基于多用户的高校图书馆办公用品管理系统设计与实现

王炳江

（华北电力大学图书馆 河北 保定 071003）

1 引言

随着高校办学规模不断扩大，许多高校形成了多个校区联合办学的形式。因此，高校图书馆也形成了总分馆的管理模式。这种总馆分馆的管理模式在一定程度上满足了不断增长的高校师生的信息资源需求，但同时也给图书馆办公用品的管理带来了不便。当前大部分图书馆对于办公用品的管理都停留在手工或单机计算机记账和管理阶段[1-2]，未实现基于网络的分布式管理，这在很大程度上影响了图书馆办公用品管理效率的提高。

为实现图书馆办公用品管理工作的规范化、程序化，及时发布用品信息，提高工作效率，笔者所在的华北电力大学图书馆设计开发了办公用品管理及服务系统，实现了从用品采集、用品信息发布到用品发放、用品流通统计等一系列工作的自动化管理。本文将对该系统的设计与应用进行详细阐述。

2 系统需求分析

2.1 系统功能需求

基于图书馆办公用品管理的工作流程，我们以用品清单为主线，建立起相应的数据字典，并依此归纳出办公用品管理系统应具备以下基本功能：

（1）用品信息的采集及发布功能，即信息入库和信息公布，包括用品编号、用品名称、品牌、规格、单位、单价、库存数量。

（2）用品出库信息功能。在设计出库信息功能时，我们将其分为人员信息和用品信息两部分。考虑到分馆及工作性质等原因，需在系统中添加预入库和预出库的信息管理功能。

（3）用品库存报警功能。为保障各类办公用品的持续供应，对系统中用品库存状态为零的用品进行报警提示功能，以保证及时采购补充相应用品。

（4）用品信息的查询、统计汇总及报表打印功能。系统可以根据用品的入库和出库的详细信息进行数据统计，并支持打印存档。

（5）用户权限管理功能，根据用户的工作需要分配相应的权限，对用户进行的操作进行限定，确保系统的安全性。

2.2 系统体系结构

根据对系统功能需求分析的结果，本系统对不同网络用户采用C／S和B／S结构设计方式，使得图书馆总馆和分馆用户能够对办公用品进行分布式管理[3-4]。系统分为客户端、数据库、应用服务器三个部分，数据库使用的是SQL server2000，客户端使用C＋＋build6.0。用户通过客户端和浏览器访问应用服务器，应用服务器和数据库服务器交互获得数据，如图1所示。为便于安装和使用，我们用第三方软件进行了编译封装，形成绿色免安装软件。

图1 系统体系结构图

3 系统的设计与实现

3.1 功能模块设计

根据用户的不同，用品管理系统可以划分为后台管理和前台用户使用两个子系统。其中后台管理子系统的使用者是系统管理员，主要功能模块包括用品信息采集和发布、查询和统计、用户权限管理等；前台服务子系统面对用户，主要功能包括浏览信息、申请使用和用品领用等。该系统的功能模块如图2所示。

图2 系统功能模块图

3.2 关键模块的功能实现和应用

3.2.1 用户权限管理功能

用户管理的主要功能是对用户进行建立、删除、设置权限等。本系统的用户权限设计是基于用户级别的访问控制原理，通过二进制数按位设置来实现的，第0位（入库单操作使能）：0-不能操作入库单，1-可以操作入库单；第1位（出库单操作使能）：0-不能操作出库单，1-可以操作出库单；第2位（操作是否需要管理员确认）：0-操作不需要管理员确认，1-操作需要管理员确认，该字节=0XFB（251）时为管理员权限。

3.2.2 用品信息采集和发布功能

管理员具有用品信息采集和信息发布的权限，管理员进入后台管理系统界面，将用品的相关信息进行录入和发布。其中，单据编号是根据日期自动生成的，添加用品时在数据窗口的表格中双击即可进入“用品清单”管理的界面，用品信息采集和发布时按类找到该用品以前的库存，双击就可增加库存的数量。

3.2.3 用品信息管理和查询统计功能

用品信息管理模块的功能包括对用品信息的设置或改变部门、用品分类、库存管理等；查询和统计功能可分为用品信息的入库、出库及库存的统计。查询时可选择检索条件，如出入库选择、部门、领用人等，如不限定条件，检索到的是所有人的领用记录，点击领用记录，可以显示出领用详单，如需打印，也可将领用详单打印存档。统计时可按“用品编号”、“用品名称”、“用品分类”、“用品品牌”、规格型号等随意组配查询和统计。

用户可根据自身权限进行用品信息浏览和用品领取的申请，双击出库单，自动生成出库单号，在出库单的数据表格中双击即可进入库存管理（用品清单）的界面，选定要领用的物品后直接双击，输入数量即可。需要指出的是，为了适应多个校区多用户管理和使用的需要以及图书馆的特殊的工作性质，在用品领取时首先进行预出库处理，领用人在远程能对用品库存信息进行查询，先进行预出库操作，管理员将用品出库后，再由领用人在“我的单子”中进行“确认”操作，当然，在实际操作完成之前可以进行“取消”操作。

3.3 系统登录模式

为满足用户更便捷登录和使用该系统，我们除了为用户提供系统客户端软件登录以外，还开发了WEB模式的登录方式，用户可以使用局域网上的任何一台计算机通过任何途径（用品清单中的所有字段）对用品的领用情况进行查询，使用户更加方便快捷地了解本部门或本人的用品领用情况，同时也提高了图书馆对办公用品的使用和查询管理效率。

4 结束语

图书馆办公用品管理系统是实现图书馆办公自动化的重要组成部分，也是当前图书馆办公管理领域的一个新的尝试和突破。自2010年6月该系统研发完成以来，我馆已投入使用了一年多的时间，从该系统使用的效果来看完全实现了系统最初的设想，使图书馆办公用品的储备和使用达到了最佳的供给状态，避免了用品积压和短缺，满足了多校区多用户的同时使用和管理的需要，降低我馆办公管理的人力及物力损耗，提升了图书馆整体发展的信息化水平。

此外，本系统基于多用户操作的设计思路和基于C／S系统结构保证了该系统具有良好的开放性和较强的移植性，适用于各类型图书馆的办公用品管理。

[1]陈绪东，冯收站，王秀玫.办公用品管理系统的设计与开发[J].电脑编程技巧与维护，2010，（8）：55-56，69.

[2]白丽芳.谈高校办公用品管理系统的设计[J].辽宁师专学报：社会科学版，2009，（1）：121-122.

[3]柴园园.图书馆智能办公系统关键技术的研究[J].铁路计算机应用，2006，15（3）：52-54.

[4]彭晓庆.高校图书馆电子资源服务监控系统设计与实现[J].现代图书情报技术，2011，（4）：82-88.