办公自动化促进档案管理变革的思考

田文婧

【摘 要】随着社会的进步，科技的发展，办公的环境得以不断地改善，办公的设备也在不断地更新。办公自动化是基于电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术之上的综合应用技术。在档案管理方面，办公自动化已经全面取代传统的人工管理档案的方式。办公自动化的应用既顺应了时代发展的要求，也促进档案管理工作的高效、快速、准确开展。本文将以对办公自动化的正确理解和办公自动化促进档案管理变革为切入点，对办公自动化促进档案管理的变革进行详细的研究和分析。

【关键词】办公自动化；档案管理；变革

21世纪是信息化的时代，电子计算机技术在各行各业中都得到了普遍的应用。随着电子计算机的普及和电子计算机技术的发展，社会各个方面都发生着巨大的变革。电子计算机和电子计算机技术在档案管理工作中的应用改变了传统的人工管理档案的旧模式，极大地方便了档案管理工作的进行和开展，提高了工作效率，促进了管理人员自身素质的提高。办公自动化在档案管理工作中的应用注定将促进档案管理发生历史性的变革。

1.对办公自动化的正确理解

所谓的办公自动化是指利用现代先进的计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，把人从繁重工作分离出来交给计算机等现代的办公设备来完成，形成以计算机技术和信息处理技术为核心，服务于某种目的的人机合作办公系统。办公自动化实际是由以人为主的办公模式转向人机合作办公的模式，实现以人力为主转向以人为辅，以机为主，从而实现解放人力，提高工作效率和工作质量的最终目标。

办公自动化是一种综合性的技术，它出现在20世纪70年代中期的发达国家。自动化办公主要包括电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等。它主要以信息处理技术为主，利用计算机对档案数据进行快速有效的处理和储存，再通过网络或者通讯技术实现档案资料的共享，以达到快速处理数据和分享数据的目的。

2.办公自动化促进档案管理变革

办公自动化对档案管理的变革有很大的推动作用，这主要表现在档案载体的变化、档案管理的标准化、便利的档案管理和查询、档案管理人员的高素质等多个方面。为了更好的发挥办公自动化对档案管理工作促进作用，我们将对此做出详细的研究分析。

2.1办公自动化使档案的载体发生变化

在传统的档案管理模式下，纸张是档案内容的主要载体，由于纸张本身就具有易丢失、易损坏、不易保存的特点，所以大量档案的保存给档案管理工作带来了很大的困难。因此，传统的档案管理存在着诸多弊端，不能实现档案管理工作的高效率。办公自动化则完全不同，它采用电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，把档案内容转化为电脑上的数据，这被称之为电子档案。办公自动化档案的载体由纸张变为了高科技含量的大储存设备这就使得档案的易损坏，不易保存的缺点得以避免，而且采用高科技含量的磁性材料或激光材料的大存储设备减少了纸张的应用和纸张档案的轻易调动，使档案的查阅不再像大海捞针一样困难。档案载体由纸张向电子档案的转变是档案管理工作的历史性重大转折，这从根本上改变了档案的管理形式和管理手段。对于档案管理工作来说是极大的进步。

2.2办公自动化便利了档案的查询和管理

档案管理工作包含许多方面，在人工管理档案的模式下，主要有档案材料的收集、整理、加工、检索标签的编制、存储、管理等等。这么多项工作的开展就使得档案管理变得十分的复杂和繁重，需要大量人力的投入。而实现办公自动化以后，档案的管理变得十分简单，材料的收集、整理、加工、检索、存储、管理都可以通过计算机和一些其他的现代办公设备准确、快速的完成。档案的销毁也变得十分简单，对于要销毁的档案可以进行日期设定，到期后实现其自动销毁，保证了机密档案的安全性。办公自动化使得档案管理投入的人力得以缩减，管理工作变得便利和轻松。档案的查询主要是通过检索来实现，电脑检索与自制的检索标签不一样，它比人工检索要简单、快捷。档案管理人员要查询某些档案只要输入查询的档案中关键字就能够轻松地找到，并且可以进行必要的修改和整理，而人工的档案检索标签则需要人去档案室查找相应的纸质档案。通过计算机网络和计算机终端还能快速、轻松地实现档案资料的共享，寻找档案的人员可以通过网络找到自己想要知道的档案资料，极大提高了办事效率和档案资料的利用效率。

2.3办公自动化促进档案管理的标准化

档案管理主要包括纸质档案的归纳管理和电子档案的归纳管理。二者在内容上应当保持高度一致，这就要求档案的整理流程必须明确，对各个部门的职责和权限进行详细的划分。现实工作中纸质档案管理和电子档案管理的同步进行，电子档案的建立和实施使得人们极大地减少了对纸质档案的依赖程度，使得纸质档案可以更加完好的保存。电子档案与纸质档案的同步并非轻而易举的事情，这需要电子档案的归纳整理遵循国家的相关档案管理规则，使电子档案的形成采用同样的代码和格式，保证档案资源的通用性。

2.4办公自动化促进了管理人员的队伍的变化

与传统的人工管理阶段相比，实现办公自动化以后，档案管理人员队伍也会发生相应的变化。档案管理人员队伍的变化主要表现在两个方面：第一，档案管理人员在不断地解放思想，学习先进技术。办公自动化是一门比较复杂的技术，它包含电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，为了使档案管理人员在面对大量的电子档案和音像资料时能够实现随心所欲的轻松应对，档案管理人员要不断地解放思想、扩展眼界，学习新的知识和技术，以达到熟练使用办公自动化技术的目的。熟练驾驭电脑，会用档案管理的应用软件是各项工作的前提。第二，档案管理人员由多向精转变。在人工管理档案的阶段，档案管理工作十分繁杂且步骤很多，需要大量的人力。而在办公自动化的条件下，档案管理工作对人员的自身文化素质要求较高，不仅要求管理人员能够具有较好的人品，还要求管理人员能够熟练地使用电脑技术，同时，办公自动化的高效率性使得人力得到了解放，档案的管理不再需要那么多的人，仅仅几个具有高素质的档案管理人员就可以搞定所有的工作。所以，办公自动化对管理人员素质的高要求使得档案的管理人员实现了由多到精的巨大转变。

3.结束语

随着社会的进步和科技的发展，办公自动化越来越得到更加广泛的应用。办公自动化的普遍应用和巨大作用已被广泛的接受，它不仅促进了档案管理的变革，还促使从事档案管理的人员素质不断提高，越来越专业。办公自动化在档案管理中应用的巨大作用我们已经看到，但是它的潜在作用还有待我们继续探索和开发。在不久的将来，档案管理工作将会变得更加轻松、快捷、高效。

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