来减轻收款压力，保证日常资金流入。

(3)财务部门应定期检查已发货未开具发票情况，对超出规定期限仍未开票事项指定专人与销售部门沟通，查明原因及时处理。对于长期无法清理的事项应考虑舞弊的可能，需向相关部门报告。

(4)财务部门应就会计记录中取得的数据定期制作销售报告并与销售部门讨论，根据实际销售构成和利润构成情况与销售目标和战略导向的偏差，为决策层提供销售政策和策略调整及销售考核依据。

(三)财务部门在收款环节的关键控制点及控制措施

(1)财务部门负责办理资金结算并监督款项回收，应当指定专人定期与客户核对应收帐款、应收票据、预收账款等往来款项；加强商业票据管理，严格审查商业票据的真实性和合法性，防止票据欺诈。

(2)财务部门应定期进行帐龄分析，对超出信用期限的款项向销售部门提出警示；定期进行客户信用评价，做为客户信用调整依据。

(3)财务部门应对超出规定期限仍无法收回的款项及时提出坏账申请，履行审批程序后进行坏账处理；对于已核销的坏账、仍应定期对帐并与销售部门沟通，关注后期的收回可能，防止形成帐外资金。

二、采购业务控制

(一)采购活动中与财务相关的主要风险

(1)采购计划安排不合理，造成库存材料要么短缺，要么积压，结果导致企业停产或资源浪费。

(2)选择了错误的供应商或不合理的采购方式，招投标时价格审核不科学或出现舞弊行为，导致采购的物资质次价高，不能满足生产需要或成本过高。

(3)付款审核不严，导致资金损失或信用受损。

(二)财务部门在购买环节的关键控制点及控制措施

(1)财务部门应建立最佳库存量计算模型，协同生产部门共同设立最高最低库存量，定期进行存货库龄分析，为采购部门合理确定采购数量和采购批次提供分析依据。

(2)财务部门应定期维护采购价格库，参与供应商招标会议，对采购价格进行审核，针对异常采购情况，应要求采购部门做出说明并在必要情况下提请审批部门重新审核。

(三)财务部门在付款环节的关键控制点及控制措施

(1)财务部门应加强采购付款的管理，制定付款流程并将其以文件形式规定下来，付款前严格按规定审核各项单据凭证、审批程序和采购预算等相关内容，审核无误后按照合同规定选择合理的付款方式并办理付款。对于收到发票的采购事项，应当严格审查发票，验证发票的真实性、合法性和有效性，对发现虚假发票坚决不予付款，已付款的应及时报告处理。

(2)财务部门应重视应付账款、应付票据、预付账款等往来款项的核对工作，指定专人负责，定期与供应商对账并做好核对记录，发现不符应立即查明原因，进行处理；定期检查已入库未收到采购发票情况，对超出规定期限仍未收到发票事项指定专人与采购部门沟通，查明原因及时处理。对于长期无法清理的事项应考虑重复入账的可能，需进一步开展调查，避免税务风险和成本风险。

三、资产管理控制

(一)资产管理中与财务相关的主要风险

(1)存货管理不善，数量太多或短缺，导致存货毁损、资金占用过多或生产停滞。

(2)固定资产不能及时更新改造和维护，造成使用效能低下或产能过剩，影响企业生产，导致资产贬值或资源浪费。

(二)财务部门在存货管理环节的关键控制点及控制措施

财务部门应当建立库存盘点清查制度和存货处理流程，定期盘点存货数量，核查存货状态。对盘点清查中发现的存货盘盈、盘亏、毁损、闲置以及需要报废的存货，及时按处理流程查明原因并提出处理意见，根据批复进行账务处理。盘点结果应当形成报告提交给有关负责人，处理方法应登记在册备查，使整个盘点过程闭合完整。

(三)财务部门在固定资产管理环节的关键控制点及控制措施

财务部门应当关注固定资产投入和修理预算的执行情况，定期将预算执行情况向资产管理部门报告；协同资产管理部门进行固定资产清查，加强固定资产处置的控制，防范资产流失。

四、全面预算控制

(一)预算管理中与财务相关的主要风险

预算得不到有效执行，没有同考核挂钩，使得预算管理流于形式。

(二)财务部门在预算编制环节的关键控制点及控制措施

财务部门应协助预算管理部门审核各部门预算，并在汇总各部门预算基础上编制资金预算，以此为基础设计投资和筹资方案。资金是企业的血液，是流动性最强的资产，资金预算是企业整个预算体系的关键一环，起着举足轻重的作用。

(三)财务部门在预算执行环节的关键控制点及控制措施

(1)财务部门必须严格按照预算进行账务处理，对于超出预算的项目坚决不予支付，以保证预算得以顺利执行。财务部门应定期将预算中已执行的财务数据与预算制定部门进行核对，对临近预算警戒线的项目给予提醒，并就预算执行情况向预算管理部门汇报。

(2)财务部门对于资金预算的执行情况需高度重视，应指定专人定期进行分析，查找实际执行偏离预算的原因，及时采取应对措施，保证企业资金供应。

五、内部信息传递控制

(一)内部信息传递过程中与财务相关的主要风险

(1)财务报告制度没有建立或不能与决策要求相匹配，内容不清晰完整，影响企业管理层进行决策。

(2)财务报告传递不规范、不及时，导致管理层不能及时制定和落实相关对策。

(二)财务部门在内部报告形成环节的关键控制点及控制措施

财务部门应根据已掌握的财务数据，定期按照决策层的决策要求制作内部财务报告，客观反映企业的财务状况、经营成果和现金流量，对相关财务指标进行详细分析和说明，力求有理有据，准确有效。

(三)财务部门在内部报告使用环节的关键控制点及控制措施

财务部门应就已完成的内部财务报告指定专人同相关部门管理人员进行沟通，阐述存在的问题，提出改进建议，提请管理层关注。

财务部门在执行上述控制措施时，对于指定专人负责的工作应明确写入岗位说明书，并随着内部控制工作的深入不断调整。同时，对于关键控制点应以工作流程图或工作任务单等形式进行规范，避免遗漏。由于关键控制点很多，财务部门推进管理工作的量化和程式化可能会有助于内部控制工作的进行。

综上所述，财务部门应当明确本部门在企业内部控制系统中的重要地位，着眼于经营管理的更广范畴，不断提高理论水平和业务水平，协同其他部门，共同为实现企业发展战略贡献力量。