高等院校档案标准化管理系统的设计与开发

管媛辉

(长春工业大学 信息传播工程学院，长春 130012)

高等院校档案标准化管理系统的设计与开发

管媛辉

(长春工业大学 信息传播工程学院，长春 130012)

根据开发需求，高等院校档案标准化管理系统主要应用于档案基本信息管理，档案统计查询管理、档案借阅管理。开发档案标准化管理系统可使高等院校档案管理人员更加高效地对职责范围内各项工作的文件、档案进行归档和管理，促进高等院校档案管理人员提高水平、增强实力，并加快高等院校关于信息化建设的步伐，使各项管理更加规范化，效率化，安全化。本文详细的介绍了高等院校档案标准化管理系统的开发过程。

档案;管理系统;标准化

为了更好的对高等院校的档案进行管理，为了更好的保证档案的完整性，规范高等院校对档案管理的规范性，我公司决定开发高等院校档案标准化管理系统。因此，档案管理系统从单位档案管理实际出发，在遵循国家标准和有关行业标准的同时，本着“以人为本”的原则，开发适合中小学实际特点的档案管理软件。

1 开发档案管理系统的必要性

档案管理系统将系统信息整体管理、档案基本信息详细设置、基本档案的管理、档案详细查询管理、档案借阅信息管理、个人基本信息维护等管理有机结合在一起，有效地提高了档案管理水平和效率。利用了先在流行的技术，在档案管理过程中安全得到了保障，最大限度地保证了高等院校的正常工作。高等院校档案管理系统可以极大地提高管理效率，在开发时充分考虑了的方便与灵活这两个特性，既能实现对高等院校档案的高效管理和控制。

2 档案管理系统的功能需求分析

该模块的功能就是实现系统初始化数据，从系统中，把初始数据以excel的形式批量导入(excel必须跟模版形式相同)。系统信息管理就是对系统的基本信息就行管理，日志管理、数据库备份、数据库还原。档案基本信息设置就是对档案的基本的信息进行设置，全宗设置、档案类别。

档案管理就是对档案的现状进行管理，收入档案、移交档案文档的申请、删除档案基本信息、销毁档案文件的申请、档案申请信息的审核、回收站管理等。档案信息的统计查询工作是对整个高等院校的档案进行查询，这样可以大大提高档案基本信息管理的效率，馆藏档案信息的查询工作、档案收入信息的查询工作、档案信息删除查询工作、档案资料移交查询工作、档案资料借阅查询工作、档案资料借阅日记的查询工作灯。档案资料的借阅管理就是对档案的借阅情况进行管理，档案外借、档案归还、欲超期查询、已超期查询。

3 IBATIS的引入简介

IBATIS入门很简单，能够好快的掌握，而且它查询数据库很方便，它能够很快的与程序匹配，而且延续很好的SQL使用，对于没有很高模型要求的作品来说，IBATIS是相当完美。IBATIS的缺点就是它是一个新的框架，它有自己很多的缺点，功能尚有很多缺失，虽然它们能够匹配代码，但是sql是一定要自己去书写的的，工作量很大，而且在项目开发的过程中，想要快速的修改数据库是一件非常困难的问题。当系统是属于二次开发，没有能力对数据库进行修改和开发，那IBATIS的灵活性就充分的体现出来了，这就是它的优势。

4 系统初始化

模块的功能就是实现系统初始化数据，从系统中，把初始数据以excel的形式批量导入(excel必须跟模版形式相同)。

(1)系统信息管理。系统信息管理就是对系统的基本信息就行管理，日志管理、数据库备份、数据库还原。

日志管理:此功能可以按时间段统计出档案电子稿的查阅情况，用以分析档案利用率或追查重要档案泄密原因。系统详细记录了档案电子稿查阅日期、时间、查阅人等信息。数据库备份:该功能是通过代码实现数据库的备份，方便用户的管理，避免用户因不熟悉数据库而不能对数据库进行备。数据库还原:该功能是通过代码在程序中实现对数据库进行还原，增强了用户对数据库的可操作性。

(2)档案基本信息设置。档案基本信息设置就是对档案的基本的信息进行设置，全宗设置、档案类别。全宗设置:“宗”是根据国家档案标准制定的，他是对档案的基本进行管理，是一个统一的过程。档案类别:这里把档案进行了分类管理，通过树形目录结构，我们能够很好的看清档案的分类以及档案类别的增删改。

(3)档案管理。档案管理就是对档案的现状进行管理，收入档案、移交档案申请、删除档案、销毁档案申请、档案申请审核、回收站。收入档案:增加新的档案。移交档案申请:一个档案从一个部门移交到另一个部门，为了规范对档案的管理，这里对档案的移交申请进行管理。删除档案:对作废的档案放如回收站。销毁档案申请:把过期的档案进行同意销毁，防止有意外，所有有销毁申请。档案申请审核:这里是增强档案管理系统的安全性，对档案移交申请，档案销毁申请进行审核。回收站:对删除的档案进行管理，包括彻底删除以及还原档案的操作。

(4)档案统计查询。档案统计查询是对整个高等院校的档案进行查询，这样可以大大增强档案标准化管理的效率，提高馆藏档案查询工作的基本速度、档案收入信息查询工作的效率、档案信息删除查询工作、档案资料移交查询工作、档案资料借阅查询工作、档案资料借阅日记查询工作的效率均得以大幅度提高。

馆藏档案信息的查询工作:是对学习内所有的档案进行查询，查询出某一档案的使用现状以及所在部门等基本信息。档案收入查询:查询出某一时间段档案的收入情况。档案删除查询:查询出档案删除的时间以及删除人，删除理由等基本信息。档案移交查询:档案从一个部门移交到另一个部门的情况进行查询。档案借阅查询:了解档案的现状，增强对档案的管理。档案借阅日记查询:这里是对档案的借阅时间，借阅人，审批人，借阅理由等信息进行管理。

(5)档案资料的借阅管理。我们将档案资料的借阅情况进行系统化统一标准的管理，档案资料外借情况数据、档案资料的归还、欲超期查询的资料和已超期查询的资料统一进行科学的管理。

档案外借:对档案的外借情况进行管理，对档案进行外借等功能。档案归还:对外借的档案归还情况进行统计。欲超期查询:对外借档案没有超过借阅时间的进行查询。已超期查询:对外借档案查过借阅期限的档案进行管理。

(6)个人信息维护。在个人信息维护功能模块中，本人可以对自己的密码进行修改，增强系统的安全性，还可以修改自己的个人信息。

5 系统数据库设计

5.1 概念结构设计

由于本网站涉及的实体比较多所以在这里只列举了以下几个实体以及之间的关系。

档案实体图(见图1)，管理员实体图(见图2)。

图1 教师实体及其属性

图2 部门实体及其属性

由各个实体及其之间的联系形成的E-R模型图，如图3所示:

图3 档案、管理员和部门的E-R图

5.2 数据表设计

在对数据库对象进行介绍之后，下面将进行数据库设计。本系统主要用到以下数据表:

(1)管理员信息表(manager)

表1 管理员信息表

(2)界面风格信息表(jmxxb)

表2 界面信息表

(3)借阅信息表(jyxxb)

表3 借阅信息表

(4)日志信息表(rzxxb)

表4 日志信息表

(5)全宗信息表(qzxxb)

表5 全宗信息表

(6)移交信息表(yjxxb)

表6 移交信息表

档案管理系统的日常运行管理是为了保证系统能长期有效地运转而进行的活动，具体包括系统运行情况的记录、系统运行的日常维护。由于本项目是高等院校的管理系统，所以本系统部署在了高等院校信息服务中心的服务器上运行。

6 总结

经过精心设计，系统基本达到了前期提出的需求，实现了管理员对高等院校档案的管理。但这个系统还有一些不足的地方。以后将在以下几方面进行深入研究并进行智能化改进:

(1)从用户角度理解需求:在需求分析阶段中，仅仅“倾听”用户的需求是远远不够的。因为用户并非软件专业人员，通常都无法完整描述需求。因此，作为需求分析人员，不能只作为需求的“了解”者，而应该作为系统需求“提出”者。在深入了解用户业务流程的基础阶段上，应该站在用户一面，将自己假设成用户，关注用户工作的细节，从用户的角度，整理需求，将需求系统化、条理化、完善化，才能最大程度减少后期需求增加和更动。

(2)使用快速原型帮助用户确定需求:在需求分析中后期，需求分析人员通常会拿需求分析报告与用户进行讨论，最终敲定需求。实际上，需求分析报告通常并不是很好沟通的工具。所以，必须找到一个简单、直观的方式，模拟系统最终实现的效果，让用户有直观的感觉。

(3)设计要具有灵活性:无论需求阶段做了多少工作，都无法完全避免需求变更的发生。如果在高校档案标准化管理系统设计的初期，没有对平台有良好的架构和整体系统的思想做基础，而只是在系统功能上勉强达到了暂时的需求应付了事，这样如果系统整体需求一旦发生了变化，原来的整体框架就变得非常的不稳定，这样的框架也是非常脆弱的，我们应该尽量避开这一点。

［1］辛运帷，饶一梅，张钧.JAVA程序设计［M］.北京:清华大学出版社，2001.

［2］谢小乐(Henry Xie).J2EE经典实例详解［M］.朱福喜，余振坤，译.北京:人民邮电出版社，2003.

［3］石玉华，宋绮.科社网络信息资源整合构想［J］.河南图书馆学刊，2005(5):7-10.

Design and Development of Standardized File Management System in Universities

GUAN Yuan-jun
(College of Information Communication Engineering，Changchun University of Technology，Changchun 130012，China)

According to development requirements，the standardized management system is mainly used in basic information management，statistics and query management，as well as lending management of files in universities.The development of the standardized management system can make managerial personnel archive and manage files and archives more efficiently，which promotes management staff to improve level，increase strength and speed up the pace of information construction，making the management more standardized，efficient and safe.This paper introduces the process of the development of the standardized file management system in universities.

file;management system;standardization

G271

A

1009-3907(2013)12-1617-05

2013-06-21

吉林省教育厅“十二五”科学技术研究项目(［2012］第120号)

管媛辉(1981)，女，吉林长春人，讲师，硕士研究生，主要从事教育技术学及媒体与学习方向研究。

责任编辑:

张晓辉